Trzy pytania o ryzyko w projektach informatycznych - odczarujmy je!

Rozpoczynamy cykl wywiadów na temat ryzyka w projektach informatycznych w przedsiębiorstwach. Jako pierwszy odpowiada Piotr Małachowski z firmy Horus

- Z różnych opracowań wiemy, że mocna większość projektów informatycznych kończy się niepowodzeniem: nie przynoszą oczekiwanej korzyści lub znacznie przekraczają budżety i czas realizacji. Wygląda więc na to, że są to projekty bardzo ryzykowne. Czy to jest zła wiadomość?

- Wydawałoby się, że zła w kontekście tego, jak często źle się kończą. Ale ja powiedziałbym inaczej i pewnie finansiści mnie doskonale zrozumieją. Jak duże jest ryzyko, tak duża jest i premia za to ryzyko. Zatem ryzykowne projekty potencjalnie mogą przynieść firmie dużą wartość. Więc sama ta cecha projektów informatycznych jest raczej dobrą wiadomością.

Oczywiście, jest pewna przewrotność w mojej odpowiedzi, bo przecież ryzyko czasem – a nawet często – realizuje się, no i wtedy rzeczywiście nie jest to korzystna sytuacja. Dlatego ryzykiem trzeba zarządzać, czyli zdefiniować je i monitorować, aby na czas podejmować działania korygujące czy zapobiegawcze.

Ważne jest rozróżnienie, z czego wynika to ryzyko: czy ze złego zarządzania projektem, czy z powodu wysokiej stawki – ambitnego celu – realizowanego projektu.

- A jak jest najczęściej? Które ryzyka najczęściej występują?

- Ja obserwuję, że najwięcej ryzyka wynika z braku przestrzegania podstawowych zasad zarządzania projektami, czasem tak oczywistych, że aż trudno uwierzyć, że można je pomijać, np. dokładne zdefiniowanie celu projektu wraz z miarami sukcesu, ustalenie wszystkich, a już koniecznie kluczowych interesariuszy i ich potrzeb, prowadzenie pełnej dokumentacji zmian dokonywanych w specyfikacji.

Projekty przedłużają się i przekraczają budżety również z tego powodu, że w trakcie realizacji wychodzą na jaw rzeczy, o których istnieniu wcześniej nie wiedziano, np. brak kompetencji w jakimś zakresie, niekompatybilna technologia, ograniczenie prawne, brak dokumentacji jakiegoś rozwiązania technologicznego. Jak nie wiedziano, to i nie zarządzono nim.

Ryzyko projektu dotyczy też dostępności zasobów do jego realizacji i stałości woli sponsora projektu. Nagła sytuacja rynkowa czy prawna może spowodować konieczność przerzucenia zasobów na inny projekt. Zmiany personalne wśród decydentów również mogą zatrzymać lub utrudnić projekt. Metodyka Prince II została opracowana właśnie do zarządzania w dynamicznym, zmiennym środowisku. Jest kosztowna, więc pewnie nie zawsze aż po takie narzędzia należy sięgać.

- Zatem większość tych nieudanych projektów zapewne udałoby się, gdyby były po prostu profesjonalnie zarządzane. Przecież zarządzanie projektowe jest w wielu innych dziedzinach, choćby budowie mostów, budynków, statków czy suwnic, i one muszą być udane pod groźbą katastrofy. I są udane. Zatem ta tajemnicza przypadłość projektów informatycznych jest do przezwyciężenia.  Ale jest jeszcze ta sfera ryzyka, która wiąże się ambitnymi celami, czyli spodziewanymi korzyściami. Po jakie metody tutaj warto sięgnąć, aby osiągnąć sukces?

- Zrobić to, co dyrektorzy finansowi doskonale umieją: policzyć. CFO jest najlepszą osobą do wyboru projektów informatycznych, ponieważ jest w stanie ocenić, gdzie jest największy potencjał korzyści dzięki wprowadzeniu technologii cyfrowej, gdzie będzie najwyższa wartość dodana z wdrożenia. Ale też jest świadomy, że tam, gdzie najłatwiej byłoby poprowadzić wdrożenia, niekoniecznie będzie największy zysk.

Czym innym jest usprawnienie obiegu dokumentów czy procesu zakupowego, a czymś zupełnie innym wspieranie zmiany modelu biznesowego. Więc jest to równanie z kilkoma zmiennymi: posiadane zasoby, pilność zmiany, gotowość danego procesu czy obszaru na cyfryzację, możliwa korzyść biznesowa, ograniczenia, np. prawne.

Jak na rynku finansowym, ryzyko trzeba dywersyfikować, podejmując projekty o różnym wystawieniu na ryzyko. Apetyt na ryzyko powinien też być wprost proporcjonalny do chęci budowanie przewag konkurencyjnych poprzez wdrażanie technologii cyfrowych.

Od redakcji: 28.10 g. 9-11 w Poznaniu, 18.11 g. 18-21 w Gdańsku i 20.11 g 9-11 w Warszawie odbędą się spotkania Klubu Dyrektorów Finansowych "Dialog", których jednym z zagadnień będzie zarządzanie ryzykiem w projektacj IT. Rejestracja na spotkanie w serwisie Klubu https://kdfdialog.org.pl/wydarzenia_kdf/