Manifest CFO: KSeF jako transformacja zarządcza i cyfrowa

W świecie, w którym jeszcze niedawno faktura była zwykłym dokumentem – podatnym na korektę, poprawkę, wysyłkę i ponowną edycję – dziś wkraczamy w rzeczywistość, w której każdy zapis ma status prawny, a każdy błąd zostaje utrwalony w cyfrowym rejestrze państwa. To nie jest ewolucja księgowości. To zmiana ustroju cyfrowego biznesu. Krajowy System e-Faktur (KSeF) nie jest reformą podatkową. To rewolucja zarządcza, technologiczna i kulturowa.

Postrzegam tę zmianę mając duże doświadczenie praktyczne dotyczące obiegu dokumentów firmowych zarówno w mikroświecie w polskiej rzeczywistości gospodarczej, ale i makroświecie wymagań zagranicznych kontrahentów, których dedykowane wymagania dotyczące dostarczanego produktu lub usługi znajdują swoje odzwierciedlenie właśnie w fakturze – dokumencie zawierającym opis działalności, know-how, dane biznesowe  i inne elementy.

Ten dokument nie jest kolejnym szkoleniowym opracowaniem o XML, API i strukturach logicznych faktur. To manifest edukacyjny dla CFO, liderów finansów i zarządów – tych, którzy rozumieją, że za każdą zmianą przepisów stoi zmiana sposobu myślenia o firmie, danych i odpowiedzialności.

KSeF to nie projekt księgowy

Po dziesiątkach szkoleń, warsztatów i konsultacji – z działami księgowymi, z menedżerami i z właścicielami firm – wniosek jest jeden: KSeF nie jest projektem księgowym. To projekt business governance i digital compliance, ponieważ sceną jest tutaj obszar zarządzania i zgodności cyfrowej, a uściślając – naszej świadomości cyfryzacji w organizacji.

Dotychczas faktura była kojarzona jako ten finalny dokument dotyczący tylko “sprzedaży” a tak naprawdę księgowości, bo tam finalnie jest archiwizowana, jak plik tekstowy w formie wydruku “na papierze”– można było ją zmieniać, poprawiać, dosyłać korekty. Była w dyspozycji firmy, księgowości, często w gestii jednej osoby. KSeF ten porządek odwraca. Od tej chwili faktura nie należy do wystawiającego. Należy do systemu. Jesteśmy więc w Matrixie*.

Faktura w KSeF staje się obiektem cyfrowym o mocy prawnej. Znika jej edytowalność, pojawia się walidacja i nieodwracalność. Co więcej – faktura przestaje być zasobem firmowym, a staje się częścią państwowego ekosystemu danych. Dla wielu przedsiębiorstw to pierwsze realne zetknięcie z ideą, że dane to kapitał publiczny, a nie prywatny dokument. Widzę tu cały arsenał ryzyk dla przedsiębiorców i biznesu w ogóle, ale podzielę się przemyśleniami na ten temat w innym czasie. Teraz jest czas na ..

Nowy status faktury

Kiedy dokument “przechodzi” przez KSeF, zmienia się jego natura. Z pozoru wydaje się nam, że “przechodzenie” odbywa się tylko przez nowy kanał wysyłki, ale w praktyce – to nowe prawo i nowa ontologia dokumentu gospodarki cyfrowej. I tu należy popatrzeć na pełną ścieżkę szeroko rozumianej transformacji, bowiem faktura, jako plik tekstowy:

• Z dokumentu papierowego – staje się cyfrowym bytem o mocy prawnej.
• Z zasobu firmowego – staje się elementem infrastruktury państwowej.
• Z formatu edytowalnego – staje się niezamienialnym po walidacji.
• Z księgowego artefaktu – staje się częścią łańcucha wartości danych.

To zmiana, która unieważnia wiele dawnych nawyków. Już nie ma miejsca na telefon do księgowej: “Dorota, popraw fakturę” albo „Tomek, podmień fakturę u klienta”, albo „drogi dostawco, zauważaliśmy błędy na fakturze, prosimy ją poprawić tu i tu i dosłać nową. Bieżącą niszczymy”. W cyfrowym świecie poprawki nie istnieją. Istnieje proces. Z perspektywy specjalistki zajmującej się procesami i zarządzaniem procesowym w organizacji, mam bowiem ponad 15-letnie doświadczenie poparte różnymi certyfikatami ale i laurkami od klientów, proces to już rzecz bardziej skomplikowana, łącząca wiele elementów, dokumentów, działań i doświadczeń biznesowych w firmie. 

Widzę KSeF jako magazyn samoobsługowy prowadzony przez państwo, do którego zmuszeni jesteśmy wejść. Nie ma możliwości ominąć tego magazynu państwowego, gdy prowadzimy działalność gospodarczą. Wejdziesz do niego tylko z kluczami – uprawnieniami, weryfikacją i autoryzacją. Każdy krok zostawia ślad. Każdy błąd jest widoczny. Każda decyzja ma znaczenie. I co najbardziej zaskakująco prawdziwe: nie ma innej drogi. Niestety, nie ma też żadnej bramki nazwanej “ESCAPE” a więc UCIEKAJ albo po prostu WYJDŹ. Nie ma dokąd. Postrzegam KSeF trochę jako grę online, z której autorzy gry nie dali grającym możliwości wyjścia i już wchodzisz do KSeFu, to potrafisz się tam ulokować albo … nie potrafisz i nie istniejesz w realnym świecie jako przedsiębiorca, ponieważ twoje faktury zakupowe od dużych sprzedawców też tam są, więc jeżeli tylko chciałbyś lub chciałabyś dowiedzieć się, ile za zapłacisz prąd od marca 2026, musisz “założyć KSeF”.     

KSeF jako odpowiedzialność zarządcza

W erze papieru odpowiedzialność była rozproszona. Wystawiający fakturę mógł popełnić błąd, a fakturzyści, handlowcy, księgowi mogli go naprawić. Dziś – odpowiedzialność przedsiębiorców koncentruje się na wejściu do systemu:

• Błędy na wejściu to ryzyka reputacyjne, finansowe i prawne.
• Poprawność danych to kwestia governance, nie tylko compliance.
• Proces wystawiania faktur musi być elementem zarządzania strategicznego.

KSeF wymaga nowego języka współpracy pomiędzy CFO, CEO, sprzedażą, logistyką i controllingiem. Księgowi nie mogą być jedyną linią obrony. Jak mawiają Niemcy: Fehlerfreiheit beginnt im Prozess – bezbłędność zaczyna się w procesie.

W praktyce oznacza to, że CFO musi stać się architektem procesów danych. Współczesny dyrektor finansowy nie tylko nadzoruje raporty, ale projektuje ścieżki przepływu informacji – od źródła transakcji po zapis w KSeF.

KSeF jako test cyfrowej dojrzałości

Wielkie korporacje poradzą sobie – mają zespoły IT, konsultantów i systemy ERP. Prawdziwe wyzwanie stoi przed MŚP, rzemiosłem, firmami wykluczonymi cyfrowo, fryzjerem, stylistką, masażystką, kwiaciarką, hydraulikiem, czy zakładem blacharskim. Dla nich KSeF to nie tylko obowiązek – to próg inicjacji cyfrowej. Oczywiście wiemy, że jest pewien okres przejściowy lub pewna granica dochodów, która nie zmusza do aktywnego zainicjowania swojej obecności w KSeFie. Należy jednak postawić pytanie, czy przedsiębiorca a zwłaszcza mikroprzedsiębiorca ma dążyć do rozwoju swojego biznesu czy też celowo unikać rozwoju, żeby „nie wpaść do KSeFu”?

Cyfrowa niewiedza staje się nową formą wykluczenia. Brak kompetencji w zakresie danych to brak dostępu do gospodarki przyszłości. W świecie KSeF obowiązuje zasada: cyfrowa nieobecność = brak sprzedaży = brak przyszłości. To właśnie dlatego KSeF jest testem dojrzałości cyfrowej, naszej digital maturity, zmusza firmy do myślenia w kategoriach procesów, a nie dokumentów; danych, a nie papieru; współodpowiedzialności, a nie delegacji.

Faktura jako dowód istnienia

W KSeF faktura przestaje być papierem księgowym. Staje się dowodem istnienia w gospodarce. To cyfrowy odcisk działalności firmy – potwierdzenie, że jesteśmy obecni, wiarygodni i transparentni. Że, mówiąc całkiem zwyczajnie, prowadzimy działalność gospodarczą jako tłumacz, korepetytor, freelancer, szkoleniowiec…

W tej perspektywie faktura to nie tylko dowód transakcji. To:

• dowód odpowiedzialności,
• dowód wiarygodności,
• dowód uczestnictwa w gospodarce cyfrowej.

KSeF integruje bowiem procesy IT, zarządzanie ryzykiem, cyberbezpieczeństwo i zarządzanie danymi. Tak to postrzegam - CFO musi więc łączyć kompetencje finansowe z technologicznymi. Nowoczesny CFO to prawdziwy piewca przyszłości i nowoczesności: Chief Future Officer – strażnik danych i procesów, a nie tylko bilansów już w przyszłości ale jeszcze z teraźniejszości.

Środowisko nowych ryzyk

Wraz z digitalizacją przychodzi nowa fala ryzyk – wszyscy to wiemy. Jednak tam, gdzie pojawia się infrastruktura państwowa, pojawiają się też cyberprzestępcy, fałszywe powiadomienia, phishing i próby podszywania się pod system. Jeżeli KSeF, nasz „nowoczesny listonosz” –  donosi nasze faktury do KSeF albo pomaga nam odbierać faktury od naszych dostawców - przestanie być wiarygodny, firma musi mieć plan reakcji. To jest również rola dla CFO, który powinien współtworzyć kulturę cyfrowej czujności i zarządzać ryzykiem informacyjnym.

W epoce KSeF reakcja musi być procesowa, nie emocjonalna, jako że przypadkowy błąd techniczny może mieć skutki prawne, więc kluczowe jest planowanie ścieżek eskalacji i odpowiedzialności, dyrektorzy finansowi stykają się na co dzień.

Co powinien zrobić CFO?

Można już teraz odpowiedzieć na powyżej postawione pytanie w prosty sposób, bo wszystko w szerokiej perspektywie jest już wiadome, należy więc:

1. Zdefiniować właścicieli danych. Kto odpowiada za dane źródłowe, kto za integrację z KSeF, kto za walidację końcową?
2. Opracować mapę procesów fakturowania. Od momentu powstania zobowiązania po walidację – każdy krok musi być opisany.
3. Zbudować świadomość w organizacji. KSeF to projekt komunikacyjny – wymaga szkoleń, instrukcji i wewnętrznego mentoringu.
4. Włączyć IT do zarządzania ryzykiem finansowym. Systemy fakturowania i bezpieczeństwa muszą być częścią tej samej strategii.
5. Budować odporność organizacyjną. Bo każda zmiana systemu to też zmiana kultury – odpowiedzialności, przejrzystości i zaufania.

Zmiana paradygmatu

Koniec pewnej epoki, którą zapowiada wdrożenie KSeFu rozumiem jako zmianę paradygmatu, bo nie jest to tylko zmiana techniczna. Zmiana ta odbywa się fizycznie w świecie realnym, ale dotyczy świata cyfrowego, którego nie widzimy nie posługując się jego narzędziami i nie komunikując się jego językiem. Jednocześnie więc odbywa się zmiana świadomości, a firmy, które to zrozumieją, będą liderami przyszłości – tej już bardzo bliskiej, bo ona już jest, w skrócie przedstawiam ja w poniższej tabeli:

Veritas in factura

„Veritas in factura” – prawda jest w fakturze. W KSeF ta prawda jest nieusuwalna – jest to dla mnie znaczący symbol nowej ery przejrzystości i odpowiedzialności biznesowej. Dla CFO zmiana ta oznacza, że CFO przyszłości to nie tylko strażnik finansów, lecz architekt cyfrowego zaufania. KSeF daje mu narzędzie, by zbudować firmę odporną, nowoczesną i godną zaufania w cyfrowym świecie ale daje mu też duży potencjał do wykorzystania – do stworzenia zasad i reguł gry w swoim otoczeniu organizacji, której jest członkiem i niejako współkapitanem, Można zastanawiać się, dlaczego właśnie dyrektor finansowy ma pełnić role osoby współsterujacej wpłynięciem do KSeFu a więc wejściem do świata cyfrowej odpowiedzialności w imieniu całej firmy? Odpowiedź jest prosta: dyrektor finansowy zna dokumenty finansowe, a więc fakturę – jako dokumentu pierwszego na liście dokumentów wyjściowych, na którym organizacja dokumentuje swoją działalność, ponadto dyrektor finansowy zazwyczaj zna system obiegu dokumentów a może i współtworzył system już w wymiarze cyfrowym oraz ma wiedzę a więc zna przepisy, które będą biblią dla działalności firmy z przyszłości.

To nie koniec papierów. To początek nowego ładu danych i zakończę go na wesoło: “A niech cię KSeF dopadnie”, albo “Nie, no, naprawdę przeszłaś / przeszedłeś pozytywnie KSef’a”. Brzmi jak przekleństwo albo podejrzenie o nową chorobę?

Ciąg dalszy przemyśleń nastąpi …

Literatura:

• Ministerstwo Finansów – Krajowy System e-Faktur
• Oficjalne komunikaty o wdrożeniu KSeF
• Deloitte: KSeF – praktyczne wyzwania
• KPMG: Transformacja cyfrowa i KSeF