Efektywność procesu? Po pierwsze, komunikacja

Udostępnij:

Oddzielmy ocenę człowieka, ocenę pracownika/menedżera  od  oceny procesu/obszaru, za który jest odpowiedzialny czy w którym pracuje. Jeśli pracownik ma prawidłowe KPI, to na koniec roku można ocenić, czy dobrze wykonał swoją pracę, ocenić jako specjalistę czy kierownika. Natomiast przez cały czas można badać, mierzyć, usprawniać efektywność procesu czy zespołu, oceniać co działa w sposób zadowalający, a co nie, dlaczego, jak to zmienić.

Moim zdaniem, kluczem do efektywności jest komunikacja i współpraca. Oznacza to wyznaczanie jasnych celów, zadań i zadbanie o to, aby każdy wiedział kto co robi oraz był świadom jak jego praca wpływa na pracę innych, żeby nie ustalał sobie indywidualnie priorytetów, lecz aby wynikały one z przebiegu procesu oraz wspólnych celów. Pomocne – a wręcz konieczne – są do tego narzędzia informatyczne.

Wielkim zagrożeniem dla efektywności są mikrooptymalizacje, do których skłonni są pracownicy zwłaszcza z dłuższym stażem, ustawiający wykonywanie zadań „pod siebie”. To nie powoduje optymalizacji całego procesu.

Wydaje mi się, że nie pomagają wzrostowi efektywności ani procesu/projektu, ani pracownika/menedżera wszelkie narzędzia „pomiarowe”, które kojarzą się z kontrolą i oceną pracownika, a nie procesu. Budzą niechęć, odruch buntu, wolę „obejścia” go.

Niestety, często jest oceniany człowiek a nie jego praca czy proces, którego jest częścią: że coś źle zrobił lub z czymś się opóźnił. Przyczyn błędów/opóźnień może być wiele, nie tylko wynikających z osobistej aktywności człowieka, jego możliwości czy kompetencji, więc należy oddzielić te dwie sfery. Podejście kontrolne do człowieka wręcz utrudnia znalezienie prawdziwych przyczyn braku efektywności i poprawności, gdyż oceniany pracownik skupia się na „własnej obronie”, a nie na szukaniu rozwiązań poprawiających efektywność działania.

Sylwia Głuchowska, menedżer kontrolingu, szef projektów wdrożeniowych IT, uczestnik Klubu Dyrektorów Finansowych „Dialog”