https://www.alibaba33.com/ Od decyzji biznesowej po płatność - automatyzacja procesu zarzadzania zobowiązaniami - Digital Finance Excellence

Od decyzji biznesowej po płatność – automatyzacja procesu zarzadzania zobowiązaniami

Posłuchaj:
Udostępnij:

Na spotkaniach Klubu Dyrektorów Finansowych „Dialog” często padają pytania o współpracę działów finansów, zakupów i kontrolingu. Na czym właściwie miałaby ona polegać, przecież każdy ma swoje zadania?

Odpowiedź na to pytanie to jest kwintesencją optymalizacji tego procesu. Oznacza przesunięcie zadań i odpowiedzialności, aby wspólne zbudować optymalny proces, wdrożenie zarządzania procesowego. Zarządzanie silosowe, czyli zarządzanie danym działem służy interesom tego działu, zarządzanie procesem służy całej firmie. To nie może być łatwa zmiana mentalna, ale to jest zmiana konieczna, jeśli firma ma być coraz lepsza, a więc mieć szansę na sukces, który będzie też udziałem wszystkich pracowników. Autorytet właściciela i zarządu jest niezbędny do potwierdzenia słuszności takiego postępowania i doprowadzenia do zmiany.

Jaki proces zarządzania zobowiązaniami jest optymalny? Jest warstwa organizacyjna i warstwa narzędzi. Podstawowe zasady są następujące:

  1. W firmie obowiązuje uzgodniona polityka zakupowa (zasady współpracy z dostawcami), obowiązująca wszystkich, nie tylko dział zakupów, ale wszystkie osoby, które mogą ich dokonywać (sposób zawierania transakcji, zapisy w umowach, termin płatności, dane na fakturze, itd.)
  2. Jeden katalog dostawców. Master data (MDM) to początek optymalizacji procesu zarządzania zobowiązaniami.
  3. Pełna (wymagana przez MDM) informacja zapisywana w systemie np. zakupowymi i ERP na samym początku procesu, tj. momencie kiedy pojawiają się informacje i dane oraz “dokumenty” potwierdzające podjęcie decyzji o dokonaniu zakupu, nie w momencie gdy pojawiają się dokumenty potwierdzające już zrealizowany zakup. Chodzi o to, aby na końcu procesu – podczas rejestracji i księgowania faktur zakupu – działy biznesowe nie musiały potwierdzać podjętych decyzji, aby działy administracji i księgowość nie musiały zwracać się do osób decyzyjnych po informacje  lub dokumenty potwierdzające podjęte decyzje czy zrealizowany zakup, lecz pozyskiwały je i dekretowały dokumenty automatycznie.
  4. Zasada wczesnej dekretacji. Przeniesienia punktu ciężkości z faktury na zamówienie. Dekretacja faktury na podstawie dekretacji zamówienia. Rejestracja zobowiązań (rezerw) powstających po akceptacji zamówień.
  5. Ustalenie ścieżek akceptacyjnych na poziomie zamówień, aby w pełni wykorzystać automatyzację w systemie, a zajmować się tylko fakturami wykazującymi rozbieżności. Nie zajmować się każdą fakturą a tylko tymi, które są niezgodne z zamówieniami lub potwierdzeniami wykonania usług (np. protokół wykonania usługi) czy dokumentami przyjęć zewnętrznych (PZ).
  6. Zmiana odpowiedzialności. Najważniejsza jest odpowiedzialność osoby z biznesu. Ważna jest analiza i weryfikacja, czy decyzja biznesowa była prawidłowa, bo dane do dokumentów powstają na poziomie tej decyzji, a na ich podstawie dokumenty (faktury). Nie spoczywa ona na osobie zatwierdzającej fakturę, bo nie ma takiej czynności (chyba że wynika z zasad compliance lub zapisów antyfraudowych).
  7. Utworzenie centralnego repozytorium (kancelarii) umów.
  8. Im więcej czynności zostanie wystandaryzowanych, tym więcej czynności zostanie zautomatyzowanych. Im więcej danych zostanie wprowadzonych do systemów na początku, tym mniejsze będzie obciążenie działu operacyjnego i innych. Źle działający proces zarządzania zobowiązaniami czy zakupowy jest źródłem braku efektywności procesu Purchase to Pay (P2P), problemów finansów i księgowości, których nie da się wyeliminować jedynie w zakresie zarządzania i organizacji pracy tych działów.

Ilustruje to nasza tytułowa grafika.

Po więcej informacji zapraszamy na kolejne spotkanie 26.05.2022 w Katowicach