Realizując w Klubie Dyrektorów Finansowych „Dialog” program Digital Finance Excellence DFE, który wspiera zarządy firmy w realizacji projektów usprawniania procesów w finansach, ich cyfryzacji i automatyzacji, szukamy przykładów takich przedsięwzięć, które pokazują jaką wartość to daje biznesowi. Bowiem taki jest sens tej zmiany: finanse mają wspierać rozwój i wzrost biznesu, mają uczestniczyć w strumieniu tworzenia wartości dla klientów wewnętrznych i zewnętrznych.

„Dzięki optymalizacji i automatyzacji procesów przedsiębiorstwa mogą się szybciej rozwijać, zwiększać rentowność produktów i wartość firmy, ponieważ menedżerowie i specjaliści z działów finansowych koncentrują się na merytorycznych zagadnieniach i przynoszą firmie większą korzyść, czyli właściwe informacje, we właściwym momencie, właściwym osobom, przy optymalnym koszcie jej uzyskania. A przy tym samemu czerpią większą satysfakcję z pracy, zwiększając bezpieczeństwo i stabilność firmy.” – mówi Bartosz Radziszewski, partner zarządzający Business Dialog, autor programu DFE .

Orientacja na klienta zmienia organizacje

Dzisiaj zmiana technologiczna w istocie wymuszana jest przez klientów firmy, ponieważ ich wymagania nie mogą być wystarczająco dobrze zaspokojone przy starym silosowym modelu zarządzania przedsiębiorstwem, odrębnych systemach IT, z których trudno wyciągnąć spójne dane na czas i trafnie.

Przeniesienie systemu finansowego Oracle do chmury, które zrealizował Orange w tym roku, jest świetnym przykładem projektu, który wygląda na technologiczny, a w istocie był istotną zmianą kulturową, wzmocnieniem orientacji na klienta. Podjęto go właśnie po to, aby firma lepiej odpowiadała na ich potrzeby. „Finanse stały się ogniwem w łańcuchu tworzenia wartości dla klienta. To już nie jest tzw. Back Office, stojący z boku i jedynie rejestrujący i rozliczający biznes. Dzisiaj w Orange mamy rolę Business Partner. Umożliwiamy biznesowi właściwą reakcję, zapewniając informacje „na już”’ – opisuje istotę tej zmiany Zuzanna Góral, dyrektor Departamentu Rachunkowości i Kontroli Wewnętrznej.

Przykład Orange potwierdza więc wyniki badania Deloitte, że 64 proc. liderów, którzy zdecydowali się na wprowadzenie w swoich firmach rozwiązań chmurowych traktowało je jak niezbędny katalizator innowacji, a dla 63 proc. celem adopcji chmury było umożliwienie szybszego wprowadzania produktów czy usług na rynek.

Uproszczenie i standaryzacja procesów – ważne cele

„W polskim Orange mamy sporo doświadczeń z ujednolicaniem i centralizowaniem procesów. Już w 2005 roku powstało Centrum Operacji Księgowych. Wtedy wdrożyliśmy system ERP Oracle w wersji on-premise. Gdy grupa zaczęła się zastanawiać na upgrade systemu, Oracle był już gotowy do wejścia z rozwiązaniem w chmurze, choć to był początek tego rozwiązania. Wiedzieliśmy, że będzie dużo niespodzianek, niedogodności.” – mówi Michał Wierzbowski, dyrektor SSC Orange . Ale przyszłość należy do chmury.

Wejście w chmurę i w Oracle Fusion było decyzją strategiczną całej grupy Orange: chodziło o stworzenie wspólnej platformy do wystandaryzowanych procesów, bez eskalowania kosztów. Im więcej standaryzacji w tym obszarze, tym taniej i tym większe synergie, bo większa możliwość współdzielenia danych, raportów, narzędzi. Zuzanna Góral wspomina -„Mieliśmy wiele powodów, aby obawiać się tej zmiany, jednak wiedzieliśmy, że jest ona nieuchronna, konieczna do rozwoju biznesu, że nie ma odwrotu. Ta determinacja i profesjonalizm doprowadziły nas do sukcesu.”

„Rozwiązanie Oracle ERP Cloud ma obecnie już polską lokalizację, co umożliwia sprawne działenie operacyjne w oparciu o polskie prawo i regulacje. To jest ogromny atut. Dla klientów to nowa wersja, a poprzednia była – jak to się mówi w IT – wygrzana, klient wie o niej „wszystko”. W tym projekcie, dzięki świetnej współpracy z klientem, doprowadziliśmy produkt do dojrzałości, a klient uzyskał bezcenną wiedzę o tym, jaka jest specyfika korzystania z chmury, którą wykorzysta również w innych projektach” – opisuje sytuację Piotr Ferszka, dyrektor sprzedaży  aplikacji w Oracle Polska. Wdrożenie w Orange było pierwszym w Polsce wdrożeniem systemu Oracl ERP w chmurze.

Cele projektu były następujące:

  1. Uproszczenie i standaryzacja procesów w finansach
  2. Zmniejszenie pracochłonności procesów o 20%
  3. Uproszczenie architektury IT, eliminacja niektórych systemów.
  4. Zmniejszenie kosztu utrzymania systemów IT w finansach o ponad 50%

Cele te osiągnięto po półtorarocznym projekcie, który oficjalnie skończył wraz z pierwszym zamknięciem całości ksiąg w chmurze za luty 2018. Projekt realizował własny zespół Orange, czyli francuski zespół z grupy oraz powołany lokalnie w Polsce, ze wsparciem specjalistów z firm zewnętrznych. Szefem projektu była AnnaMaria Misiak z Departamentu Rachunkowości i Kontroli Wewnętrznej, odpowiedzialna za procesy i aplikacje w Finansach w Orange Polska.

Polska była drugim krajem w grupie Orange – po Belgii – który realizował to wdrożenie, niemal równolegle z Francją. W najbliższym czasie spodziewamy się rolloutu w pozostałych krajach. Niektóre funkcjonalności np. rozwiązanie podatkowe Orange Polska zbudował przy ograniczonym wykorzystaniu funkcjonalności Oracle w chmurze ze względu na wczesny etap rozwoju systemu. „Chmura jest wielkim wyzwaniem dla integracji z innymi systemami IT. Narzędzie w chmurze ciągle się zmienia tj. podlega regularnym aktualizacjom, a połączenie z innymi systemami musi działać cały czas. Ponadto, wdrażając chmurę niektóre procesy trzeba po prostu  dostosować do chmury a nie chmurę do procesów. Na taką zmianę trzeba się nastawić i, na koniec dnia, to jest jedna z ogromnym korzyści, które daje chmura – uproszczenia procesów, niejednokrotnie wymuszone przez standardowe rozwiązanie w chmurze.” – mówi Zuzanna Góral.

Wdrożenie chmury, a zwłaszcza – jak w tym przypadku – pierwsze wdrożenie danego rozwiązania wymaga czasu na projektowanie, budowanie rozwiązania i jego wdrożenie, a kluczowe elementy projektu, które sprawdziły się w Orange Polska, to:

  1. Analiza, w tym co i jak optymalizować.
  2. Testy trwające przez cały projekt.
  3. Podział projektu na małe kroki, aby zmniejszyć ryzyka i zwiększać zaufanie do rozwiązania.
  4. Pilotażowe wdrożenia na ograniczonym zakresie procesu.

Warto zauważyć, że choć w Orange – jako w firmie technologicznej – projekt wdrażał wewnętrzny zespół, to inne firmy będą raczej korzystać z zewnętrznych firm doradczych.

Wdrożony system jest obsługiwany przez zespół Centrum Operacji Księgowych. „Tutaj bowiem są realizowane zadania operacyjne. Jako dyrektor COK raportuję do CFO” – mówi Michał Wierzbowski.

 

Unowocześnianie zamiast kosztownych upgrade’ów

 

Piotr Ferszka podkreśla, że chmura zupełnie zmienia podejście do aktualizowania i unowocześniania systemu IT. „Klasycznie co kilka lat w firmach są przeprowadzane czasochłonne, kosztowne i obarczone sporym ryzykiem upgrade’y. System wdrażany on-premise jest nowoczesny w momencie wyboru, a z każdym kolejnym dniem starzeje się i tak aż do upgrade’u. Rynek, otoczenie, klienci, technologie nieustannie się zmieniają, a standardowy system on-premise – starzejąc się – coraz mniej wspiera firmę w nowoczesnym działaniu. Chmura umożliwia robienie małych ale częstych kroków. Co kwartał wychodzi update systemu, który może być – choć nie musi – wdrażany. Firma może systematycznie unowocześniać swoje rozwiązanie, znacznie mniejszym kosztem i przy mniejszym ryzyku, mając system, który dotrzymuje kroku zmieniającemu się otoczeniu.”

Zuzanna Góral uważa, że jej firma dzięki temu wdrożeniu zrobiła ogromny skok kulturowy. “Chcemy mieć odważne rozwiązania dla klientów, więc musimy i sami być odważni. Tym projektem udowodniliśmy, że potrafimy być i odważni, i rozważni” – podsumowuje.

Iwona D. Bartczak