W Szczecinie na przedostatnim już spotkaniu w tegorocznej edycji programu Digital Finance Excellence powrócił temat szybkiego przyrostu biznesu, który stawia nowe wymagania dla funkcji finansowej. Po pierwsze, musi obsłużyć znacznie więcej transakcji i powiązanych z nimi zadań tym samym zespołem, po drugie, musi dostarczać szybciej i więcej informacji biznesowi, aby ten mógł trafnie odpowiadać na zapytania klientów, np. o czas dostarczenia towaru czy kalkulować ceny, po trzecie, większa skala działania oznacza też większe ryzyko błędów, a więc i strat lub kar z tego tytułu.
Dyrektorzy uczestniczący w spotkaniu nie mieli żadnych wątpliwości, że usprawnienie procesów, a w szczególności ich automatyzacja jest najlepszym sposobem uporania się z tym wyzwaniem. Być może fakt, że większość dyrektorów była z firm produkcyjnych miał tu znaczenie. Już na wcześniejszych spotkaniach w innych miastach zauważyliśmy, że w firmach produkcyjnych myślenie procesowe jest na dużo, ale to dużo wyższym poziomie niż w usługowych.
Jak procesy i automatyzacja to wiadomo, że nieuchronnie rozmowa zejdzie na informatykę i tak się rzeczywiście stało. To też jest jedno z charakterystycznych zjawisk w tym cyklu rozmów i działań w KDF Dialog: mimo że w spotkaniach biorą udział dyrektorzy generalni, dyrektorzy finansowi, śladowo pojawiają się szefowie czy specjaliści IT ? może trzech na 300 uczestników – to w tamtą stronę zwracamy oczy i w poszukiwaniu wiedzy, i w poszukiwaniu rozwiązań problemów.
Najczęściej są to karkołomne poszukiwania. Firmy IT, które wdrożyły nam systemy ERP na ogół nie umieją odpowiedzieć na pytania dotyczące logiki, która jest zaszyta w obsłudze jakiegoś procesu czy w jakiejś kalkulacji. Są w nich specjaliści od poszczególnych modułów, ale nie od procesów. Dopóki nie trzeba dokładnie przeanalizować procesu, aby odpowiadał dynamice firmy, jest to wystarczające, ale wtedy gdy sam przebieg procesu, jego jakość, jest źródłem wartości dodanej w firmie, wiedza dostawców i specjalistów IT jest zbyt mała, aby nam pomogli.
Im bardziej firma chce być elastyczna, szybka, efektywna, tym więcej ma dylematów dotyczących informatyki. ERP nie zapewnia elastyczności, uzyskuje się ją innymi dedykowanymi systemami. Integracja tych systemów, co prawda pożądana, jest jednak i niezwykle kosztowna, i męcząca, i destabilizująca pracę. Cokolwiek zmienia się w jednym z systemów, lub w procesie, lub w regulacji, na nowo trzeba tę integrację przeprowadzać. Ostatecznie, pracownicy i firmy się zniechęcają do tego, i posiłkują się excelem oraz samemu robiąc za ?interface białkowy? między systemami.
Roboty software?owe wydają się tutaj lekarstwem na to zło ?Robot software?owy RPA jest programem, który nie ingeruje w żaden system IT, łącząc je. Jest oczami i palcami człowieka, loguje się do systemów jako ich użytkownik i robi to, co robiłby człowiek wykonując dane zadanie, tylko szybciej i bezbłędnie? ? mówił Marcin Motel, dyrektor UiPath, czołowego światowego producenta tych rozwiązań. Takiego robota nie kupuje się jako gotowego produktu, pracownik czy developer sam przygotowuje jego scenariusz. Nie potrzeba do tego wykształcenia informatycznego, a jedynie przeszkolenie w RPA.
Oczywiście, współpraca z działem IT jest jak najbardziej wskazana, bo jednak jest to część infrastruktury IT firmy, a także bezawaryjność pracy robota zależy, czy w scenariuszu jego działania będą uwzględniane zmiany wprowadzane przez informatyków w systemach, w których się loguje, np. wersje. Tak więc i tutaj zmiany muszą być, ale zmiana kroku/czynności/reguły w robocie i w dużym zintegrowanym systemie, to jest ogromna różnica w czasie i koszcie. No, i w każdej chwili można przejść na ?interface białkowy?.
Generalna wskazówka jest następująca: Integrujemy systemy w tradycyjny sposób, jeśli obsługują proces masowy, stabilny, niezmienny. Jeśli proces jest masowy, stabilny, ale często występują w nim zmiany, to integrujemy je za pomocą robota. Jeśli w procesie jest dużo wyjątków, powyżej 30%, to nie nadaje się do integracji z wykorzystaniem robotów. Prawdopodobnie trzeba przebudować proces.
Bartosz Radziszewski, autor programu DFE wymienił kilka przykładów robotyzacji procesów w firmach w Polsce. ?Są konkretne przykłady zrobotyzowanych procesów, np.
? proces opłacania polis, obejmujący wolumen kilkuset tysięcy płatności miesięcznie, po opłaceniu przez klienta składki ubezpieczeniowej następuje automatyczna wymiana danych między firmą ubezpieczeniową a bankiem, a płatności zostają natychmiast zaczytane do systemów ubezpieczyciela, niezależnie od pory
? obsługa prostych szkód, co likwiduje kolejki, skraca czas likwidacji niezbędny do wypłaty świadczenia
? obsługa wniosków w sprawie RODO w banku, klienci mają prawo do uzyskania szczegółowych informacji na temat tego, jakie ich dane są przetwarzane i wykorzystywane,
? przetwarzanie faktur, masowy proces oparty o stałe reguły, oczywiście pod warunkiem, że faktury zostały doprowadzone do postaci cyfrowej oraz zgodne z kryteriami zamówienia, możliwe jest nawet 60% oszczędności
? zamykanie okresu
-przygotowanie i składanie sprawozdania
? zawiązywanie i rozwiązywanie rezerw
? księgowanie wyciągów bankowych
? weryfikacja klientów.?
Podkreślał, aby rozpoczynając proces robotyzacji trzeba wziąć pod uwagę to, jak wpłynie ona na inne czynności i etapy procesu tj. te przed częścią zrobotyzowaną, jak i występujące po niej. Należy dokonać oceny wpływu robotyzacji na prace ludzi funkcjonujących na styku z robotami, a w szczególności jakie zachodzą interakcje i wzajemny wpływ na siebie robotów i ludzi.
?Robotyzacji sprzyja zmiana mentalności i podejścia do jakości, która już nie poszukuje i nie wymaga idealnego produktu i jego wdrożenia rozwiązującego wszystkie problemy z opcją ciągłego doskonalenia, ale zapotrzebowanie na szybko adoptowalne do zmieniających się i indywidualnych różnorodnych wymagań i potrzeb klientów wewnętrznych i zewnętrznych rozwiązania. Będzie to realizowane poprzez dobór optymalnego i wystarczająco dobrego rozwiązania.? ? podsumował nasze spotkanie Bartosz Radziszewski.
W serwisie www.dfe.businessdialog.pl znajduje się kilkanaście artykułów pomocnych w projektach usprawniania i automatyzacji (również robotyzacji) procesów.