Jedna z przesłanek do wdrażania automatyzacji na większą skalę, również w procesach wspierających, jest już odczuwany niedostatek siły roboczej. Według badania Gartnera aż 50% decydentów stwierdziło, że wyzwania związane z dostępnością siły roboczej były głównym problemem wpływającym na ich decyzje o zakupie automatyzacji.
Wszystko wskazuje na to, że ten problem będzie się powiększał. Jeśli pracowników jest za mało, aby pracując tak jak dotąd, wypełnili wszystkie zadania, to musi wzrosnąć ich produktywność. A to można osiągnąć m.in. za pomocą rozwiązań IT.
Frapujące jest pytanie, dlaczego potrzeba tak dużo pracowników lub tak dużego wsparcia automatyzacji, jeśli ogólnie populacja się mocno kurczy, a więc i jej potrzeby są mniejsze. Logicznie myśląc, mniejsze społeczeństwo powinno potrzebować mniej pracowników do zaspokajania swoich potrzeb.
W książce „The Age of Decay” Shamil Ismail proponuje pewne wyjaśnienie tego zjawiska. Wraz z rozwojem społeczeństw rozwija się niezbędna praca, aby społeczeństwo funkcjonowało, aby były zaspokojone jej potrzeby zarówno podstawowe, jak woda i żywność, opieka zdrowotna, infrastruktura, jak bardziej wyrafinowane jak rozrywka, rywalizacja czy sprawowanie władzy. Wraz ze wzrostem populacji rozwijają się zarówno te usługi, jak i siła robocza, która je wykonuje.
Gdy spada liczba ludności, zapotrzebowanie na usługi nie spada w tym samym tempie. Cała organizacyjna i techniczna infrastruktura zaprojektowana na większą skalę działa jakby się ona nie zmniejszała, a więc i potrzebuje odpowiednio dużo pracowników. Również sama infrastruktura wymaga utrzymania, a więc pracy.
Tak więc spadek liczby ludności odczuwamy jako spadek liczby pracowników, jeśli nie zmienimy procesów pracy i procesów dostarczania usług ludziom.
To samo zjawisko występuje w przedsiębiorstwach. Zauważmy, że outsourcing procesu czy obszaru rzadko kiedy skutkuje dobrym zagospodarowaniem uwolnionych zasobów, np. czasu i kompetencji pracowników. Podobnie zmniejszenie skali biznesu nie powoduje od razu zmniejszenia personelu. Osiąga się to dopiero po przeprojektowaniu procesów czy w ogóle modelu biznesu.
Automatyzacja może być chwilowym rozwiązaniem, może być drogą do zmiany architektury gospodarki i obsługi społeczeństwa, może być także utrwaleniem procesów nieadekwatnych do sytuacji.
I w skali makro (państwa), i w skali mikro (firmy) trudnym zagadnieniem jest transfer wiedzy od doświadczonych pracowników, od ludzi, pracujących od dziesięcioleci, a teraz przechodzących na emeryturę, do innych ludzi, ale także do rozwiązań informatycznych, robotów, agentów AI, którzy mają ich też zastąpić.
Konieczne jest poznanie, w jaki sposób pracownicy wykonują swoje zadania, aby zrozumieć, jakie możliwości można rozszerzyć za pomocą technologii, takich jak robotyka lub sztuczna inteligencja. Większość tej wiedzy nigdy nie była przez nich werbalizowana ani nawet uświadamiana.
Gdy w ub. roku w firmach uczestników Klubu Dyrektorów Finansowych „Dialog” testowaliśmy model AI do inteligentnej klasyfikacji faktur kosztowych, okazało się, że sposób wykonania pewnych zadań – który miał być teraz zaimplementowany w narzędziu – jest wiedzą tajemną jednej osoby w firmie! Nigdzie nie zapisaną.
Ostatecznie jednak największym wyzwaniem będzie nie tyle automatyzacja istniejących procesów i zadań, co zaprojektowanie ich od nowa. Domagają się tego i nowe modele biznesu, i inne potrzeby zmniejszających się społeczeństw, i osiągnięcia technologii cyfrowych, które mogą pracować na naszą rzecz.