W biznesie jest coraz bardziej widoczne zainteresowanie automatyzacją rozliczeń księgowych, w tym zobowiązań.
Obecnie przemysł opiera swoją dzielność produkcyjną czy usługową na licznych powiązaniach kooperacyjnych. Specjalizacja w procesach technologicznych, wyższa wydajności i jakości są motywem dla szerszej niż kiedyś intensywnej kooperacji przedsiębiorstw.
Intensyfikacji współpracy towarzyszy zwielokrotniony strumień dokumentów pomiędzy podmiotami, co z kolei wymaga innego podejścia do ich weryfikacji. Oczywiście, weryfikacji rozumianej jako badanie zgodności z zamówieniami i dokonywanymi przyjęciami materiałów, komponentów lub odbiorami zleconych usług.
Czy jest szansa na usprawnienia w tym zakresie?
Poprawę efektywności procesów możemy osiągnąć poprzez wdrażanie narzędzi klasy e-procurement. Taki system jest otwarty na wiele scenariuszy opracowywania specyfikacji do zakupu. Możemy wznawiać wywołane zakupu poprzez klonowanie wcześniejszych zapotrzebowań z ich ewentualną modyfikacją lub nie, budować specyfikacje pozycji do zakupu na podstawie katalogów elektronicznych własnych wynikających z zawartych umów ramowych z dostawcą/dostawcami. A także co istotne i wygodne przenieść dowolny produkt wyszukany w Internecie na zewnętrznych serwisach sprzedawców i dystrybutorów.
Przeniesienie takiej pozycji do naszego zapotrzebowania pozwala na opracowanie wymaganego dekretu księgowego, uruchomienie obiegu akceptacyjnego oraz automatyczne wysłanie zamówienia do dostawcy.
Struktura i stopień rozwinięcia segmentów dekretu księgowego daje szansę wczesnego walidowania wielu wymiarów i parametrów uzgadnianych pozycji do zakupu. Jest na tym etapie szans na wsparcie zespołów kontrolingowych.
Skuteczne rozwiązanie
Wczesna dekretacja księgowa jest idealnym sposobem sterowania procesem autoryzacji zobowiązania na elektronicznej ścieżce workflow, zbędne jest wówczas prowadzenie dodatkowych rejestrów dla badania obciążeń poszczególnych budżetów w trybie obiegowym. Te działania mogą odbywać się w tle automatycznie na etapie przygotowania zapotrzebowania.
Kontrola budżetu
Wygodnym sposobem na zarządzanie wydatkami jest sterownie dostępnością odpowiednich wymiarów dekretacyjnych na przykład nr zadania inwestycyjnego, zlecenia produkcyjnego, czy środka trwałego w budowie, w odpowiednim oknie czasowym co nie pozwala użytkownikom na generowanie zapotrzebowań i zamówień dla nieaktywnych wymiarów dekretacyjnych. Poprzez takie sterowanie strukturą słowników dekretacyjnych w czasie aktywnie zarządzamy wydatkami.
Obawy a doświadczenie
Często firmy mają obawy, że organizacja nie poradzi sobie ze złożonością operacji dekretacji szczególnie, gdy dekretacja jest złożoną strukturą posiadającą wzajemne powiązania i liczne warunki logiczne. Z naszego doświadczenia wiemy, że implementacja procesu dekretacji księgowej z rozbudowaną strukturą i licznymi warunkami logicznymi jest jak najbardziej możliwa do wdrożenia. Pracownicy bez problemu opanowali ten proces mimo wielu obaw managerów.
Czy mamy wpływ na efektywność przetwarzania dokumentów transakcyjnych?
Oczywiście, jednak należy dołożyć starań by jak najwcześniej proces był oparty o dokumenty elektroniczne typu formularze elektroniczne. Elektroniczna postać danych daje szansę na automatyzację weryfikacji danych, badania zgodności zapisów, porównywania parametrów ilościowych pomiędzy poszczególnymi rodzajami dokumentów w procesie. Mamy tu na myśli zgodność zapotrzebowań i zamówień z odbiorami /przyjęciami magazynowymi oraz fakturami. Cyfrowe dane posiadane wprost z prowadzonych zapisów transakcyjnych są najbardziej wiarygodnym źródłem danych.
Klucz do sukcesu
Cyfrowa forma przetwarzanych dokumentów przyśpiesza i usprawnia proces monitorowania zaciąganych zobowiązań, badania ich struktury w powiązaniu z wymiarami dekretacji księgowej co najistotniejsze na etapie, gdy organizacja dopiero się przygotowuje do zaciągnięcia zobowiązania. To przedział czasu, w którym możemy bezpiecznie podjąć działania korygujące, zablokować zakup, nie ponosząc ryzyka sfinalizowania dostawy.
Oczywiście, należy pamiętać, że organizując proces musimy uwzględnić wiele scenariuszy jego realizacji. Dostępne rozwiązania IT gwarantują już znaczącą elastyczność w tym zakresie.
Ważnym czynnikiem sukcesu we wdrażaniu omawianych rozwiązań jest dbałość o to, by w 100% obejmowały wszystkie strumienie wydatków oraz były gotowe na obsługę potencjalnych scenariuszy ich rozliczenia. Automatyzacja procesu rozliczeń i generalnie całego procesu zakupowego jest szansa na poprawę efektywności przetwarzania dokumentów w organizacji i obniżenie kosztów obsługi transakcji handlowych pomiędzy kooperującymi przedsiębiorstwami.
Henryk Tylkowski, doświadczony trener i doradca w zakresie optymalizacji procesów produkcji, zarządzania portfolio dostawców oraz strategicznego zarządzania zakupami w branżach mechaniczna, elektroniczna, elektroenergetyczna i telekomunikacyjna. Pracuje w Marketplanet.
Więcej artykułów na ten temat https://pi.marketplanet.pl/finanse/
___________________________________
od redakcji
Zapraszamy na spotkanie w Poznaniu 15.10 g. 15.00 rozszerzające tematykę usprawniania i automatyzacji zarządzania zobowiązaniami. Rejestracja w serwisie dyrektorów Business Dialog https://businessdialog.pl/wydarzenia/dfe-15102020