Dlaczego firmy powstrzymują się przed cyfryzacją komunikacji z kontrahentami?

Udostępnij:
  • Zarządy firm poszukując dźwigni wzrostu i rozwoju swojego biznesu, decydują się w sposób naturalny na implementację rozwiązań wspierających ich strategiczne decyzje.
  • Do puli tych rozwiązań należy zaliczyć nowoczesne technologie informatyczne wspierające digitalizację procesów biznesowych i stanowiące podstawę sprawnie zarządzanego przedsiębiorstwa.
  • Istotą zaś każdego biznesu jest zyskowna transakcja, czyli wymiana towaru lub usługi zachodząca pomiędzy kupującym a sprzedającym.

Trzy tezy, trzy fakty, przyznacie Państwo trudno z powyższym polemizować, choć wiem, że diabeł tkwi w szczegółach, a czasami w teorii. Jednak nie teorią, a najlepszymi praktykami chciałbym się z Państwem tutaj podzielić.

Mianownik

A zatem:

Technologie informatyczne zastosowane w relacjach biznesowych pomiędzy kupującym i sprzedającym wspierają proces decyzyjny oraz zapewniają dźwignię wzrostu firm, podobnie jak digitalizacja procesów .

Na poparcie tej tezy posłużę się wynikami badania The Hackett Group’s, które prezentuje trendy technologiczne mające największy wpływ na proces purchase to pay w kolejnych 10 latach. Aż 71% respondentów (purchase-to-pay) wskazuje na istotną rolę cyfryzacji w procesie dokonywania transakcji w relacji B2B.

Rzeczywistość

Wiele już zostało powiedziane i napisane o narzędziach informatycznych wspierających działalność przedsiębiorstwa. Systemy klasy ERP (Enterprise Resource Planning)  w założeniach powinny wspierać firmę w całym zakresie jej działalności. W praktyce nie zawsze mamy z tym jednak do czynienia.

Najlepiej widoczne jest to w procesach biznesowych, w których zachodzi tzw. „komunikacja zewnętrzna” w relacji kupujący – sprzedający, co powtórzę za jedną z postawionych tez, stanowi istotę każdego biznesu. Mam na myśli takie procesy jak np.: pozyskiwanie informacji o rynku, ofertowanie, wysyłanie i odbiór zamówień czy wysyłanie i rozliczanie faktur.

W wymienionych procesach w wyniku zawieranych „transakcji”  generowane są terabajty informacji-danych. W tym miejscu napotykamy na coś, co stanowi zaprzeczenie postawionej wcześniej tezy. Pozyskiwane i generowane dane materializują się w postaci dokumentu. W obrocie handlowym pojawia się papier bądź jego postać zdigityzowana, czyli tzw. „pdf”. Procesowi temu towarzyszy biurokracja, spadek efektywności procesowej oraz wysokie koszty przetwarzania dokumentów. Przestajemy efektywnie zarządzać przedsiębiorstwem. Rezygnujemy świadomie z dźwigni wzrostu firmy.

Dlaczego w tym kluczowym dla naszego biznesu momencie, w relacji pomiędzy kupującym a sprzedającym, pomimo kosztownych inwestycji w systemy informatyczne wewnątrz przedsiębiorstwa, zapominamy o automatyzacji i pełnej informatyzacji tego strategicznego odcinka? Odpowiedź „bo nie potrafimy się dogadać”  byłaby zbytnim uproszczeniem, chociaż wiele w niej prawdy. Brakuje nam czegoś więcej – rozumienia swoich potrzeb biznesowych.

Jest to:

  • Potrzeba obydwu stron związana z pełną, elektroniczną komunikacją w procesie wymiany informacji-danych, a więc digitalizacją (NIE digityzacją czyli generowaniem PDF) tak na etapie zaciągania zobowiązania, jaki i w momencie jego rozliczenia.
  • Potrzeba dyktowana koniecznością obniżania kosztów operacyjnych, zwiększaniem płynności finansowej, skracaniem okresów rozliczeniowych, szybkim dostępem do informacji zarządczej, zdolnością do natychmiastowej reakcji w przypadku wystąpienia odchyleń od przyjętych założeń biznesowych etc…

W efekcie braku rozumienia swoich potrzeb oraz status quo decyzyjnym tkwimy w jednym wielkim „obiegu dokumentów” generującym powszechnie znane problemy.

W relacji kupujący – sprzedający najczęściej identyfikowanymi barierami blokującymi pełną digitalizację w komunikacji z perspektywy sprzedających są:

  1. brak wiedzy o pełnym procesie biznesowym (np.: purchase to pay),
  2. nieznajomość przepisów prawa regulujących elektroniczny obieg informacji-danych (dokumentów),
  3. przywiązanie do digityzacji procesów, a więc pseudo elektronicznej komunikacji wykorzystującej format PDF dokumentów w obiegu handlowym,
  4. brak standaryzacji technologii na styku różnych systemów informatycznych w tym finansowo-księgowych,
  5. koszty „integracji” dostawcy  z kupującym.

Z punktu widzenia kupujących, decyzję o uruchomieniu pełnej cyfrowej komunikacji mogą blokować:

  1. nieznajomość przepisów prawa regulujących elektroniczny obieg informacji-danych (dokumentów),
  2. przywiązanie do digityzacji procesów, a więc pseudo elektronicznej komunikacji wykorzystującej format PDF dokumentów w obiegu handlowym,
  3. brak standaryzacji posiadanych technologii na styku różnych systemów informatycznych w tym finansowo-księgowych,
  4. obawa przed implementacją rozwiązań chmurowych (cloud computing),

Znając potrzebę, łatwiej o wskazanie możliwego rozwiązania.

Praktycznie wszystkie potrzeby, o których wspomniałem powyżej zostały uwzględnione w powszechnym już rozwiązaniu „Supplier Cloud”. Supplier Cloud w procesie purchase-to-pay to miejsce elektronicznej komunikacji pomiędzy kupującym, a dostawcą, miejsce wymiany zamówień oraz faktur z wykorzystaniem  systemu wymiany danych w ustrukturyzowanej postaci.  Zapewne każdy z nas słyszał o takim rozwiązaniu. Powiem więcej, być może w ramach posiadanych licencji na system ERP, dysponujemy taką technologią, jednak z niej nie korzystamy.

Marketplanet również oferuje takie narzędzie, tj. OnePlace.

O tym jak rozbroić bariery blokujące  firmy przed decyzjami uruchamiającymi pełną cyfryzację procesu P2P i korzystać z całej palety możliwości biznesowych Supplier Cloud, już w krótce w kolejnych artykułach.

Adam Jończyk, Marketplanet.

Marketplanet wybiera, rekomenduje i wdraża rozwiązania (Supplier Cloud – OnePlace) zawierające digitalizację dokumentów w procesie purchase-to-pay (P2P) z uwzględnieniem potrzeb partnerów biznesowych. Marketplanet jest partnerem Klubu Dyrektorów Finansowych „Dialog”