Mamy coraz więcej pomocników w postaci robotów i systemów IT, które za nas coś wykonują, ale nasz zasób czasu wcale się nie zwiększa. Ciągle jesteśmy w takim samym pośpiechu i stresie. Dlaczego?
Gdy półtora roku temu rozpoczynaliśmy program Digital Finance Excellence, czyli wsparcia firm i dyrektorów w usprawnianiu i automatyzacji procesów w firmach, sądziliśmy, że jednym z najważniejszych efektów takich projektów modernizacyjnych będzie odzyskanie czasu specjalistów i menedżerów, wcześniej marnowanego na czynności czasochłonne, rutynowe, banalne, nie wnoszące wartości, ale konieczne, czyli przysłowiowe „przeklepywanie” danych, porównywanie ich, podpisywanie, wysyłanie emaili, itd. Każdy ma tego furę bez względu na stanowisko.
Dzisiaj wiemy, że dzięki różnym rozwiązaniom organizacyjnym i informatycznym uwalniamy siebie i swoich współpracowników od mnóstwa takiej roboty, ale …. niestety… to wcale nie powoduje, że stajemy się podsiadaczami większej ilości czasu, że zwiększył się czyjkolwiek komfort w tej sprawie.
Jeśli jakikolwiek czas pozyskujemy, to zaraz go zapełniamy, aż czara dyskomfortu się wypełni, wtedy znów wdrażamy jakieś „wynalazki”, oddychamy chwilę z ulgą, a potem… historia się powtarza.
Czy nowe zadania wrzucamy sami sobie, czy otoczenie, czy właściciele biznesu, czy biznes je generuje w takim tempie, czy może taka jest presja środowiska? Szukaliśmy odpowiedzi na to pytanie m.in. na czerwcowym spotkaniu w Klubie Dyrektorów Finansowych „Dialog” w Łodzi (z0rgnizowanym w ramach programu Digital Finance Excellence).
Trzeba dodać, że jest to sytuacja ściśle związana z upowszechnianiem się technologii cyfrowych. To jest szczególna sytuacja, że ta sama technologia, która z jednej strony pomaga nam w szybszym wykonaniu zadań i procesów, z drugiej strony, popędza nas, pilnuje każdej naszej sekundy i wytwarza presję na permanentną komunikację.
Czasem dochodzi dochodzi do absurdów. Marcin Motel, dyrektor UiPath opowiadał o sytuacji, gdy firma zdiagnozowała, że dzięki robotom software’owym mogłaby zaoszczędzić poważną liczbę godzin pewnej liczby pracowników, a więc spore pieniądze. Jednak wszyscy byli tak zajęci, że całe miesiące zajęło im zorganizowanie się do tego projektu, bo ciągle coś było pilniejsze. Teoretycznie byli w pogoni za wynikiem, a faktycznie zwlekając z tym projektem – tracili pieniądze!
„Spodziewaliśmy się, że automatyzacja procesów, uwolni ludzi od prostych zadań, którymi zajmą się np. roboty software’owe, pozwalając ludziom na zajęcia twórcze, wymagające namysłu. I często to rzeczywiście obserwujemy w firmach. Ale jednocześnie widzimy – realizując nasz program – jak wiele niepokoju wzbudziła ta zmiana, jak wielu ludzi nie potraktowało jej jako szansy, jak wielkie mogą być koszty społeczne prosto pojętej cyfryzacji. To nie jest tak, że człowiek zmienia się na pstryknięcie palcami” – mówił Bartosz Radziszewski, autor Digital Finance Excellence.
Bo biznes rośnie, a fiskus wymaga
Cechą dzisiejszej cywilizacji jest totalne i dojmujące uczucie braku czasu, a co zadziwiające, podszyte jest ono strachem, że posiadanie czasu jest jednoznaczne z byciem niepotrzebnym, bezwartościowym, a co najmniej niegrzecznym!!!
Ale wyjaśnienia dlaczego tak jest, jak jest, zacznijmy od całkiem banalnych wyjaśnień.
Po pierwsze, w Polsce rośnie liczba czynności, które trzeba wykonać, aby być zgodnym z prawem. Jeśli kiedyś jedna transakcja wymagała x czynności, to dzisiaj wymaga 3x. A więc jest czym się zajmować, jeśli biznes rośnie.
Po drugie, jest koniunktura, wzrost biznesu oznacza więcej każdej pracy w firmie.
Po trzecie, zmienia się charakter transakcji, poszczególne transakcje są o mniejszej wartości, ale jest ich więcej i więcej jest powiązań między nimi. Ponadto spada marżowość tych transakcji. Te powiązania i niska marżowość wymagają bardziej szczegółowej odpowiedzialnej – w domyśle: czasochłonnej – analizy.
Są to naturalne, najbardziej oczywiste przyczyny powodujące, że mamy pełne ręce roboty, nawet jak część jej da się zautomatyzować czy w ogóle wyeliminować.
Czwarta przyczyna też jest dość oczywista. Właściciele firm i nasi przełożeni uważają, że jeśli inwestowali w narzędzia informatyczne, to w tym samym czasie jesteśmy w stanie wykonać więcej: mamy coraz wyższe tzw. targety i coraz bardziej wyśrubowane KPI, za pomocą których jesteśmy oceniani. Niby słusznie, ale z drugiej strony, to nie jest tak, że wydajność człowieka się automatycznie zwiększa dlatego, że ma lepsze narzędzia. I nie chodzi tylko o nauczenie się posługiwania nimi, a raczej o konieczne zmiany w mentalności, w organizacji zespołów, w umiejętnościach umysłowych ogarniania większej liczby spraw, działania szybciej, uczenia się, zapominania, rozróżniania spraw ważnych i nieważnych, itd.
Kolejne przyczyny naszego zapracowania także wynikają z tego, że postęp technologiczny i nawet poziom cyfryzacji firm – i społeczeństw – idzie znacznie szybciej niż zmiany organizacyjne i zmiany w ludzkiej psychice i intelekcie.
Zaufanie nie wymaga pracy, rozwiąnie podejrzeń – wymaga jej bardzo dużo.
Cyfryzacja daje niepokojące efekty w społecznościach charakteryzujących się brakiem kapitału społecznego, a szczególnie brakiem zaufania ludzi do siebie nawzajem. Dzięki cyfryzacji uzyskujemy bardzo wiele danych i możliwość ich łatwego dystrybuowania. Można zażądać bardzo szczegółowych danych, aby pozbyć się podejrzeń, a jeśli te podejrzenia roją się nadmiernie w naszych głowach, to inni będą mieli pełne ręce roboty, aby je rozwiewać, dostarczając nam hektary raportów (cyfrowych, oczywiście).
Na łódzkim spotkaniu przytoczono przykład z branży mieszkaniowej. Kiedyś zarządcy budynków wspólnot mieszkaniowych 80% czasu zajmowali się budynkami, a teraz 80% czasu zajmują się dostarczając mieszkańcom dane, jakie w ich miemaniu powinni otrzymać. Co nie polepsza opieki nad budynkami. Oczywiście, nie znaczy to, że właścicielom mieszkań nie należą się informacje. Ważne, żeby były to informacje, z którymi coś chcą zrobić użytecznego, a nie tylko rozwiać podejrzenia.
W firmach też jest to zjawisko: nadmiar raportowania wyłącznie w celu kontroli ludzi: pracowników, partnerów, klientów.
Dyrektorzy finansowi i szefowie działów księgowych na spotkaniu potwierdzali też, że biznes jest świadomy, że teraz można zrobić mnóstwo analiz, dużo więcej niż kiedyś. Wydaje im się, że z tych danych ot tak sobie wynikną jakieś nieoczekiwane zależności i światłe podpowiedzi, nawet bez zadania dobrego pytania. Więc generalnie postawa biznesu jest taka: jeśli możemy dostać jakieś dane, to zażądajmy ich, może się przydadzą.
Zwiększa to ogromnie obciążenie pracą działów i osób, które zbierają dane, przygotowują te raporty, dystrybuują je.
Pasożytnicze modele biznesowe
Czas zabierają nam cudze modele biznesu, w których my mamy rolę dostawców danych….. o sobie, oczywiście mimochodem buszując w mediach, sklepach, na komunikatorach czy platformach. Wytworzyły w nas poczucie obowiązku bycia online, dostępnym, natychmiastowej reakcji. Ta metoda powoduje, że dostawczamy ich właścicielom wiele informacji, na których budują swój biznes, np. sprzedają reklamy czy nasze profile konsumenckie.
Wewnątrz firmy też jest pewien przymus natychmiastowej reakcji właśnie dlatego, że jesteśmy świadomi, że w systemie widać, że zostaliśmy poinformowani, że przekazano nam, że teraz u nas jest sprawa…. Im bardziej cyfrowo, tym bardziej przejrzyście, ale też większa presja na tempo pracy. No, ale po to przede wszystkim sobie fundujemy tę całą informatykę… aby nas dyscyplinowała i pilnowała. Dopiero w drugiej kolejności do celów twórczych i wartościowych.
No, ale czy my, ludzie jesteśmy stworzeni do bycia zawsze akurat, zawsze zdyscyplinowani, zawsze gotowi i w 100% sprawni? Czy nie zapłacimy za to naszym samopoczuciem w życiu, tak ogólnie? Czy na pewno biznesowi wyjdzie na dobre w długim okresie czasu? Pewnie jednak tak, bo ludzie w biznesie są wymienialni. Jak się ktoś wypali, to wskoczy na jego miejsce inny, zwabiony wizją awansu czy zarobku. Więc cyfryzujące firmy będą rosnąć i rozwijać się. Ale skutki społeczne mogą być negatywne.
Ostatnia przyczyna, którą warto wymienić analizując naszą nie zmniejszającą się zajętość, jest trudność w odróżnianiu rzeczy ważnych i mniej ważnych, pilnych i niekoniecznie pilnych, hierarchizacja spraw. Wynika to właśnie z różnych uwarunkowań społecznych w organizacjach, z gry interesów biznesowych i osobistych, na które nałożono rozwiązania technologiczne, w ktorych nie ma na to algorytmu, ale za to są znakomite algorytmy do komunikacji, np. można wiele osób dodać na cc, aby rozmyć odpowiedzialność za jakieś działanie, a algorytm nie usunie tych, które daną sprawą w ogóle nie powinny się zajmować.
Widać z tego przecież pobieżnego przeglądu przyczyn naszej maksymalnej zajętości w pracy, że nic nie sprzyja bardziej komfortowemu gospodarowaniu czasem pracownika, choć czas pracy jest przedmiotem bardzo drobiazgowej obróbki, wielu usprawnień i automatyzacji, ciągle ponawianej kalkulacji. Ale to czas pracy, a nie czas pracownika jest zasobem firmy. A to nie to samo!
Iwona D. Bartczak