- Zarządy firm poszukując dźwigni wzrostu i rozwoju swojego biznesu, decydują się w sposób naturalny na implementację rozwiązań wspierających ich strategiczne decyzje.
- Do puli tych rozwiązań należy zaliczyć nowoczesne technologie informatyczne wspierające digitalizację procesów biznesowych i stanowiące podstawę sprawnie zarządzanego przedsiębiorstwa.
- Istotą zaś każdego biznesu jest zyskowna transakcja, czyli wymiana towaru lub usługi zachodząca pomiędzy kupującym a sprzedającym.
Trzy tezy, trzy fakty, przyznacie Państwo trudno z powyższym polemizować, choć wiem, że diabeł tkwi w szczegółach, a czasami w teorii. Jednak nie teorią, a najlepszymi praktykami chciałbym się z Państwem tutaj podzielić.
Mianownik
A zatem:
Technologie informatyczne zastosowane w relacjach biznesowych pomiędzy kupującym i sprzedającym wspierają proces decyzyjny oraz zapewniają dźwignię wzrostu firm, podobnie jak digitalizacja procesów .
Na poparcie tej tezy posłużę się wynikami badania The Hackett Group?s, które prezentuje trendy technologiczne mające największy wpływ na proces purchase to pay w kolejnych 10 latach. Aż 71% respondentów (purchase-to-pay) wskazuje na istotną rolę cyfryzacji w procesie dokonywania transakcji w relacji B2B.
Rzeczywistość
Wiele już zostało powiedziane i napisane o narzędziach informatycznych wspierających działalność przedsiębiorstwa. Systemy klasy ERP (Enterprise Resource Planning) w założeniach powinny wspierać firmę w całym zakresie jej działalności. W praktyce nie zawsze mamy z tym jednak do czynienia.
Najlepiej widoczne jest to w procesach biznesowych, w których zachodzi tzw. ?komunikacja zewnętrzna? w relacji kupujący ? sprzedający, co powtórzę za jedną z postawionych tez, stanowi istotę każdego biznesu. Mam na myśli takie procesy jak np.: pozyskiwanie informacji o rynku, ofertowanie, wysyłanie i odbiór zamówień czy wysyłanie i rozliczanie faktur.
W wymienionych procesach w wyniku zawieranych ?transakcji? generowane są terabajty informacji-danych. W tym miejscu napotykamy na coś, co stanowi zaprzeczenie postawionej wcześniej tezy. Pozyskiwane i generowane dane materializują się w postaci dokumentu. W obrocie handlowym pojawia się papier bądź jego postać zdigityzowana, czyli tzw. ?pdf?. Procesowi temu towarzyszy biurokracja, spadek efektywności procesowej oraz wysokie koszty przetwarzania dokumentów. Przestajemy efektywnie zarządzać przedsiębiorstwem. Rezygnujemy świadomie z dźwigni wzrostu firmy.
Dlaczego w tym kluczowym dla naszego biznesu momencie, w relacji pomiędzy kupującym a sprzedającym, pomimo kosztownych inwestycji w systemy informatyczne wewnątrz przedsiębiorstwa, zapominamy o automatyzacji i pełnej informatyzacji tego strategicznego odcinka? Odpowiedź ?bo nie potrafimy się dogadać? byłaby zbytnim uproszczeniem, chociaż wiele w niej prawdy. Brakuje nam czegoś więcej ? rozumienia swoich potrzeb biznesowych.
Jest to:
- Potrzeba obydwu stron związana z pełną, elektroniczną komunikacją w procesie wymiany informacji-danych, a więc digitalizacją (NIE digityzacją czyli generowaniem PDF) tak na etapie zaciągania zobowiązania, jaki i w momencie jego rozliczenia.
- Potrzeba dyktowana koniecznością obniżania kosztów operacyjnych, zwiększaniem płynności finansowej, skracaniem okresów rozliczeniowych, szybkim dostępem do informacji zarządczej, zdolnością do natychmiastowej reakcji w przypadku wystąpienia odchyleń od przyjętych założeń biznesowych etc?
W efekcie braku rozumienia swoich potrzeb oraz status quo decyzyjnym tkwimy w jednym wielkim ?obiegu dokumentów? generującym powszechnie znane problemy.
W relacji kupujący ? sprzedający najczęściej identyfikowanymi barierami blokującymi pełną digitalizację w komunikacji z perspektywy sprzedających są:
- brak wiedzy o pełnym procesie biznesowym (np.: purchase to pay),
- nieznajomość przepisów prawa regulujących elektroniczny obieg informacji-danych (dokumentów),
- przywiązanie do digityzacji procesów, a więc pseudo elektronicznej komunikacji wykorzystującej format PDF dokumentów w obiegu handlowym,
- brak standaryzacji technologii na styku różnych systemów informatycznych w tym finansowo-księgowych,
- koszty ?integracji? dostawcy z kupującym.
Z punktu widzenia kupujących, decyzję o uruchomieniu pełnej cyfrowej komunikacji mogą blokować:
- nieznajomość przepisów prawa regulujących elektroniczny obieg informacji-danych (dokumentów),
- przywiązanie do digityzacji procesów, a więc pseudo elektronicznej komunikacji wykorzystującej format PDF dokumentów w obiegu handlowym,
- brak standaryzacji posiadanych technologii na styku różnych systemów informatycznych w tym finansowo-księgowych,
- obawa przed implementacją rozwiązań chmurowych (cloud computing),
Znając potrzebę, łatwiej o wskazanie możliwego rozwiązania.
Praktycznie wszystkie potrzeby, o których wspomniałem powyżej zostały uwzględnione w powszechnym już rozwiązaniu ?Supplier Cloud?. Supplier Cloud w procesie purchase-to-pay to miejsce elektronicznej komunikacji pomiędzy kupującym, a dostawcą, miejsce wymiany zamówień oraz faktur z wykorzystaniem systemu wymiany danych w ustrukturyzowanej postaci. Zapewne każdy z nas słyszał o takim rozwiązaniu. Powiem więcej, być może w ramach posiadanych licencji na system ERP, dysponujemy taką technologią, jednak z niej nie korzystamy.
Marketplanet również oferuje takie narzędzie, tj. OnePlace.
O tym jak rozbroić bariery blokujące firmy przed decyzjami uruchamiającymi pełną cyfryzację procesu P2P i korzystać z całej palety możliwości biznesowych Supplier Cloud, już w krótce w kolejnych artykułach.