Zdecydowanie wiemy, że takie podejscie do procesów w księgowości jest już od dawna ?de mode?. Optymalizacja, choć w podatkach zabroniona, to w księgowości nadal jest jednym z najciekawszych zadań i wyzwań dla managerów tych działów. Istotne jest przecież aby dane zostały szybko przetworzone w informacje, a wszechobecne ryzyka podatkowe zmierzone i zabezpieczone.
Jednym z wiodących rozwiązań jakie jest wdrażane w procesach zamkniecia miesiąca jest ograniczanie analiz i działań do oczekiwanego poziomu bez konieczności ich przeprowadzania do samego końca. Ważne jest osiągnięcie jak największego efektu przy jak najmniejszym nakładzie zasobów (czasu, energii, pieniędzy itp.), czyli zastosowanie Zasady Pareto w procesach księgowych. Przykładem procesu jaki pomoże zobrazować praktyczne zastosowaie tej zasady jest rozliczanie wydatkow służbowych.
Częste podróże służbowe pracowników w wielu branżach generują dużą liczebność dokumentów przy stosunkowo niskich wartościach pojedynczych wydatków. Z odpowiedzią na potrzebę automatyzacji tych procesów przychodzą aplikacje, które pozwalają na elektroniczny obieg dokumentów tej kategorii wydatków. Jak we wszystkich procesach zakupowych wymagana jest kontrola pozwalająca na autoryzacje danego wydatku przez przełożonego, jak i kategoryzacje pod kątem formalnym i podatkowym. Funkcjonalność oferowanych oprogramowań pozwala na stworzenie reguł wynikających z wewnętrznych procedur i zewnętrznych regulacji, aby wzmacniać i automatyzować kontrolę autentyczności i zasadności danego wydatku, ograniczając wymagane zaangażowanie przełożonych do minimum.
Natomiast kontrole pod względem księgowym i podatkowym są w praktyce zagadnieniem, które często generuje zdecydowanie nieadekwatny nakład pracy w stosunku do zysków płynących z ich przeprowadzania.
Jednym ze sposobów, jaki można w takiej sytuacji rozważyć, jest ustalenie poziomu pojedynczego wydatku, poniżej którego taka kontrola nie będzie dokonywana i/lub wzmocniona cyklicznymi analizami merytorycznymi. Takie podejście łatwo jest zobrazować na dwóch przykłądach: wydatku za hotel oraz zakup usługi marketingowej.
O ile pierwszy wydatek łatwo jest skategoryzować, chociażby za pomocą definicji merchanta i zdefiniować ryzyka jakie generuje, o tyle usługi niematerialne, tj. usługi marketingowe mogą pochodzić od różnych nie wprost zdefiniowanych dostawców i mogą generować znacznie więcej niejednorodnych ryzyk. Dążąc zatem do wprowadzenia ograniczeń kontroli tych wydatków przeprowadzanych przez człowieka, kolejnym zagadnieniem jakie musimy ustalić, to poziom istotności tych wydatków w stosunku do wyników podatkowych generowanych przez przedsiębiorstwo.
Często bowiem okazuje się, że procent podatku z sumy tych wydatków uznanych jako do pozostawienia bez kontroli człowieka, mimo iż stanowi istotny wolumen całości omawianych dokumentów, nie stanowi istotnych wartości w korelacji z wynikami firmy. W takich sytuacjach pojawia się pytanie: Czy warto jest poddawać takie pozycje jakiejkolwiek kontroli? Oczywiście, każde przedsiębiorstwo musi indywidualnie odpowiedzieć sobie na to pytanie niemniej, odpowiednia kategoryzacja tych z wydatków wraz z zdefiniowaniem poziomu ryzyk, pozwala podjąć zarządzającym podjąć właściwą decyzje.
Opisany proces, jest jednym z przykladów, który obrazuje nam, iż efektywność zarządzania procesami może być uzyskana za pomocą digitalizacji procesowania dokumentów, a w kolejnym etapie wprowadzenia ograniczeń manualnych kontroli bez ponoszenia istotnych ryzyk.
Anna Dutkowska, menedżer finansowy, główna księgowa, członek Kapituły Klubu Dyrektorów Finansowych „Dialog”
_____________________________________
Zapraszamy na spotkanie 11.12 g. 9-11. Rejestracja w serwisie dyrektorów Business Dialog
