Nie ma wątpliwości, że czas wymaga inicjatyw i inwestycji cyfrowych. Czy również wyższych wersji posiadanych systemów ERP? Czy dzisiaj jest czas na powstrzymanie się od upgrade dużych systemów, np. ERP czy wręcz przeciwnie ? powinniśmy je przyspieszyć? Te pytania często zadajemy sobie na spotkaniach Klubu Dyrektorów Finansowych „Dialog”, zwłaszcza w kontekście zadania, w które CFO chcą się najbardziej zaangażować w 2022 – podnoszenie poziomu zarządzania danymi.
To zagadnienia powinniśmy rozpatrywać na kilku poziomach:
– ile to będzie kosztowało, czy stać nas,
– czy scenariusze biznesowe przygotowane na rozwój wydarzeń w najbliższym czasie wymagają innych możliwości informatycznych niż te które mamy
– czy te same efekty możemy osiągnąć innymi środkami niż upgrade a po niższej cenie.
Przede wszystkim trzeba wyjść od tego, że stare systemy nie są złe tylko dlatego, że powstały w przeszłości. Doprawdy rzadko się zdarza, że starsza wersja ERP nie jest w stanie obsługiwać biznesu takim, jakim on jest teraz, mimo że minęło 5 czy 10 lat od wdrożenia, zwłaszcza jeśli ten i inne systemy cały czas były rozwijane, integrowane. Jeśli je wymieniać na wyższą wersję to po to, aby zrobić znaczący skok w przyszłość, w nowe możliwości biznesowe, a nie po to, aby obsługiwać to, co jest. Nie chodzi o to, aby odtworzyć wczorajszą funkcjonalność w nowocześniejszej formie, działającej prościej i szybciej, bardziej komfortowo dla użytkownika.
Oczywiście, nie można też popadać w przesadę w drugą stronę ? wymieniać system dopiero wtedy, gdy stanie się awaryjny albo zaczyna brakować specjalistów do jego obsługi. Nie warto też czekać do ostatniej chwili, która wyznacza dostawca jako koniec obsługi danego rozwiązania. Wtedy bowiem będzie trudno o specjalistów, a łatwo o stres związany z biegnącym czasem.
Umiejętnie nadążać za technologią – w tym dokonywać upgrade’ów – to znaczy budować systemy, które umożliwiają większą szybkość i sprawność wprowadzania zmian w biznesie, eliminują przeszkody infrastrukturalne, hamujące zdolność firmy do tych zmian oraz – ostatecznie – wspomagają generowanie nowych przychodów.
To nie jest żadna nowość. 15 lat temu rekomendowano tę samą zasadę, tylko różnie było z realizacją. W stosunku do dzisiejszego czasu jest taka różnica, że dzisiaj ze względu na kryzys i dość zasadnicze zmiany w modelach biznesu i nasilenie walki konkurencyjnej (a więc również o rentowność), może nie być szansy na naprawienie błędnego wyboru.
Wydaje się, że najważniejszym obszarem, który powinien skłaniać firmy do zmiany lub upgrade systemów jest obszar danych: pozyskiwania, gromadzenia, przetwarzania, analizowania, raportowania. Tylko analiza danych ? najlepiej w czasie rzeczywistym ? pomoże nam dostrzec nowe zjawiska rynkowe, podjąć trafne decyzje i wdrożyć je w firmie. Czyli uczynić firmę wrażliwą na sygnały, elastyczną, zwrotną niemal na co dzień. Również analiza danych pozwoli nam odkryć więcej przypadków marnotrawstwa czy niepełnego wykorzystania zasobów i wyeliminować te wady.
Dane, ale nawet nie tyle ich ilość, co sprawniejszy dostęp do nich i większa możliwość ich przetwarzania, aby decyzje podejmować na czas, są dzisiaj kluczem do przetrwania i dalszego rozwoju biznesów. Na system IT, który to nam da, warto wydać nawet wielkie pieniądze, również na taki upgrade.
Jeśli z jakichś powodów upgrade naszego głównego systemy transakcyjnego nie da nam tych wartości, to nie warto na niego wydawać pieniędzy. To przecież nie jest mała inwestycja. Migracja to czasem zupełnie nowa implementacja platformy i bazy danych, która może wiązać się z zakłóceniami w działalności. Warto walczyć więc o dużą stawkę, a nie jedynie odpowiadać na presję dostawców.
Przy realizacji każdego projektu warto pokusić się o zrobienie PoC?a, (z ang. Proof of Concept), aby sprawdzić czy system po upgrade lub całkiem nowy system rzeczywiście spełni nasze potrzeby. Aby to ocenić, wcale nie musimy robić pełnego wdrożenia. PoC daje szanse sprawdzenia na naszych danych i naszych procesach, jak działa nowe rozwiązanie i czy realizuje procesy w sposób oczekiwany.
Przykładowe argumenty za zrobieniem upgrade lub odłożeniem upgrade na przykładzie migracji z SAP ERP 6.0 do S/4HANA
Najważniejsze argumenty za przyspieszeniem upgrade:
- Poprawiona wydajność i szybkość analityki i planowania. Generowanie raportów i analiz w czasie rzeczywistym. Zapewnia przyspieszone zamykanie okresu.
- Skalowalność rozwiązania wraz ze zmiana potrzeb i skali biznesu oraz uproszczenie środowiska.
- Innowacje z obszaru AI: dostarczenie nowych usług, np. w obszarze predykcji opóźnień dostaw, analiza predyktywna cash flow. Możliwość użycia narzędzi RPA w celu automatyzacji części powtarzalnych zadań.
- Transformacja ze środowiska on-premise do cloud. Cloud jako cyfrowe centrum integracji narzędzi IT.
Najważniejsze argumenty za odłożeniem upgrade:
- Migracja do S/4HANA nie jest zwykłą aktualizacją, a wdrożeniem nowej platformy i bazy danych ze wszystkimi trudami i ryzykami tak wielkiego projektu. Wymaga dużego budżetu.
- S/4HANA jest ciągle stosunkowo młodym rozwiązaniem i wcale nie jest oczywiste, że ma takie możliwości jak ostatnia wersja tego ERPa.
- Są dostępne nakładki pozwalające dostosować ?starego? SAPa do nowych wymogów prawnych, zwłaszcza fiskalnych.
- Dostawca przedłużył obsługę aktualnych wersji do 2027 roku.
Iwona D. Bartczak
_______________________________________________________________________
Podejście Rimini Street do kwestii upgrade’ów systemów ERP czy migracji do rozwiązań chmurowych przedstawia Yariv Haelyon, dyrektor Israel & Eastern Europe w Rimini Street.
Użytkownicy oprogramowania ERP są świadomi kwestii dużych aktualizacji czy migracji posiadanych systemów do wersji opartych o chmurę. Producenci oprogramowania bardzo rekomendują podjęcie tych kroków. W Rimini Street wierzymy, że wszelkie tego typu decyzje muszą mieć solidne uzasadnienie biznesowe. Zwłaszcza, że systemy ERP są w często dostosowane do potrzeb biznesowych firmy, która ich używa. Nowe wersje oprogramowania będą, niemal na pewno, pozbawione tych personalizacji.
Z drugiej strony, obecnie posiadane systemy ERP zazwyczaj w pełni lub w większości zaspokajają potrzeby biznesowe użytkowników. Potwierdzają to badania wiodących firm analitycznych. Inwestycje w nową wersję oprogramowania ERP, czy jego migrację do chmury, mimo wszystkich nowych funkcjonalności które oferują, nie muszą być najlepszym rozwiązaniem. Nie ma bowiem wątpliwości, że to skomplikowane operacje, które wymagają sporych zasobów. W przypadku dużych firm migracje systemów ERP mogą trwać latami i kosztować miliony złotych.
Przedsiębiorstwa mogą natychmiast zaoszczędzić 50% na rocznych opłatach za wsparcie, rezygnując z dyktowanego przez dostawcę oprogramowania planu niepotrzebnych, kosztownych, uciążliwych aktualizacji. Ponadto uwalniają kolejne cenne zasoby – czas, pieniądze i pracę – pozwalające lepiej realizować cele firmy. Przechodząc na niezależnemu wsparcie Rimini Street, klienci mogą utrzymać ich już istniejące, podstawowe systemy ERP w działaniu i zgodności przez co najmniej 15 lat od daty zawarcia umowy.