Sformułowanie PoC przyjęło się w branży startup?owej i oznacza działanie sprawdzające, czy nowy produkt ? wymyślony i skonstruowany przez twórców startupu ? rzeczywiście zadziała w rzeczywistych warunkach, czy ma szanse zostać zaakceptowany przez rynek.
Ale taki test jest też jak najbardziej wskazany również wtedy, gdy wdrażamy nowe rozwiązanie informatyczne w firmie, np. system analityczny Business Inteligence czy robota software?owego RPA. Pozwala się przekonać, czy wybraliśmy właściwie, czy pasuje do naszych procesów, czy wpisuje się w naszą strategię, czy sprawdzi się w naszej kulturze pracy i kulturze organizacyjnej, czy spełni założone cele. Oczywiście, tego wszystkiego dowiemy się wtedy, gdy zrobimy go zgodnie ze sztuką. Trafny przepis, jak dobrze zrobić PoC wypracowaliśmy w Digital Finance Excellence, programie Klubu Dyrektorów Finansowych ?Dialog?, promującym usprawnianie i automatyzację procesów. Zastosowało go już kilkadziesiąt firm.
PoC jest w interesie menedżera przyszłego projektu wdrożeniowego, bo PoC to ?? jeszcze nie jest projekt. Błędy w PoC zostaną wybaczone, błędy w projekcie wyboru i wdrożenia ? nie. Jeśli realizujemy PoC, to wszyscy zdają sobie sprawę, że to tylko test, więc może się nie udać. Dajemy sobie i innym przyzwolenie na eksperyment, na błędy. W PoC jest wpisane, że może przynieść odpowiedź negatywną dla wybranego systemu lub dostawcy. W projekcie wdrożeniowym nie ma takiej opcji.
PoC daje też zaangażowanym w niego pracownikom zapoznanie się z narzędziem, uzyskanie opiniotwórczej wyróżniającej roli w firmie. Będziemy mogli na nich liczyć jako na sojuszników, którzy innych będą ewangelizować. To są cenni adwokaci zmiany.
Jak się perfekcyjnie robi PoC?
Na początku ? jak we wszystkim ? konieczne jest precyzyjnego zdefiniowania celów i potrzeb co do nowego rozwiązania. Dla przykładu, dla systemu analityczno-raportowego dla dużej firmy, posiadającej już system ERP, wskazalibyśmy je następująco:
? integracja danych z różnych systemów (rozproszone źródła danych),
? większa szybkość ściągania i przetwarzania danych,
? łatwość zarządzania systemem, bez konieczności interwencji informatyków przy każdej zmianie, łatwa i szybka implementacja tych zmian,
? możliwość przeniesienia kompetencji z programisty IT na użytkownika biznesowego,
? komfortowy interfejs dla użytkownika,
? elastyczne zarządzanie autoryzacją danych,
? krótki czas i niski koszt wdrożenia narzędzia a potem jego użytkowania,
Następnie robi się przegląd rynku, sięga do branżowych raportów, czasopism, internetowych zestawień. Nie należy się ograniczać do produktów dostawców, których rozwiązania już są wdrożone w firmie. Często nawet renomowani dostawcy mają produkty bardzo nierównej jakości i niekoniecznie bazujące na najlepszych osiągnięciach technologii.
Na pewno nie można zadowolić się żadnymi prezentacjami handlowców. Należy wybierać się na wizyty referencyjne i poprosić o wykonanie pilota na naszych danych i przez naszych pracowników. Tylko ten dostawca, który zgodzi się na takie postępowania jest wiarygodny, rzeczywiście chce sprzedać rozwiązanie użyteczne dla klienta, a nie po prostu sprzedać system IT.
To bardzo ważne ? PoC powinien być wykonany na własnych danych naszej firmy, czyli danych, które rozumiemy, znamy ich kontekst, wiemy jak je wyciągamy ze źródeł i przetwarzamy. Tylko wtedy dobrze ocenimy trafność rozwiązania. Takie postępowanie umożliwia także ocenę wydajności systemu, bo wiemy jakie są aktualne parametry naszej pracy i możemy porównać je z wynikiem PoC. Z tego samego powodu ważne jest, aby wykonali go nasi pracownicy, oczywiście po przeszkoleniu i z pomocą dostawcy.
Takiego przetestowanego rozwiązania nikt nie będzie też kwestionował. To kolejna wartość tak wykonanego PoC.
Wybrane rozwiązanie musi być łatwe dla użytkowników, bo inaczej nie będą go używać, pokątnie wrócą do ? umownie mówiąc – zeszytów i exceli. No i musi przynosić im realną korzyść. Do oceny testowego wdrożenia warto zaprosić największych pesymistów i osoby najmniej biegłe w narzędziach IT. Ci najbardziej biegli ogarną każde narzędzie, więc ich ocena nie będzie reprezentatywna dla wszystkich użytkowników.
Zawsze nowy system IT powinien szybko zadomowić w organizacji, przynieść założoną wartość różnym interesariuszom. Inaczej zostanie wykorzystany tylko cząstkowo, co jest, niestety, losem wielu systemów, które firmy kupują.
Wielki projekt trwa długo, efekty przychodzą po miesiącach, więc spada i energia wdrażających, i zainteresowanie przyszłych użytkowników. Po tak długim czasie wartość nowego rozwiązania przestaje robić wrażenie, a jego promotorzy nie są doceniani.
PoC szybko przynosi odpowiedź, czy dane rozwiązanie to jest to, czego organizacja potrzebuje. Ludzie od razu zauważają, co zyskują. Projekt wdrożeniowy pójdzie bez porównania sprawniej.
Bartosz Radziszewski
_________________
Bartosz Radziszewski jest partnerem zarządzającym Business Dialog, autorem programu Digital Finance Excellence www.dfe.org.pl, wykładowcą GPW Growth. Wcześniej był dyrektorem finansowym firm i twórcą centrów usług wspólnych.