Kiedy warto - trzeba! - przeprowadzić analizę procesów biznesowych?

Już dość długi okres upłyną od rozpoczęcia Digital Finance Excellence, programu promocji zarządzania procesowego, szczególnie w finansach oraz automatyzacji procesów, w tym robotyzacji. Wydawałoby się, że aż nadto przekazaliśmy wiedzy, wyjaśnień, również bardzo konkretnie wsparliśmy wielu menedżerów biznesu we wdrażaniu zmian i systemów informatycznych, a mimo to nadal pojawiają się pytania, czasem bardzo elementarne.

Kiedy i dlaczego warto wykonać analizy procesów biznesowych?

Ponadto kiedy metody identyfikacji i analizy procesów biznesowych powinny być używane? Ogólnie mówiąc zawsze, ale nie zawsze tak samo. O tym więcej w mojej prezentacji  tutaj https://dfe.org.pl/modelowanie-procesow-kilka-podstawowych-definicji-i-narzedzi/

Wracając do pierwszego pytania, analiza procesów biznesowych powinna być wykonana wtedy, kiedy:

- Firma się zmienia, rośnie lub maleje i ma problem ze skalowalnością działania, przejmowaniem kolejnych jednostek, wchodzeniem na nowe rynki czy obsługą kolejnych klientów.

- W procesach biznesowych występuje mnóstwo wyjątków, które musi obsługiwać kierownictwo lub osoby dedykowane do innych zadań, co kosztuje i powoduje opóźnienia

- Procesy biznesowe są wykonywane ręcznie, a mogą być w znacznej mierze zautomatyzowane lub zrobotyzowane.

- Firma chce się dostosować do nowych wymogów biznesowych, technologicznych czy prawnych.

- Nigdy wcześniej ani my, ani nikt w firmie nie przeprowadzał metodologicznie optymalizacji procesów, a nasza organizacja chce być elastyczna, efektywna i zarządzana procesowo.

- Poszczególne piony czy działy funkcjonują, ale procesy nie są realizowane, gdyż pracownicy nie wiedzą, że ich praca ma sens tylko, kiedy jest wykonywana po kolei w odpowiednich momentach oraz odpowiedni sposób a komunikacja jest poprawna.

- Koszty realizacji procesów są za wysokie, pomimo ich ustawienia na najniższym możliwym poziomie.

- Każde zamówienie (otrzymane zlecenia i zadania) są realizowane inaczej, pomimo że są tego samego typu czy wręcz identyczne.

- Pracownicy w firmie wykonują często te same prace zlecane przez różne osoby, a wyniki i efekty ich prac bywają różne.

- Występuje duża rotacja pracowników w firmie ? konieczność zatrudniania nowych pracowników i przeszkolenia ich z procedur firmy

- Firma widzi potrzebę ograniczenia kosztów, lub możliwość zwiększania skali działania, a nie ma wiedzy i obrazu, które procesy czy poszczególne działania wykonuje nieoptymalnie.

- Firma widzi występujące wąskie gardła i nie widzi możliwości ich eliminacji.

- Wśród pracowników jest różna lub niepełna wiedza i świadomość o procesach biznesowych, zarzadzaniu procesowym, różnicach pomiędzy usprawnianiem wprowadzanym punktowo, a optymalizacja całych procesów.

- Wśród pracowników jest różna lub niepełna wiedza i świadomość metodyk optymalizacji i usprawniania procesów biznesowych,

- Wśród pracowników jest różna lub niepełna wiedza i świadomość oczekiwanego i faktycznego przebiegu procesów biznesowych, zasad ich funkcjonowania, rejestracji i dokumentowania,

- Wśród pracowników jest różna lub niepełna wiedza na temat automatyzacji i robotyzacji procesów, wpływu różnych narzędzi informatycznych na przebieg procesów.

- Firma chce wdrożyć nowy system informatyczny automatyzujący czy usprawniający pracę, potrzebuje identyfikacji czy dokumentacji stanu obecnego i określenia oraz opisu stanu docelowego, jak i wymagań dla dostawców, które są określone przez potrzeby firmy tak aby system wspierał procesy biznesowe.

- Wybór nowego systemu informatycznego jest trudny z uwagi na to, że firma ma wiele systemów o dublujących się lub o nakładających się funkcjonalnościach, ale żaden, ani wszystkie razem nie zaspokajają wszystkich potrzeb.

- W firmie funkcje różnych systemów informatycznych są podobne i należy dokonać wyboru który system będzie które realizował poszczególne funkcje i wspierał czynności.

- Firma dla zapewnienia konkurencyjności musi się zintegrować z kontrahentami o różnej specyfice i poziomie zaawansowania informatycznego oraz poziomie zaawansowania procesowego.

- W firmie mamy ograniczone zasoby (czas, ludzie, środki itp.).

- Nasz zespół się nie powiększy i poza realizacją procesów na bieżąco, gaszeniem pożarów, obsługą wyjątków,  ma także przeprowadzić projekt wdrożeniowy, a my zastanawiamy się jak to zrobić, trzeba wybrać i zautomatyzować to co da rzeczywistą korzyść.

- Nigdy wcześniej nie wdrażaliśmy systemów klasy ECM do zarządzania pracą oraz obiegiem dokumentów (workflows) czy robotów softwarowych tj. oprogramowanie klasy RPA (Robotic Proces Automation) do automatyzacji pracy oraz przetwarzania danych i dokumentów, teraz do tego się przymierzamy, a każdy dostawca ma swoje najlepsze metody.

 

? i zawsze jeśli realizacja procesów jest wspierana przez technologie informatyczne, to jakiekolwiek zmiany ? w procesach, w systemach - powinny być poprzedzone analizą, a usprawnienia czy automatyzacje dokonane nie punktowo - tam gdzie pożar - a po kolej i tak, aby zaraz po usprawnieniu pożar nie wybuchł tuż za drzwiami naszego działu.

 

Bartosz Radziszewski, autor programu Digital Finance Excellence