– Zawód dyrektora finansowego cały czas ewoluuje wraz ze zmieniającym się biznesem, a co za tym idzie także zespoły finansowe stają wobec nowych zadań i okoliczności. Pani sytuacja jest szczególna jako CFO w firmie informatycznej, mającej bliski dostęp do narzędzi cyfrowych również od strony ich twórców. Jakie więc technologie uważa Pani za kluczowe dla CFO, procesów finansowych i realizujących je pracowników?
– Wyzwaniem dla CFO i działów finansowych staje się nie tylko integracja danych z obszaru finansów przy użyciu technologii i gromadzenie ich na coraz większą skalę, ale przede wszystkim ich filtrowanie i analiza służąca podejmowaniu decyzji biznesowych.
CFO musi mieć dostęp do danych w czasie rzeczywistym, tymczasem gromadzenie danych, ich selekcja to zadanie czasochłonne i trudne. Kolejnym problemem jest aktualizacja gromadzonych danych.
Coraz więcej rozwiązań dotyczących zarządzania danymi opiera się na zintegrowanych platformach informatycznych. Pozwala to zasilać system właściwymi danymi, pochodzącymi zarówno z wnętrza organizacji, jak i z zewnętrznych źródeł i na ich aktualizację w czasie rzeczywistym. Rozwiązania te pomagają również zautomatyzować powtarzające się czynności. Właśnie dlatego tak ważne jest rozwiązanie, które będzie skracać czas obiegu dokumentu, ograniczać ryzyko błędów, a także pozwalać, żeby firma na podstawie różnych raportów i analiz szybko potrafiła podejmować ważne decyzje finansowe, biznesowe i operacyjne.
– Jakie to mogą być rozwiązania i jak usprawnią one zarządzanie danymi?
– Proces zmian w otoczeniu biznesowym to proces ciągły – wszelkie zmiany w otoczeniu rynkowym będą powodowały, że proces będzie się zmieniał i wymagał wdrożenia kolejnych operacji i nowych rozwiązań, a temu sprosta tylko elastyczna technologia low-code.
Systemy oparte na technologii low-code to rozwiązania, które umożliwiają budowanie procesów przy mocnym ograniczeniu lub wręcz wyeliminowaniu konieczności programowania. To powoduje znaczne oszczędności kosztów, czyli realizacji jednego z głównych zadań CFO. Brak potrzeby pisania kodu, czy nawet jego poprawiania i późniejszego testowania aplikacji wpływa na ogromną oszczędność czasu pracy specjalisty. Wysoki nakład pracy programistów, a także wysoki koszt związany z utrzymaniem infrastruktury IT mogą zostać zmniejszone dzięki wprowadzeniu technologii low-code. Redukcja kosztów operacyjnych i automatyzacja powtarzalnych zadań zwiększa efektywność przedsiębiorstwa, co przyczynia się do znacznego wzrostu efektywności biznesowej oraz szybszego zwrotu z inwestycji (ROI).
Systemy low-code pozwalają na szybkie tworzenie aplikacji, które mogą być dostosowane do specyficznych potrzeb firmy, a jednocześnie są łatwe w obsłudze i integracji z istniejącymi systemami. Posiadają przejrzysty interfejs i mnóstwo funkcjonalności, które pomagają w codziennej pracy użytkowników. Platformy low-code pozwalają na modelowanie procesów biznesowych, tak zwanych procesów workflow za pomocą grafik reprezentujących kroki procesu. Taka forma wizualizacji przebiegu pracy jest znacznie prostsza niż pisanie kilku stron kodu. Dodatkowo graficzna wizualizacja jest zdecydowanie bardziej zrozumiała.
Rozwiązania low-code charakteryzują się łatwością i szybkością wprowadzania danych poprzez m.in. technologię OCR czyli skanowanie i automatyczne wprowadzanie do systemu czy integrację z pocztą elektroniczną. Digitalizacja dokumentów finansowych zwiększa bezpieczeństwo danych poprzez zastosowanie odpowiednich zabezpieczeń i protokołów dostępu. Dzięki temu pracownicy mają szybki i łatwy dostęp do potrzebnych informacji, co przyspiesza podejmowanie decyzji i poprawia współpracę między działami.
Rozwiązania te dają również możliwość generowania raportów w czasie rzeczywistym, co znacznie ułatwia prognozę ryzyk finansowych na wczesnym etapie. System daje możliwość sięgnięcia po dane występujące w innych procesach organizacji, bez konieczności ingerencji osoby fizycznej. Dzięki opieraniu się na aktualnych, dokładnych danych, planujemy działania na podstawie faktów, a nie domysłów czy przypuszczeń – w myśl procesów data-driven.
Jako CFO sprawdziłam na własnej skórze, w jaki sposób rozwiązanie to może pomóc w realizacji codziennych wyzwań. Przeszłam proces digitalizacji i automatyzacji procesów finansowych od A do Z. To, co było najcenniejsze to oszczędność czasu i minimalizacja błędów oraz ryzyka utraty danych w przypadku obiegu faktur. Dodatkowo bardzo ułatwiło codzienną pracę wdrożenie integracji platformy low-code z posiadanym programem księgowym, a także integracje z zewnętrznymi systemami jak: e-Doręczenia, GUS, VIES, mail oraz inne istotne systemy/miejsca, z których firma pobiera dane.
– Jak efektywnie zarządzać zmianami w zespole finansowym mając do dyspozycji takie narzędzia?
– Powszechne jest stwierdzenie, że każda zmiana rodzi opór i tutaj nie możemy się dziwić. Wiele działów finansowych, które są konserwatywne i które do tej pory funkcjonowały w taki sposób, jak przed laty, może stawić spory opór w kwestii cyfryzacji procesów finansowych. Dla tych osób to może być znaczny problem, by zmienić całą swoją dotychczasową organizację pracy.
Procesy zmian w działach finansowych należy wprowadzać stopniowo, stworzyć przyjazne środowisko pracy pozwalające wzmacniać zespołowość oraz budować zaangażowanie, zachęcając pracowników do współprojektowania procesów i sposobów pracy. Przełamie naturalny opór pracowników przed zmianami poprzez uwidocznienie korzyści, jakie niesie ze sobą automatyzacja zarówno dla biznesu, jak i dla osób wykonujących zadania w procesie.
Jego rolą jest aktywne poszukiwanie i dopasowanie najlepszych rozwiązań i technologii oraz przeanalizowanie i wskazanie procesów, które mają sens i które mogą przynieść oczekiwane oszczędności kosztów i czasu. Automatyzacja spowoduje, że czas pracowników zostanie uwolniony i będą mogli skupić się na swoim rozwoju i skalowalności biznesu.
O sukcesie automatyzacji danego procesu w głównej mierze decyduje jednak postawa pracowników zaangażowanych w ten proces, więc jego umiejętności liderskie.
– Jakie jeszcze umiejętności są dziś w erze cyfryzacji i automatyzacji najbardziej pożądane u Dyrektorów Finansowych?
– Współcześni Dyrektorzy Finansowi oprócz tego, że powinni posiadać wszechstronną wiedzę finansową, muszą umieć adaptować się do szybko zmieniających się technologii i trendów cyfrowych. Muszą mieć umiejętności analityczne, strategiczne i przewidywania trendów, aby doradzać zarządowi i pomagać w kierowaniu firmą ku przyszłości. Powinni również poszerzać swoje kompetencje w takich obszarach jak automatyzacja procesów finansowych, zarządzanie danymi, a także wykorzystanie sztucznej inteligencji. Nowoczesne i elastyczne rozwiązania do obiegu dokumentów, zintegrowane z innymi systemami czy AI mogą pomóc w analizie ryzyka finansowego, optymalizacji kosztów, a nawet w prognozowaniu przepływów pieniężnych. Obecnie Dyrektorzy Finansowi muszą działać jako strategiczni partnerzy biznesowi, zapewniając spostrzeżenia i wskazówki pomagające napędzać rozwój i rentowność w firmie.
– A w jaki sposób Dyrektorzy Finansowi mogą wprowadzać i integrować technologie cyfrowe w organizacjach?
– Rosnące kompetencje Dyrektorów Finansowych korespondują z coraz szerszym zakresem aktywności, w które są angażowani, pełniąc jedną z kluczowych ról w obszarze cyfrowej transformacji firm. Zdecydowana większość Dyrektorów Finansowych docenia cyfrowe innowacje jako niezbędny element sprawnego funkcjonowania organizacji. Cyfryzacja to już nie opcja, a konieczność. Niezależnie od branży, postępującą cyfryzację procesów w obszarze finansów wspomaga integracja nowych technologii cyfrowych z już istniejącymi systemami w firmie. Dyrektorzy Finansowi są obecnie coraz silniej powiązani z IT i mają za zadanie integrować technologie cyfrowe z istniejącymi programami finansowo-księgowymi.
Nadchodzi moment, w którym dane biznesowe można wykorzystać do osiągniecia lepszych wyników.
– Czy rosnąca digitalizacja procesów finansowych wpływa na nie wyłącznie pozytywnie, czy też negatywnie?
– Digitalizacja zmieniła całe oblicze finansów, które były dawniej kojarzone tylko z obrotem dokumentacji papierowej. Natomiast nowoczesna firma, która chce się rozwijać, wie, że trzeba odejść od sztywnych procesów opartych na idei papieru i przenieść wszelką dokumentację do systemu, ponieważ powoduje to, że możemy mieć dostępność do dokumentacji i do danych finansowych z każdego miejsca i o każdej porze.
Posiadanie systemu, który płynnie integruje się z innymi działami, takimi jak sprzedaż, zaopatrzenie i zarządzanie łańcuchem dostaw, nie jest już luksusem, ale koniecznością. Automatyzując czasochłonne zadania, takie jak wprowadzanie danych, fakturowanie, filtrowanie i przetwarzanie płatności, można znacznie zwiększyć wydajność. Korzystanie ze scentralizowanego, elastycznego rozwiązania dla danych finansowych poprawia także komunikację i współpracę między różnymi działami.
Z drugiej strony przed przedsiębiorcami stoi wyzwanie wyboru najlepszych narzędzi, zarządzających digitalizacją procesów w firmie. Nieodłącznym elementem tych decyzji jest wahanie pomiędzy dalszym używaniem sprawdzonych, dojrzałych rozwiązań, a wyprzedzeniem konkurencji, dzięki nowinkom technologicznym.
Istotne jest także, aby zapobiec potencjalnym wyzwaniom prawnym i technicznym, które mogą pojawić się w najbliższej przyszłości. Właśnie dlatego w drodze do transformacji ważne jest znalezienie partnera biznesowego, który będzie w stanie zaproponować odpowiednie rozwiązanie oraz przeprowadzić firmę przez drogę do automatyzacji w bezpieczny, kontrolowany i wysoce skuteczny sposób.
Podstawą jest, by wybrany system spełniał także wymogi cyberbezpieczeństwa i wykluczał ryzyko utraty danych. Istotna jest również możliwość elastycznego rozwoju narzędzia pod potrzeby firmy, w końcu nie ma nic gorszego niż zabetonowanie procesów niewłaściwym rozwiązaniem.
Jednak przy właściwym przygotowaniu, rozpoznaniu oferowanych rozwiązań oraz dokładnemu zaplanowaniu procesu, każdego z tych problemów można uniknąć.
– A czy digitalizacja procesów nie jest ryzykiem dla pracowników? Niektórzy mogą się obawiać, że to właśnie ona zabierze im pracę.
– Tu również istnieje szansa dla pracowników działu finansowego na przekazywanie im bardziej ambitnych bądź rozwojowych zadań, zamiast jedynie przysłowiowego wklepywania faktur. Nie tracąc czasu na obrót dokumentów finansowych pracownicy mogą współpracować w podejmowaniu licznych decyzji lub mają więcej czasu na zwiększanie swoich kompetencji poprzez szkolenia. Mogą poświęcić swój czas na ważniejsze zadania, które pozwolą wspierać inne działy. Tak naprawdę cała organizacja korzysta na tym, że działy finansowe i/lub księgowe nie tracą już czasu na poszukiwanie właściciela faktury, dopisywaniu jej do konkretnej grupy zakupowej, czy zastanawianie się skąd pochodzi dany dokument. Dzięki kumulacji wszystkich informacji i materiałów w jednym systemie znacząco oszczędzają swój czas.
– Podsumowując, w jaki sposób Dyrektorzy Finansowi mogą poprawić efektywność procesów finansowych w organizacji?
– Tak naprawdę największymi naszymi wyzwaniami w obecnym niepewnym otoczeniu, czy w przyszłości jest po pierwsze umiejętność cięcia kosztów, które naprawdę przełożą się na realne oszczędności i które pozwolą na zwiększenie poziomu inwestycji np. w digitalizację i technologie. Kolejnym jest umiejętność korzystania z nowoczesnych technologii, które potrafią zautomatyzować pracę, a dzięki temu przyciągać do firmy talenty i świetnych specjalistów.
Ambitnym wyzwaniem jest, by jeszcze lepiej prognozować i przewidywać przyszłość, a dzięki temu wpływać na rentowność firmy. A to wszystko opiera się właśnie na sprawnym i szybkim funkcjonowaniu działów finansowych, wspieranych dobrymi technologiami.
Uważam, że im więcej czynności finansowych zostanie wystandaryzowanych, tym więcej czynności zostanie zautomatyzowanych. Kluczowe dla optymalizacji procesów biznesowych jest wykorzystanie potęgi systemów low-code. Dobre narzędzie, które usprawni cały proces obiegu dokumentów finansowych, później będzie też mogło nam pomóc w planowaniu i prognozowaniu choćby przepływów pieniężnych.
Im więcej danych zostanie wprowadzonych do systemów na początku, tym mniejsze będzie obciążenie działu finansowego czy księgowego. Automatyzacja procesów jest w tym kontekście już nie opcją, ale koniecznością.
Ewelina Pikuła-Zaguła jest członkiem Klubu Dyrektorów Finansowych „Dialog”, a Ideo Software wspiera Fundację Klub Dyrektorów Finansowych.