Jak poprawić proces zamknięcia roku?

Nieefektywne procesy zmuszają do cięższej pracy niż jest to konieczne. 

Proces zamknięcia roku zawiera więcej elementów niż proces zamknięcia miesiąca. Jednak jego usprawnienie wymaga takich samych działań, jak opisane w raporcie na temat usprawniania zamknięcia miesiąca: zmapowania procesu, zaplanowania go na nowo i zbudowania efektywnych mechanizmów śledzenia i doskonalenia procesu sprawozdawczego. Eliminacja niepotrzebnie powtarzających się czynności, poprawa komunikacji oraz nadawanie priorytetów pomagają poprawić efektywność procesu.

Jakie zagadnienia stwarzają trudności w skutecznym zamknięciu  roku?

1. Zatwierdzanie rozliczeń międzyokresowych, szacunki dotyczące rozrachunków.
2. Obliczanie rozliczeń międzyokresowych, szacunki dotyczące rozrachunków.
3. Bilansowanie rozliczeń międzyzakładowych i międzyfirmowych.
4. Weryfikacja i potwierdzanie zgód.
5. Określanie poziomów odwrotnych obciążeń.
6. Czas reakcji podczas wymiany informacji i składania wniosków o potwierdzenia i zgody.

 

Rekomenduję następujące postępowanie, aby w skuteczny sposób pokonać powyższe trudności:

I. Mapuj i analizuj proces.

1. Stwórz mapę strumienia wartości w celu zobrazowania wartości w przepływie pracy. 
2. Udokumentuj przepływ pracy w ramach sprawozdawczości i procesu zamknięcia okresu za pomocą efektywnego narzędzia współpracy zespołowej. Odejdź od prostego narzędzi zbudowanego w arkuszach kalkulacyjnych i przejdź na oparte o aplikacje chmurowe, w których praca zespołowa i rejestracja następuje w czasie rzeczywistym, a menedżerowie dostają feedback i przekazują decyzje osobom realizującym proces online bez zbędnej zwłoki.
3. Porównaj procesy pomiędzy zakładami i spółkami w grupie używając map procesów oraz analizy wskaźników efektywności tj. Process Performance Index (PPI) – czyli w oparciu o wskaźnik wydajności procesu, pozwalające ocenić efektywność procesu w trakcie jego konfiguracji, zanim zostanie wprowadzony do realizacji oraz Key Performance Indicators (KPI) tj. o wskaźniki pomiaru stopnia realizacji celów dla poszczególnych czynności procesowych w trakcie realizacji procesu dla weryfikacji poziomu osiągania celów operacyjnych.

II. Planuj, śledź i komunikuj pracę oraz wyznaczaj  priorytety.

1. Śledź i komunikuj wydajność procesu na bieżąco.  Komunikowanie wydajności na bieżąco pozwala zaoszczędzić czas tracony na szukanie informacji i komunikowanie się. Przyspiesza podejmowanie decyzji.
2. Śledź i komunikuj realizację procesu na bieżąco.  Komunikowanie realizacji na bieżąco pozwala powiadamiać pracowników realizujących proces i innych zainteresowanych o potencjalnych opóźnieniach i zmianach.
3. Stwórz dla menedżerów pulpity menadżerskie. Wykorzystaj graficzną formę informowania o wynikach kluczowych wskaźników skuteczności KPI w celu zarządzania wydajnością procesu na bieżąco.
4. Porównaj wyniki procesów pomiędzy zespołami. Zidentyfikuj nieefektywność poprzez uchwycenie odchyleń między czasem realizacji, a zakładanym czasem realizacji procesu.
5. Uszereguj pozycje pod kątem miesięcznych uzgodnień. Ustalenia poczyń poprzez ich ocenę i obserwacje przeszłości, zmienność i wolumeny transakcji. Wykorzystaj do tego narzędzie do analizy i ustalania priorytetów.

III. Identyfikuj przyczyny nieefektywności i problemy

1. Śledź i raportuj nieefektywności. Dziel się wiedzą o błędach w celu identyfikacji nieefektywności.
2. Zbieraj wiedzę i prowadź szkolenia personelu. Ucz siebie i innych w zakresie rozwiązywania bieżących problemów, lepszego planowania i zarządzania procesem.
3. Podejmij działania w kierunku usunięcia z procesu działań niepotrzebnych i nieefektywnych. Eliminuj czynności wynikające z nieefektywnej pracy zespołów w procesie.
4. Upoważnij pracowników identyfikowania i rozwiązywania problemów związanych z zakłóceniami procesów w zakresie swojej własnej pracy. Daj zespołom samodzielność aby mogły działać szybciej i elastycznej.

IV. Ustal priorytety

1. 1. Nadaj priorytety wprowadzania usprawnień do procesu. Określ priorytety w zależności od potrzeb zainteresowanych stron ? klientów i decydentów biznesowych procesu.
   2. Identyfikuj potrzeby klientów i decydentów biznesowych. Ustalaj priorytety realizacji wg potrzeb klientów i decydentów.
   3. Ustal zasady ponownego sekwencjonowania przepływu pracy i informacji. Ustal sekwencje przepływu zgodnie z potrzeb zainteresowanych stron ? klientów i decydentów biznesowych procesu.
   4. Przeprowadź konsultacje z klientami i decydentami biznesowymi na temat procesu i zarządzania nim. Ustal kluczowe nieporozumienia i oczekiwania przed rozpoczęciem procesu zamknięcia roku.

Bartosz Radziszewski, Business Dialog, autor programu Digital Finance Excellence