Automatyzacja procesów umożliwia skalowanie firmy i zachowanie marż

W cyklu spotkań "Priorytety automatyzacji", które od października odbywają się w regionalnych oddziałach Klubu Dyrektorów Finansowych "Dialog", często pojawia się pytanie: Jaką rolę może odegrać automatyzacja w skalowaniu biznesu?  

W każdej firmie istnieje kluczowy proces, który generuje przychód — to tzw. „proces główny”. To on zasila organizację energią: zapewnia ciągłość działania, umożliwia rozwój i buduje marżę. Nic dziwnego, że to właśnie w ten obszar trafiają największe inwestycje: w sprzedaż, produkcję, dostarczanie usług. To naturalne miejsce na automatyzację, innowacje i rozwój.

Gdy zamówienia, klienci, zapytania trafiają do organizacji, muszą zostać przetworzona przez operacje. Jeśli zespół ma odpowiednią przepustowość, wszystko działa sprawnie — firma zarabia, marża rośnie. Problem pojawia się, gdy sukces sprzedaży zaczyna przerastać możliwości operacyjne. Wtedy pojawia się chaos: rośnie liczba wyjątków, ścieżek alternatywnych, a procesy stają się coraz mniej przewidywalne.

Dlaczego operacje trudno skalować?

Z pozoru proste czynności — podpisanie umowy, przyjęcie oferty, realizacja zamówienia — stają się skomplikowane, gdy trzeba je uzgadniać między działami, korygować błędy czy przekazywać wiedzę nowym pracownikom. Każdy wyjątek to dodatkowy koszt i ryzyko. Z czasem organizacja zaczyna polegać na „tajemnej wiedzy” jednostek, a nie na powtarzalnych procesach. Rekrutacja staje się coraz trudniejsza, bo młodsze pokolenia nie chcą wykonywać powtarzalnych zadań, które może wykonać automat.

Efekt?  Im więcej sprzedajesz, tym trudniej utrzymać marżę.

Wzór na rentowność jest prosty: Marża = Przychód – Koszty. Ale w praktyce koszty operacyjne są zmienne, trudne do przewidzenia i obarczone ryzykiem. Automatyzacja zmienia tę dynamikę: robot czy algorytm to koszt stały, nie wymaga urlopu, onboardingu ani zarządzania emocjami.

Dlatego warto projektować proces główny od nowa — nie tylko lepiej, ale inaczej. Tak, by od początku był gotowy do automatycznego skalowania. Jeśli 80% operacji może wykonać automat, a pozostałe 20% wymaga kreatywności człowieka — to idealny model. Ludzie podejmują decyzje, a egzekucją zajmuje się technologia.

Co to oznacza w praktyce?

• Nie inwestuj w utrzymanie chaosu. Operacje oparte na ludziach to koszt przetrwania, nie rozwoju.
• Projektuj procesy z myślą o automatyzacji. Nie standaryzuj starego — twórz nowe.
• Buduj własne rozwiązania wspierające wyjątkowość, dla innych kupuj gotowego oprogramowania
• Skalowalność zaczyna się od modelu biznesowego i procesów. Jeśli nie da się ich zautomatyzować, nie da się firmy skalować.