Na listopadowym warszawskim spotkaniu Klubu Dyrektorów Finansowych „Dialog” rozmawialiśmy o podejmowaniu trafnych decyzji biznesowych i o tym jak można ten proces zoptymalizować. Skoncentrowaliśmy się na  wiarygodności danych i raportów. Nasze spotkanie odbywało się w ramach programu Digital Finance Excellence www.dfe.org.pl , wspierającego dyrektorów finansowych i firmy w usprawnianiu procesów i ich automatyzacji.

Wiele firm z naszej społeczności uczestniczy w tym programie czerpiąc wiedzę z rozmów i publikacji, ale również  rozpoczynając konkretne projekty modernizacyjne czy wdrożeniowe.  Wniosków wynikających z naszych dyskusji zawsze jest  sporo. Sporo jest też  rekomendacji jak działać,  czego unikać. Na listopadowym  spotkaniu rozmawialiśmy chwilę o tym, że firmy często popełniają błąd automatyzując fragmenty procesów  bez należytej troski o optymalizację nie tylko całego procesu ale i tego automatyzowanego fragmentu.  Usprawnienie i automatyzacja w jednym miejscu może skutkować spiętrzeniem pracy w innym. Bywa też, że automatyzując legitymizujemy proces czy czynności w procesie, których w ogóle nie powinno być. Tę część rozmowy trafnie podsumowała Bożena Skibicka, ekspert z firmy mis² : „Automatyzacja bałaganu daje jeszcze większy bałagan”. Bożena Skibicka wspomagała nas swoją wiedzą również podczas dalszej rozmowy.

Zatem nie rekomendujemy usprawnień cząstkowych, czynionych bez uprzedniej analizy całego procesu i jego kontekstu. Nie rekomendujemy też automatyzacji bez uprzedniej optymalizacji procesu. Rekomendujemy natomiast optymalizowanie procesów –  często bywa tak, że sama optymalizacja, nawet bez automatyzacji, przynosi policzalne korzyści, natomiast automatyzacja bez optymalizacji jest większym źródłem ryzyka niż korzyści.

Wydawałoby się, że jest to oczywiste. Dlaczego zatem firmy i menedżerowie tak nie postępują? Dlaczego króluje gaszenie pożarów, zamiast zapobieganie ich wybuchaniu, czyli likwidowanie przyczyn? A do przyczyn dochodzi się poprzez analizy.

Odpowiedź jest  banalna, ale też, co podkreślili uczestnicy spotkania, bardzo  dołująca. Za gaszenie pożarów – które to postępowanie jest widoczne – jesteśmy nagradzani i honorowani,  profilaktyki, która jest niewidoczna, a jeśli już to jako wymóg dodatkowej pracy, nikt nie widzi i nie docenia.   A czasem nawet bywa gorzej: jesteśmy w firmie nielubiani jako ci, którzy wskazując problemy, sprawiają tylko kłopot.

Wiele firm nigdy nie wzniesie się na wyższy poziom rozwoju, skali, rentowności, właśnie dlatego że porusza się od pożaru do pożaru, aż w końcu zostanie wyeliminowana przez konkurencję, która, oprócz doskonalenia innych obszarów, pracuje także nad jakością podstaw biznesu –  procesami, danymi i komunikacją.

Sporo czasu poświęciliśmy wiarygodności danych przetwarzanych przez systemy analityczne, a także tymże systemom. „Dane są wiarygodne, gdy są wprowadzane do systemów informatycznych na bieżąco w procesie pracy lub w okresach zgodnych z cyklem procesu, którego dotyczą, przez osoby wykonujące tę pracę.  Osoby te jako właściciele danych odpowiadają za ich kompletność i odpowiedni sposób dostarczenia.” – mówiła Bożena Skibicka.

Przywołano przykład firmy Impel, w której wybór i wdrożenie systemu do raportowania i analiz biznesowych  przeprowadzono w sposób modelowy, o czym piszemy, przedstawiając również osobę z wizją i charakterem, która to zadanie zrealizowała (https://dfe.org.pl/wdrazajmy-rozwiazania-sprawdzone-na-naszych-danych/ ). Co szczególnie ważne, narzędzie kontrolingowe jest tam jednocześnie narzędziem komunikacji, dystrybuując na różne poziomy potrzebne dane. „Te dane są dla wszystkich  takie same, tak samo nazwane , niezależnie z jakiego systemu IT pochodzą.” – zaznaczyła Bożena Skibicka.  Firma mis²  realizowała to wdrożenie.

Zastanawialiśmy się nad tym, czy walory wizualizacyjne systemu do analiz i raportów są wyłącznie zaletą. Niektórzy  dyrektorzy zwracali uwagę, że często zarząd czy menedżerowie zaczynają oceniać rzetelność przedstawianych danych, prognoz czy innych raportów po wyglądzie obrazków czy wykresów. „To ciągle są te same wskaźniki co w tabelkach, ale sposób prezentacji zaczyna im dodawać wiarygodności. Jak ładne to poprawne,  jak nieładne – to pewnie błędne, negatywne” – mówili uczestnicy spotkania i oceniali, że jest to jednak ryzyko. Okazało się, że są CFO którzy zakazali przygotowywania kolorowych efektownych obrazków, aby ludzie nie sugerowali się wyglądem lecz koncentrowali na meritum.

Powszechną prawdą jest jednak, że im odbiorcy prezentacji są wyżej w hierarchii, tym bardziej kierują się wrażeniem z prezentowanych danych. Mając wiele decyzji do podjęcia, starają się ułatwić sobie tę pracę. Zwizualizowane graficznie wyniki analiz ułatwiają im szybkie podejmowanie decyzji. Jednak też trzeba podkreślić,  że dzieje się tak, gdy manedżment ma zaufanie do osób przygotowujących  dane. Dlatego też coraz większą popularność zdobywają narzędzia pozwalające połączyć graficzne wizualizacje z możliwością szybkiego sięgnięcia do danych  źródłowych i prześledzenia różnych faz przedstawianych analiz.

Nasze spotkanie zakończyliśmy decyzją o zorganizowaniu wizyty w Impelu, aby poznać osoby zaangażowane we wdrożenie narzędzia kontrolingowego, a także funkcjonowanie całego systemu (Qlick View, Qlik Sense). Zainteresowanych zapraszamy do przyłączenia się (email do iwona_bartczak@businessdialog.pl)

Indywidualne wyróżnienie za błyskotliwe pointy, a zwłaszcza „Budżet to stan umysłu”, otrzymał od uczestników spotkania Jarek Oworuszko, wiele lat w LeasePlan, a obecnie CFO w Banca Farma Factoring (dawniej Magellan), a więc od przyszłego roku uczestnik klubowych spotkań w Łodzi. Gratulacje!