Manifest CFO cd. KSeF jako interfejs państwa

Oto część durga Manifestu CFO w sprawie KSeF. To narzędzia, których nie możemy już udawać, że nie ma, ale wszystko jest „na dziś”, a jutro może wyglądać inaczej. 

„The greatest danger in times of turbulence is not the turbulence; it is to act with yesterday’s logic.”. - Peter F. Drucker, jak podają internety.  

PS. Jeśli tu i ówdzie pojawią się anglicyzmy, germanizmy czy łacińskie maksymy — wybaczcie. Czasem po prostu lepiej nazwać rzeczy po imieniu w języku, w którym one naprawdę żyją. To mój natural modus operandi. 

Wybaczcie również, że celowo „uczłowieczyłam” KSeF. Nadałam temu systemowi zdolność widzenia, rozumienia, przyjmowania czy odrzucania faktur. To nie błąd językowy, lecz zabieg literacki, który pomaga nam wszystkim choć trochę się z tym systemem zaprzyjaźnić. Skoro KSeF ma towarzyszyć nam w biznesie każdego dnia — niech choć będzie postacią, z którą da się rozmawiać. 

Wersja KSeF 2.0 – wszystko działa…, ale jeszcze nie do końca 

Zacznijmy od małego „disclaimeru”, zanim przejdziemy do ciężkiego kalibru. 

Tak, KSeF 2.0 istnieje. 
Tak, ma dokumentację, API, webinary, slajdy i dziesiątki szkoleń. 
Tak, są już programy, które się z nim integrują, i integratorzy, którzy uparcie zapewniają: 
„Proszę się nie martwić, my to wszystko już ogarniamy”. 

A teraz wersja „behind the scenes”: 

• Specyfikacja jest rozwijana. 

• Część zapisów jest interpretowana różnie przez różnych dostawców. 

• Firmy informatyczne wciąż dopracowują swoje modele, scenariusze, mapowanie pól, logikę obsługi błędów. 

Można więc powiedzieć, że dzisiaj wszyscy gramy w tę samą grę, ale: 

• niektórzy czytali instrukcję sprzed miesiąca, 

• inni mają wersję z wczoraj, 

• a Ministerstwo Finansów wciąż pisze następną. 

Dlatego przyjmijmy zasadę: Wszystkie informacje w tym tekście są prawdziwe i aktualne na dziś. Ale mówimy o systemie, który żyje.  I na pewno: Ciąg dalszy nastąpi. I wyrażę to jako piewczyni porządku i podejścia procesowego: Wellcome to the digital jungle - survival depends on processes.  

1. KSeF 2.0 – to nie program, tylko interfejs państwa 

Krajowy System e-Faktur to nie jest „kolejny moduł fakturowania”. To interfejs państwa, do którego musimy się podłączyć, jeśli chcemy pozostać legalnym uczestnikiem obrotu gospodarczego. W skrócie: 

• Faktury przestają być naszym prywatnym dokumentem, który krąży mailem czy pocztą. 

• Każda faktura ustrukturyzowana musi przejść przez państwowe repozytorium. 

• Organ podatkowy widzi jednocześnie sprzedaż i zakup – na poziomie danych, nie obrazków. 

Oznacz to zmianę reguł gry przy zachowaniu pozornie tych samych zasad, gdzie nadal jest sprzedawca, nabywca, VAT, terminy płatności. Teraz jednak gramy elektronicznie – w języku XML, w strukturze FA, z walidacją po stronie systemu centralnego. I tu pojawia się pierwszy paradoks: Przedsiębiorca, który nie istnieje cyfrowo, w KSeF praktycznie nie istnieje w ogóle. 

2. Cyfrowa obecność jako warunek istnienia w KSeF 2.0 

Wykluczenie cyfrowe w kontekście KSeF to nie jest tylko brak laptopa. To trzy spięte ze sobą światy: 

a. Sprzęt (hardware), a więc: 

- komputer, który jest w stanie obsłużyć aktualne systemy operacyjne, przeglądarki, certyfikaty, 

- stabilne łącze internetowe (choćby okresowe, jeśli korzystamy z trybów offline). 

b. Oprogramowanie (software) 

- system sprzedażowy, ERP lub program do fakturowania, który potrafi: 

• wygenerować poprawny XML e-faktury, 

• połączyć się z API KSeF, 

• pobrać faktury zakupowe, 

• zwizualizować dane w czytelnej formie. 

c. Cyfrowa świadomość (mindset) 

- rozumienie, że: 

• PDF to tylko „obrazek”, a nie „faktura w rozumieniu KSeF”, 

• XML jest nośnikiem prawa podatkowego, 

• uprawnienia do KSeF to nie formalność, tylko realne ryzyko i realna władza. 

Jeśli któryś z tych trzech elementów zawiedzie – nie wystawisz faktury, nie odbierzesz faktury, nie zaksięgujesz faktury. A bez tego biznes nie działa. Proste. 

3. KSeF 2.0 widzi sprzedawcę. Kupujący musi sam „znaleźć” fakturę 

W klasycznym świecie sprzedawca wysyła fakturę (mailem, pocztą, EDI…), a nabywca otrzymuje fakturę (w swojej skrzynce mailowej, w sekretariacie, w systemie). 

W świecie KSeF logika jest inna: Sprzedawca wystawia fakturę w KSeF, a system nadaje jej numer KSeF (KSeF ID), po czym faktura ląduje w państwowym repozytorium. Natomiast nabywca niczego „nie dostaje” automatycznie na maila od KSeF, bowiem musi mieć uprawnienia i narzędzie oraz musi wiedzieć, jak fakturę wyszukać i pobrać. 

KSeF jest zatem magazynem samoobsługowym, a nie klasycznym listonoszem. On wie, kto sprzedał, bo to sprzedawca aktywnie „wrzuca” dokument do systemu. 
To, czy i kiedy nabywca „odnajdzie” fakturę, zależy już od jego narzędzi i kompetencji. 

Zarządczo to ma swoją wagę, ponieważ od chwili wystawienia w KSeF faktura istnieje w obrocie - niezależnie od tego, czy ktoś ją otworzył. A nabywca, który nie ma dobrze zorganizowanego procesu odbioru faktur z KSeF, … może mieć bałagan w kosztach – faktury będą w systemie państwowym, ale nie w jego księgach. 

4. Język KSeF 2.0: XML i struktura e-faktury 

KSeF ma swój język urzędowy – to XML według określonej struktury logicznej e-faktury (FA i jej kolejne wersje). Co to oznacza w praktyce? Otóż każda faktura jest zestawem pól i wartości, które muszą być jednoznacznie nazwane, odpowiednio sformatowane i jednocześnie zgodne z regułami biznesowymi. Znika „wolność twórcza” w stylu: „opis na fakturze: usługi różne z VAT 23%”, „pola używane dowolnie w zależności od humoru wystawcy”. KSeF bowiem waliduje dane przy przyjmowaniu dokumentu: zawsze, jeśli czegoś brakuje, jeśli coś jest w złym formacie, jeśli nie zgadza się logika pola z logiką dokumentu i w takim przypadku faktura zostanie odrzucona. To jest moment, w którym rola oprogramowania interfejsowego staje się kluczowa, jako że dobry system wychwyci błędy jeszcze przed wysyłką, a zły system pozwoli na wysyłkę „byle jak”, a użytkownik będzie się głowił nad komunikatem błędu z KSeF. 

Dowcip polega na tym, że to nie człowiek w urzędzie „nie przyjmie” faktury. Zrobi to za niego system, który nie zna litości, ale za to świetnie zna specyfikację XML.  

5. Oprogramowanie interfejsowe – tłumacz między Twoją firmą a państwem 

Ustawa nie wymaga, żebyś sam programował API. Wymaga, żebyś używał oprogramowania, które to potrafi. Może to być moduł KSeF w Twoim ERP lub programie FK, zewnętrzna platforma integracyjna albo rozwiązanie dedykowane dla branży (np. retail, medycyna, budowlanka). 

Ale niezależnie od formy, to oprogramowanie musi umieć wystawić fakturę, wygenerować poprawny XML, podpisać / uwierzytelnić żądanie, przesłać dokument do KSeF, odebrać potwierdzenie (albo błąd). Ponadto, już od 1 lutego 2025 „ Z KSeFem” trzeba odebrać fakturę, a więc wyszukać dokumenty przeznaczone dla Twojej firmy, pobrać XML, zwizualizować go w formie czytelnej dla człowieka (PDF, ekran), przekazać dane dalej – do księgowości, controllingu, raportów a także obsłużyć różne scenariusze, takie jak: korekty, duplikaty, faktury zaliczkowe, końcowe, wielowalutowe, MPP, odwrotne obciążenie itd., a dodatkowo błędy walidacji, odrzucenia, ponowne wysyłki, awarie. 

I tu wchodzi nasza ulubiona „sekcja humoru kontrolowanego”: 

Status wielu systemów KSeF-ready na rynku: 

– W 100% zintegrowane z KSeF… 
– …ale z wersją API sprzed dwóch tygodni. 
– Aktualizacja w toku. 
– Webinaria w przygotowaniu. 
– Szczegóły wkrótce. 

Krótko mówiąc: firmy IT muszą najpierw naprawdę zrozumieć KSeF, żeby móc potem zaoferować sensowne rozwiązania klientom. A to się dzieje teraz – na żywo, z poprawkami, patchami, sprintami developerskimi o 2:00 w nocy. 

6. Stary komputer, nowe czasy – kiedy sprzęt staje się problemem 

W wielu firmach, zwłaszcza MŚP, dominują jeszcze komputery z epoki: „ten komputer stoi na biurku od dawna, ale jeszcze działa”, „systemu już nikt nie aktualizuje, bo po co”, „ważne, że działa Word i Excel”. W świecie KSeF to przestaje wystarczać. Dlaczego? Oto kilka ważnych elementów: 

1. Przeglądarka i system 

- KSeF i narzędzia integracyjne wymagają obsługi aktualnych technologii webowych, protokołów bezpieczeństwa, certyfikatów. 

- Stary system operacyjny = brak wsparcia dla najnowszych przeglądarek i bibliotek kryptograficznych. 

1. Wydajność 

- Hurtowe generowanie faktur w XML, przetwarzanie paczek, wizualizacja dużej liczby dokumentów – to obciąża sprzęt. 

- Jeśli komputer „myśli” 30 sekund przy jednym podglądzie, użytkownik po godzinie ma serdecznie dość. 

1. Bezpieczeństwo 

- Nieaktualne systemy są łatwiejszym celem dla atakujących. 

- A na tym sprzęcie przechowujesz klucze, certyfikaty, loginy – czyli klucze do KSeF. 

To nie jest drobny detal techniczny. To element ryzyka biznesowego, bowiem od sprawności Twojego sprzętu zależy, czy wystawisz faktury na czas, czy wpadniesz w chaos. 

7. KSeF jako „nowoczesny listonosz” – z dużym plecakiem danych i bez poczucia humoru 

Metafora „nowoczesnego listonosza” świetnie oddaje ideę, bo kiedyś listonosz nosił segregatory, koperty, zwrotki, a dziś KSeF przenosi w swoim „cyfrowym plecaku” dane o całym Twoim obrocie. 

Różnica jest taka, że: 

• ten listonosz nie zagląda do skrzynek pocztowych, tylko do jednego centralnego sejfu, 

• listy (faktury) nie lądują w skrzynce nabywcy, tylko w repozytorium państwa, 

• to odbiorca decyduje, kiedy je „odbierze”. 

Do tego dochodzi aspekt cyberbezpieczeństwa: 

• kto ma dostęp do „sejfu” w naszym imieniu, 

• kto może wystawić fakturę „za nas”, 

• kto może przeglądać faktury zakupowe, warunki handlowe, rabaty. 

Tu już nie wystarczy antywirus „z pudełka”. Naprawdę potrzebne są: 

• polityka uprawnień, 

• procedury nadawania i odbierania dostępów, 

• regularny przegląd, kto realnie ma klucz do naszego KSeF-owego konta (i czy to jeszcze aktualne). 

Bo jeśli ktoś nieuprawniony wystawi fakturę w naszym imieniu – system podatkowy będzie widział jedynie to, że „podatnik X wystawił fakturę Y”. A potem zaczyna się dochodzenie: czy to był błąd, atak, luka, czy po prostu brak nadzoru? 

8. Online, offline, offline24 – jak to naprawdę działa 

Słowo „offline” budzi spore zamieszanie. Wydaję nam się, że wszyscy rozumiemy, co kryje się w słowach „online” i „offline”. W dużym uproszczeniu można powiedzieć tak: 

8.1. Tryb online – gramy na żywo, łączymy się za pomocą Internetów, logujemy do magazynu samoobsługowego KSeF … 

• Wystawiasz fakturę w swoim systemie lub w aplikacji MF. 

• System od razu wysyła XML do KSeF. 

• KSeF waliduje dokument i albo: przyjmuje (nadaje KSeF ID), albo odrzuca (komunikat błędu). 

Masz natychmiastową informację zwrotną – plus za kontrolę, minus za pełne uzależnienie od dostępności systemu. 

8.2. Tryb offline – faktura najpierw u Ciebie, później w KSeF 

Idea jest taka:  

• wystawiasz fakturę „lokalnie” u siebie na komputerze, ale w aplikacji komunikującej się z KSeFem – wówczas system zapisuje dokument z datą wystawienia, 

• z różnych powodów (brak Internetu, awaria, szczyt obciążenia) nie wysyłasz jej od razu, 

• wysyłasz w późniejszym terminie – w ramach dopuszczonych ustawą, w praktyce – musisz to zrobić następnego dnia.   

W praktyce tryb offline24 ma być narzędziem, które pozwala: zachować rzeczywistą datę wystawienia faktury, wysłać ją do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego, uwzględnić sytuacje: np. brak internetu, brak dostępu do KSeF, przeciążenia systemu. 

Można to wytłumaczyć zespołowi tak: Online – wystawiasz fakturę i jednocześnie dzwonisz do KSeF: „Halo, przyjmij mi to”. Offline – wystawiasz fakturę, zapisujesz ją w notesie, a do KSeF dzwonisz następnego dnia, żeby wszystko „dogadać”. W obu przypadkach faktura prędzej czy później musi trafić do KSeF. Różni się moment i technika. 

9. Scenariusz „7 kwietnia, godzina 12:00”: test stresowy państwowego systemu 

Wyobraźmy sobie: jest 7 kwietnia, po świętach Wielkanocnych, do tego końcówka kwartału, mamy faktury okresowe, abonamenty, rozliczenia, korekty, słowem; wszystko naraz oraz miliony użytkowników, którzy logują się mniej-więcej w tym samym czasie i próbują wysłać swoje dokumenty. Czy system centralny to „udźwignie”? Tryb online zakłada, że wszyscy mogą wystawiać faktury „na bieżąco” oraz że walidacja jest szybka, a także i to, że system się nie „zatyka”. Jeśli tak nie będzie – offline24 staje się koniecznością, a nie ciekawostką. 

Dlatego mądra firma przygotuje się i na taki scenariusz: będzie miała przygotowane scenariusze awaryjne, przeszkoli i upoważni do działania swój personel, który wie: kiedy przejść w tryb offline, jak kontrolować, czy wszystkie „lokalne” faktury zostały potem dosłane do KSeF, jak komunikować się z klientami („faktura jest wystawiona, ale KSeF przyjmie ją jutro”). 

10. Odbiór faktur zakupowych – XML, wizualizacja i pułapka starych programów 

W kontekście KSeF często skupiamy się na wystawianiu faktur. Tymczasem odbiór faktur zakupowych to druga połowa równania. W nowym modelu – to już wiemy, faktura zakupowa „dla nas” istnieje w KSeF jako XML, nasz system musi ją: wyszukać, pobrać, zinterpretować, pokazać człowiekowi w sensownej formie (PDF, ekran). PDF to tylko wizualizacja. „Prawdziwa” faktura to dane w XML. Jest pewne ryzyko, że „stare” systemy, które próbują „na szybko” zaadaptować KSeF, mogą np.: źle mapować pola, gubić informacje (np. adnotacje szczególne, oznaczenia procedur, dane dodatkowe) albo tworzyć mylące podglądy – coś w XML jest, ale użytkownik tego nie widzi albo widzi inaczej. Efekt: rozjazd między tym, co widzi urząd w KSeF, a tym, co widzi księgowy w programie. A to już jest prosty przepis na spór, korekty, wyjaśnienia i długie maile do doradców podatkowych. 

11. Kto naprawdę jest „wykluczony cyfrowo”? 

Wykluczenie cyfrowe w kontekście KSeF ma kilka twarzy, a widzę ich tak:  

Mikroprzedsiębiorca analogowy, który ma swoje dokumenty w teczce, segregator „z papierami” zawozi do biura rachunkowego raz w miesiącu, na co dzień nie ma żadnej realnej pracy z systemami. Ten mikroprzedsiębiorca jest fantastycznym specjalistą, który doskonale zna swój fach i biznes, który prowadzi swój niepowtarzalny biznes skrojony dla swoich odbiorców a my, jego klienci nadal chcemy korzystać z jego usług lub kupować jego produkty.  

Przedsiębiorca „PDF-owy”, który ma komputer i potrafi cyfrowo się komunikować ze swoimi klientami, np. poprzez mail, rozmowę video online. Ale w tym przypadku „cyfrowo” znaczy: „wysłałam PDF-a z programu księgowego”. W KSeF to już za mało – system chce XML. 

Menedżer, który outsourcuje myślenie, np. „od tego mam księgową” a „od tego mam informatyka” – menedżer nie ma przemyśleń, ma za to „zero” prawdziwych refleksji nad tym, że odpowiedzialność podatkowa i zarządcza jest nieprzenoszalna. 

W nowej rzeczywistości kompetencje cyfrowe bowiem to nie jest „nice to have”, lecz element opisu stanowiska zarządczego. 

12. Cyfrowa świadomość przedsiębiorcy – cztery warstwy, umieściłam je w kwadracie:  

13. KSeF 2.0 jako projekt transformacji narzędziowej – pięć kroków dla CFO 

Z perspektywy CFO KSeF to typowy projekt change management, ponieważ odnosi się do całej organizacji rozumianej jako firma i zawiera elementy takie jak: inwentaryzacja systemów, którymi firma dysponuje, wybór architektury, bezpieczeństwo i uprawnienia, rozumienia procesów i praca w trybie online / offline i wreszcie, komunikację i edukację.  

Dlaczego: Inwentaryzacja? Postawmy pytania:  

• Jakie mamy systemy (ERP, FK, sprzedaż, branżowe)? 

• Które z nich: 

- są już realnie zintegrowane z KSeF (nie tylko marketingowo), 

- będą rozwinięte, 

- nie mają przyszłości? 

• Jak wygląda nasz park sprzętowy? 

• Jakie są newralgiczne miejsca – np. oddziały z kiepskim Internetem? 

Dlaczego: Wybór architektury? Zastanówmy się, … 

• Czy stawiamy na: 

- jedno centralne rozwiązanie (ERP + moduł KSeF), 

- kilka wyspecjalizowanych narzędzi połączonych integracjami, 

- rozwiązanie chmurowe, które agreguje komunikację z KSeF? 

• Jak łączymy to z: 

- obiegiem dokumentów, 

- systemem akceptacji, 

- controllingiem? 

Dlaczego: Bezpieczeństwo i uprawnienia? Postawmy pytania: 

• Kto będzie „superUSERem” KSeF w firmie? 

• Jak nadamy dostęp: księgowości, sprzedaży, controllingowi, biurom rachunkowym? 

• Jak będziemy co kwartał weryfikować, czy te uprawnienia są wciąż zasadne? 

Dlaczego: Procesy online/offline? Postawmy pytania: 

• Kiedy domyślnie wystawiamy online, 

• Kiedy świadomie przechodzimy w offline24 (np. koniec miesiąca w lokalizacji z kiepskim łączem), 

• Kto sprawdza, czy wszystkie „offline’owe” faktury zostały potem wysłane do KSeF. 

Dlaczego: Edukacja i komunikacja? Pomyślmy o elementach naszej firmy:  

• Warsztaty dla sprzedaży: 

- co zmienia KSeF w wystawianiu dokumentów, korekt, duplikatów, 

- jak rozmawiać z klientami o fakturach w KSeF. 

• Warsztaty dla finansów: 

- obsługa XML, 

- proces odbioru faktur zakupowych, 

- raportowanie na podstawie danych z KSeF. 

• Edukacja zarządu: 

- gdzie są ryzyka, 

- gdzie są szanse, 

- co trzeba „domknąć” na poziomie governance? 

14. KSeF 2.0 – system Schrödingera 

Na koniec trochę autoironii, bo bez niej trudno przetrwać tę transformację. Można powiedzieć, że dzisiejszy KSeF 2.0 to trochę system Schrödingera: Jednocześnie działa i wciąż jest w budowie. Jest stabilny - dopóki nie wejdzie nowa wersja API. Jest przewidywalny - dopóki nie pojawi się nowy komunikat MF. Firmy informatyczne programują, testują, integrują, organizują szkolenia, a potem tydzień później robią „update do update’u”, bo coś się zmieniło po stronie specyfikacji. Uczestnicy szkoleń wychodzą z prezentacją „stan na dzisiaj”, a potem przepisują swoje procedury po kolejnej sesji pytań i odpowiedzi. I to jest właśnie nasza rzeczywistość. 

15. Zakończenie: poważnie, ale z przymrużeniem oka 

KSeF to realny, poważny projekt transformacyjny, który zmienia narzędzia, zmienia procesy, zmienia odpowiedzialności, wpycha nas – chcemy czy nie – w świat pełnej cyfryzacji obrotu. Jednocześnie, nasz KSeF sprawia, że dokumentacja żyje, praktyka dopiero się kształtuje, rynek rozwiązań IT jest w ruchu. Dlatego należy traktować temat śmiertelnie serio, jeśli chodzi o bezpieczeństwo, procesy, odpowiedzialność podatkową, przygotowanie narzędzi, ale finalnie nie dać się zwariować i zachować zdrowy dystans i świadomość, że dzisiaj wiemy tyle, ile wiemy, jutro pojawią się kolejne interpretacje, pojutrze będą nowe „best practice”. 

Może więc najlepszą puentą będzie coś takiego: Z KSeF-em jest jak z każdą dużą reformą cyfrową. Kto czeka na idealnie stabilną wersję, obudzi się w świecie, w którym nie ma już dla niego miejsca przy stole. Reszta stopniowo uczy się grać, rozumieć język systemu i wykorzystywać go na swoją korzyść. A my? My właśnie piszemy tę historię – na żywo, w wersji 2.0, 2.1, 2.x. I jedno jest pewne: Ciąg dalszy nastąpi. 

A tymczasem podejdźmy do tego jowialnie: „Droga / Drogi CFO: Zaloguj się, nawet jeśli nie masz odwagi. Spróbuj i weź to na klatę, bo Offline24 jest z tobą - brzmi trochę jak zaklęcie mistrza Jedi, ale pamietajmy, że jesteśmy w Matrixie, w grze, w którą trzeba umieć grać. Gra się troche trudniej, ale zasady są dosyć jasne”. Niech moc będzie z Wami.  

Dalszy ciąg Manifestu niebawem!!!