Na jednym z wrocławskich spotkań Klubu Dyrektorów Finansowych ?Dialog? Piotr Słomianny, CFO w MPWiK, powiedział: „Dzisiaj to analityk ? człowiek który rozumie mowę danych ? jest liderem zmian w organizacji, powinien więc być w każdym jej dziale. Dzięki analizie danych potrafi przewidzieć zdarzenia. Menedżerowie mogą im wtedy zapobiegać lub owocnie wykorzystywać. Są do nich przygotowani.” Uzyskał powszechny aplauz uczestników spotkania.
Dane zyskują na znaczeniu tym bardziej, im więcej mamy narzędzi technologicznych do ich zbierania, przetwarzania i udostępniania, np. narzędzia do analizy i raportowania. No, i im obficiej te narzędzia muszą być karmione danymi, aby dały pożytecznych efekt, np. uczące się algorytmy. Tak więc z jednej strony technologia IT umożliwia pożytek z danych, a z drugiej – motywuje do odpowiedniego ich gromadzenia.
Dane zyskują na znaczeniu tym bardziej, im bardziej zmienna i złożona jest rzeczywistość biznesowa i im więcej decyzji trzeba podejmować i to najlepiej w czasie rzeczywistym. A teraz właśnie taką mamy sytuację: totalnie nieprzewidywalną, a przecież trzeba przyjmować i składać zamówienie, kalkulować, wyceniać, produkować, transportować, sprzedawać.
Im szybciej od zdarzenia podejmiemy decyzję, tym większą mamy szansę na dopasowanie się do tego zdarzenia i zmniejszenia strat lub zwiększenie korzyści wynikających z jego pojawienia.
Ponadto im lepszej jakości będziemy mieć dane, tym więcej procesów będziemy mogli zautomatyzować, tym więcej decyzji będziemy mogli powierzyć algorytmom, zostawiając ludziom ? menedżerom i specjalistów ? obsługę wyjątków i nadzwyczajnych sytuacji, kwestie strategiczne i innowacje.
Patrząc na powyższe zależności, trzeba powiedzieć, że aktualna sytuacja technologiczna, gospodarcza i społeczna jak nigdy wcześniej sprzyja, aby priorytetem stało się odpowiednie zarządzanie danymi w firmie. Nie dziwi więc, że CFO w badaniu Klubu Dyrektorów Finansowych ?Dialog? z listopada 2021 wskazali, że w 2022 r. projekty prowadzące do podniesienia zarządzania danymi znajdą się w ich szczególnej pieczy, jako jeden z priorytetów usprawnień w firmie.
O tym jakie to mogą być projekty czy działania rozmawialiśmy na grudniowych spotkaniach w Klubie Dyrektorów Finansowych ?Dialog? w Warszawie i Poznaniu.
?Dane i klient to są najważniejsze elementy, wokół których dzisiaj buduje się strategię biznesową. Mówimy o data-driven company i o demokratyzacji danych, o powszechnym dostępie do nich, aby każdy dział generował takie analizy i raporty, jakich potrzebuje. Samoobsługa w tym zakresie ? a nie zamawianie raportów np. u informatyków czy w jakimś specjalnym dziale – jest najbardziej pożądanym rozwiązaniem. Narzędzia analityczne IT nie są już barierą dla żadnego specjalisty nieinformatycznego. Ale potrzebna jest kompetencja analityczna.? ? mówił w Warszawie Jacek Nawrot, ekspert rynku ICT, członek zespołu ?Liderzy przyszłości XXI?, wspierającego program ?Made in Poland/Wyprodukowane w Polsce?.
W Poznaniu swoją wiedzą z CFO dzielił się Paweł Seliga, konsultant Exact. Na tym spotkaniu bardziej skupiliśmy się na operacyjnych zagadnieniach obiegu dokumentów i zarządzania danymi.
?Jest kilka zasad, który wprowadzenie w firmie podnosi jakość zarządzania danymi, a zatem i pożytek z nich. Najważniejsza z nich to wprowadzanie danych do systemów jeden raz, w momencie podejmowania decyzji biznesowej, związanej np. z poniesieniem kosztu, a nie dopiero wtedy gdy pojawi się dokument ? faktura za wykonaną usługę czy dostawę. Dane powinny być wprowadzane przez osobę, która taką decyzję podejmuje. Obecnie pożądanym kierunkiem jest także taka integracja z dostawcami i klientami, aby dane wpływały automatycznie albo aby kontrahenci sami je wprowadzali do naszych systemów.? ? mówił Paweł Seliga. Jednak kontrahenci o silnej pozycji zwykle mają swoje platformy i formaty, i nie chcą do nikogo się dostosowywać. ?Najlepszym rozwiązaniem jest wówczas posiadanie systemu, który może zintegrować się z różnymi innymi przez API i który przyjmuje dane w różnym formacie. Integracja z wykorzystaniem API zapewnia spójność danych i jest możliwa do wykonania w stosunkowo krótkim czasie. ? ? dodaje Paweł Seliga.
We wszystkich rozmowach w KDF Dialog dyrektorzy potwierdzają ważność zasady wprowadzania danych jak najwcześniej w procesie i u źródła, czyli tam gdzie one powstają. Wtedy mogą służyć do większej liczby i trafniejszych decyzji. Nieprzestrzeganie tej zasady powoduje nie tylko ograniczenie możliwości reakcji na sytuacje biznesową, ale też uciążliwy chaos w danych, ciągłe szukanie brakujących danych, poprawianie błędów, tworzenie ?obejść?, nieustanne uzgadnianie niespójności.
Ponadto trzeba pamiętać o kilku pułapkach:
- Grupowanie danych według systemów, w których są przechowywane.
- Pomijanie klasyfikacji istotności danych.
- Brak właścicielstwa danych.
- Wprowadzanie danych przez operatorów, którzy nie rozumieją, dlaczego to robią lub nie znają kontekstu biznesowego.
Warto też pamiętać, że brak danych jest lepszy niż błędne dane. Brak danych ogranicza bowiem ryzyko podejmowania błędnych decyzji, ponieważ skłania do większej ostrożności. Błędne dane usypiają czujność, ponieważ już sam fakt posiadania jakichś danych jest odbierany pozytywnie i w dobrej wierze.
______________________
Polecamy też wypowiedź Pawła Seligi w serwisie Klubu Dyrektorów Finansowych „Dialog”