Kiedyś Dane to było coś Tajnego/ Poufnego, otoczonego Najwyższą Tajemnicą. Potem Dane zaczęły być przedmiotem rozmowy. Dziś – coraz częściej są jednym z najcenniejszych składników naszych Aktywów – choć nie widać ich w żadnym znanym mi bilansie. Podobnie jak nie widać Wiedzy, Relacji, Kultury Zarządzania, Know How czy Modelu Biznesowego – czyli najpotężniejszych dziś Instrumentów Konkurowania na Rynku. Ale to jest temat na zupełnie inną rozmowę.

Kiedyś Dane oznaczały przede wszystkim dane finansowe, salda i obroty kont, dane z dokumentów księgowych itp. Dziś to jedynie drobny fragment tego, w czym się poruszamy. Jeszcze parę lat temu czymś zupełnie niespotykanym byłoby nałożenie na siebie danych o sprzedaży na informacje o odwiedzalności strony www. Dziś to standard.

Dziś to oczywiste, że firmy transportowe nakładają dane o ilości przejechanych kilometrów na dane o wyfakturowanych zleceniach, poniesionych kosztach, czy rejestracji czasu pracy kierowców. I analizują to wszystko na mapie, czy w funkcji czasu, drogi itp.

Rozmaitość danych, z jakimi pracujemy jest coraz większa. O tym że Data Science będzie miało coraz większe znaczenie, napisano już wiele artykułów i odbyto sporo konferencji. Ale co dalej?

Zastanówmy się nad tym, jak zmieni się model biznesowy – nasz i naszych partnerów – gdy zaczniemy wymieniać z nimi dane? Co z tego wyniknie? Czy będzie to rewolucja na miarę wynalezienia internetu?

Kiedyś Wiedza gromadzona była w Uczelniach, Bibliotekach i Encyklopediach, dostęp do niej był utrudniony i cokolwiek reglamentowany. Dziś każdy ma do dyspozycji Google czy Wikipedię (co nawiasem doprowadziło w 2012 roku do zakończenia wydawania papierowej wersji Encyklopedii Britannica, wychodzącej od … 1768 roku!) – nie oznacza to że Każdy ma Wiedzę. Ale każdy ma dostęp do informacji. Zaczęło się spełniać jedno z założeń klasycznej ekonomii – założenie o doskonale przejrzystym rynku. Jeszcze podczas moich studiów w latach 90 moi profesorowie mówili o tym, że jest to założenie utopijne…

A jak jest z takim „rozszerzonym controllingiem”?

Do tej pory, jeśli Firma A była dystrybutorem lub odbiorcą produktów Firmy B, miała ona dane o sprzedaży/ zużyciu tych produktów u siebie, wiedziała czego, kiedy, ile, komu i na jakich warunkach sprzedaje/ zużywa itp. Wiedziała jakie są najczęstsze cykle dostaw, co może być dostarczone szybko, na co trzeba czekać.

Firma B wiedziała, jak często i jak duże zamówienia dostaje od Firmy A oraz jak wyglądają płatności/ rozliczenia/ bonusy – nie miała natomiast całej powyższej szczegółowej informacji.

Efekt był taki, że obie firmy prowadziły coś w rodzaju „gry o sumie zerowej” – handlowcy firmy B starali się „zapełnić magazyny” firmy A, zakupowcy firmy A starali się kupować przede wszystkim towary/ produkty szybciej rotujące i utrzymywać minimalne stany wolno rotujących.

A co się stanie, gdy obie firmy udostępnią sobie nawzajem te informacje? Firma B dowie się jaki właściwie jest profil jej ostatecznych Klientów/ Użytkowników, kiedy czego ile oni potrzebują – będzie w stanie lepiej zapewnić dostępność swoich produktów dla Klientów/ Odbiorców z Firmy B. To z kolei z reguły poprawia wyniki sprzedaży/ sprawność funkcjonowania obu Firm nawet o kilkadziesiąt procent.

Z kolei Firma A uzyska możliwość skrócenia cykli zakupowych, planowania z większym wyprzedzeniem i w koordynacji z Producentem akcji promocyjnych, bardziej elastycznego zarządzania zapasem – a w konsekwencji optymalizacji rotacji, kapitału pracującego i … zwiększenia swoich marż i sprzedaży.

Co jest do tego potrzebne?

Przede wszystkim zmiana mentalna – popatrzenie na Dane jak na Aktywo, które udostępniamy naszym partnerom podobnie jak inne aktywa (np. markę, wyposażenie czy urządzenia do prezentacji/ montażu naszych produktów).

Oczywiście nie wystarczą same Dane, potrzebna będzie technologia ich udostępnienia naszym odbiorcom w sposób wydajny, niezawodny, zrozumiały i … po prostu fajny;). Na przykład taki:

Wyobraźmy sobie, że pracujemy na takim uwspólnionym portalu, do którego dostęp mają nasi partnerzy biznesowi – dystrybutorzy, dostawcy, czy franczyzobiorcy. Wszyscy pracują na tym samym zestawie danych w tym samym czasie. Jesteśmy w stanie na bieżąco budować benchmarki, wymieniać się dobrymi praktykami. Możemy dynamicznie zarządzać stanami magazynowymi, cennikami i zamówieniami. O kilka rzędów długości skraca się czas reakcji i wprowadzenie zmian!

Możemy pójść dalej – i udostępnić te dane naszym strategicznym klientom, zasilając w zamian nasze rozwiązanie szczegółowymi danymi od nich. Jeśli odpowiednio wykorzystamy to Aktywo, Którego Nie Widać w Bilansie, może być ono naprawdę kluczowym czynnikiem naszej przewagi konkurencyjnej…

Czy to jeszcze jest Controlling jaki znamy? Raczej nie…

Czy to jest przykład controllingowego myślenia o usprawnianiu firmy, procesów itp.? Zdecydowanie tak!

Kilka lat temu modne było hasło Beyond Budgeting – wtedy nikt nie rozumiał, o co w nim właściwie chodzi. A ta wizja właśnie się realizuje. Określamy w niej kilka głównych celów, do których zmierzamy (jak poziom sprzedaży, zysku, czy udział w rynku) – oraz zestaw mierników/ KPI, których realizacja nas do tego celu doprowadzi.

Najkrócej mówiąc, jeśli chcemy osiągnąć X przychodów i Y zysków, potrzebujemy do tego Z transakcji z Z1 liczbą Klientów o średniej wartości Z2 (lub określonej liczby transakcji małych, średnich i dużych) przy marży % nie gorszej niż Y1. Do tego potrzebujemy Z3 liczbę leadów i Z4 konwersję z leadów na transakcje. Aby z kolei utrzymać w ryzach koszty, nie powinny one przekroczyć Y2 % przychodów, zamówienia musimy realizować w czasie nie dłuższym niż …, poziom reklamacji nie może przekroczyć To z kolei wymaga liczby etatów przy rotacji personelu nie większej niż oraz maszyn i urządzeń nie starszych niż i zapewnienia ich bezawaryjnej pracy przez …% czasu itd. itp.

W ten sposób przy pomocy kilkunastu – kilkudziesięciu wskaźników możemy opisać sprawne funkcjonowanie naszego biznesu. Przyznacie sami, że to dużo ciekawsze, przydatniejsze  i po prostu … fajniejsze niż wypełnianie setek tabelek z budżetem.

Witold Kilijański,  NewDataLabs

________________

Witold Kilijański będzie gościem spotkań w Klubie Dyrektorów Finansowych “Dialog” 25.02 w Łodzi i 18.03 w Poznaniu.