Szybszy i łatwiejszy dostęp do treści dla zwiększenia wydajności pracy – kilka wskazówek
Posłuchaj:
Udostępnij:
Rozmowa z Izabellą Żernicką, Digital Transformation Advisor i Filipem Telakiem, Partnerem Strategicznym rozwiązań ECM w Betacom
– W ub. roku w Klubie Dyrektorów Finansowych „Dialog” przeprowadziliśmy badanie na temat „Na ile dostęp do najnowszych narzędzi cyfrowych zachęciłby Cię do zmiany pracy bądź do udziału w projekcie?” . Mówi się, że ludzie niechętnie uczą się nowych narzędzi, ale nasze badanie udowadnia wręcz przeciwna tezę: nowoczesne rozwiązania IT zachęcają do pracy i do większego zaangażowania. Czy również takie są Wasze doświadczenia?
– Wcale nas nie dziwi ten wynik badania. Dzisiejsi pracownicy nie chcą pracować z powolnymi systemami, zapewniającymi niewielką funkcjonalność i wsparcie. Wiedzą, że lepsze wyniki –
a więc możliwość rozwoju, awansu, premii – zapewnią im lepsze narzędzia IT i ich wręcz wymagają.
Z naszego doświadczenia z systemami ECM wynika, że pracownicy chcą łatwych w obsłudze, nowoczesnych systemów do zarządzania firmową treścią ECM, zapewniających im szybki
i bezpieczny dostęp do informacji potrzebnych do wykonywania swoich obowiązków oraz umożliwiających im pracę w trybie hybrydowym lub zdalnym.
Sztuczna inteligencja może np. przyspieszyć przetwarzanie zapytań klientów poprzez wyodrębnianie informacji, przekazywanie zapytania do właściwej osoby, a nawet oznaczanie spraw o wysokim priorytecie.
Wdrożenie nowoczesnych systemów ECM umożliwia uzyskanie odporności poprzez skalowalność, której kluczowym elementem jest posiadanie technologii, nie mającej ograniczeń w zakresie pamięci masowej, liczby użytkowników czy możliwości przetwarzania. Pamięć masowa i liczba licencji dla użytkowników powinny być nieograniczone.
Trzymanie się starszych systemów grozi utratą specjalistów niezbędnych do rozwoju biznesu.
____________________________
ECM (Enterprise Content Management) określany jest jako ″obieg dokumentów″, ″obieg spraw″ lub ″opiniowanie dokumentów″.
System klasy ECM usprawnia zarządzanie oraz dystrybucję dokumentów i danych, digitalizując dokumenty papierowe w organizacji, zapewniając tym samym syntezę firmowych treści i ich automatyzację w różnych ekosystemach oraz dynamiczne zarządzanie priorytetami.
ECM umożliwia tworzenie i automatyzację procesów elektronicznego obiegu dokumentów, hierarchizuje poziomy dostępów, pozwala interaktywnie pracować na treściach oraz monitoruje zmiany. Powiązany jest z procesami skanowania dokumentów, pozwala elektronicznie podpisywać lub pieczętować dokumenty, automatyzuje procesy departamentów i archiwizuje firmowy kontent z różnych źródeł.
Podstawową ECM nowej generacji ICA (Intelligent Content Automation) jest łączenie systemów (np. ERP, CRM) i informacji w całym przedsiębiorstwie, aby zapewnić pracownikom szybszy i łatwiejszy dostęp do treści oraz zwiększyć wydajność ich pracy.
________________________________
– Jaka jest właściwa hierarchia rozwiązań IT , zakładając chęć wdrożenia nowoczesnego systemu ECM?
– Na pewno priorytetem jest posiadanie infrastruktury IT działającej w chmurze, która umożliwia integrację z innymi aplikacjami oraz dostęp do informacji z dowolnego miejsca. Jest to niezbędne dla podniesienia produktywności i do współpracy.
Kolejna sprawa – dane. Dane są jedną z najważniejszych rzeczy, jakie powierzają firmom klienci. Najwyższe standardy bezpieczeństwa są tu koniecznością. Starsze systemy pochłaniają dużą ilość zasobów i są kosztowne, a do ich utrzymania i działania wymagana jest specjalistyczna wiedza. Przejście na bardziej nowoczesny system ECM pozwala obniżyć roczne koszty o nawet 54%*. Ujednolicona platforma, która łączy wszystkie posiadane informacje, zapewnia zintegrowany widok w czasie rzeczywistym wszystkiego, co dzieje się w firmie. Wynikająca z tego widoczność
i przejrzystość to rewolucyjna zmiana w procesach biznesowych i współpracy.
Uproszczenie środowiska IT uwalnia środki i zasoby, które można wykorzystać do usprawnienia zarządzania informacjami i procesami, dzięki czemu można skupić się na uzyskaniu przewagi nad konkurencją eliminując silosy informacyjne i nieefektywną współpracę.
– Dzisiaj sztuczna inteligencja opanowała wyobraźnię menedżerów i pracowników, pokłada się w niej nadzieję na osiągnięcie większej produktywności. Mówi się o wielkich modelach językowych, typu ChatGPT czy Gemini. Jak to wygląda w przypadku systemów ECM?
– One także mają te możliwości. System ECM z inteligentnymi funkcjami automatyzacji zmienia zasady gry poprzez uproszczenie codziennej pracy i wykonywanych zadań. Wyobraź sobie, że masz własnego cyfrowego asystenta, który wyodrębnia dane i analizuje anomalie w celu wykrywania oszustw zapewniając szybkie i dokładne procesy. Wyodrębnianie cennych ustrukturyzowanych treści z interakcji lub dokumentów oznacza, że z danych można wyciągnąć konkretne wnioski, na przykład dotyczące działań, preferencji i wyborów klientów. Takie połączenie konfigurowalnej sztucznej inteligencji i zautomatyzowanego uczenia maszynowego daje potężne narzędzie do samodzielnego przyspieszenia i poprawy wykrywania oszustw i ryzyka, a także zgodności z przepisami.
Inteligentna automatyzacja to przyszłość. Pozwala połączyć sztuczną inteligencję z automatyzacją treści i procesów w celu zarządzania nimi w przedsiębiorstwie.
Zapewnia to wymierne korzyści i zakładany zwrot z inwestycji na poziomie pracowników oraz jednoczy wszystkich wokół wspólnej sprawy – osiągnięcia celów organizacyjnych.
– Jeśli mielibyście Państwo sformułować jedną podpowiedź, czym kierować się zaczynając kolejny etap cyfryzacji firmy, to co to by było?
– Pierwszymi obszarami optymalizacji kosztów są zazwyczaj cyfrowa archiwizacja i zarządzanie dokumentami, gdzie istnieje ogromny potencjał oszczędności i optymalizacji.
Takie podejście jest świetnym punktem wyjścia dla optymalizacji starszych aplikacji i budowania nowych w oparciu o istniejące systemy.
Chaotyczne struktury plików, nadmiarowe przechowywanie danych, niezgodność z przepisami i silosy informacyjne to przepis na katastrofę. Nie wspominając o marnotrawstwie czasu, pieniędzy i zasobów.
Konsolidacja środowiska IT oznacza zmniejszenie liczby i uproszczenie systemów oraz wybranie jednego rozwiązania, które działa jako pojedyncze źródło informacji i może być używane przez wszystkich.
Najwyższej jakości dane umożliwiają wykorzystanie sztucznej inteligencji i technologii uczenia maszynowego, co w ostatecznym rozrachunku usprawnia podejmowanie decyzji oraz zapewnia zgodność z przepisami i oszczędność kosztów.
