Robot software?owy RPA ( Robotic Process Automation) nie jest fizycznym robotem, którego zatrudnia się lub kupuje, aby mieć jako współpracownika przy biurku. RPA to oprogramowanie, jak każde inne i tak w zasadzie należy je traktować ? ale są też ważne różnice.
Artykuł ten jest powtórzeniem wielu informacji już zamieszczonych w artykułach w serwisie Digital Finance Excellence www.dfe.org.pl , ale powstał z potrzeby dostarczenia wiedzy ?w pigułce? nowym uczestnikom programu DFE , którzy dopiero zapoznają się z tym sposobem automatyzacji procesów.
RPA jest to oprogramowanie instalowane na komputerach lub serwerach, które może kopiować (odtwarzać) naszą pracę, kliknięcie po kliknięciu, ale wielokrotnie szybciej i bez pomyłek. Robot jest palcami i oczami człowieka. Zastępuje pracownika w roli interfejsu białkowego, który przełącza się między różnymi systemami IT, wykonując zadanie. Robot nie ingeruje w kod tych systemów, nie wymaga specjalnego interfejsu, robi to, co człowiek. Aczkolwiek człowiek przygotowując robota do zastąpienia go w niektórych czynnościach, sam więcej dowiaduje się, jak w istocie swoją pracę wykonuje i może ulepszyć sposób realizacji zadań, przekazując robotowi ulepszony proces wtedy robot robić będzie to co robił człowiek ale już w nowy zoptymalizowany sposób.
Bowiem ?wdrożenie? (czyli analiza procesu pod kontem automatyzacji, zakup, implementacja, instalacja i stabilizacja oraz utrzymanie) takiego robota ?uczy? nas i jego, które programy i jak powinny być obsługiwane, jaka powinna być kolejność wykonywania czynności (klikania, otwierania, pobierania, kopiowania), skąd i dokąd przesyłać i jakie dane i dokumenty itp. Plan wdrożenia robota powoduje konieczność dokładnej analizy tego, jak pracujemy, czego na co dzień nie robimy, będąc w tzw. ?ferworze? pracy.
Generalna charakterystyka procesów zdatnych do robotyzacji klasycznej to:
- Proces oparty na regułach, powtarzalny, w przeważającej większości stabilny,
- Proces nie będący aktualnie w przebudowie,
- Proces z małą liczbą wyjątków,
- Proces, w którym ludzie dość łatwo mogą popełnić błąd,
- Proces często realizowany (uruchamiany),
- Proces może który może być realizowany 24 godziny na dobę, czyli często poza godzinami pracy.
- Proces z dużą liczbą danych, czynności, transakcji itp. czyli masowy.
Software?owe roboty mają zastosowanie w każdej branży i praktycznie w każdym procesie. Są w stanie szybko połączyć ze sobą dowolne dane i informacje wykorzystując praktycznie dowolne narzędzie informatyczne (aplikację, system, www, środowisko pracy, itd.). Są też pomocne wszędzie tam, gdzie musimy w dalszym ciągu korzystać z różnorodnych rozwiązań starszych generacji, często zamkniętych i nie oferujących wymiany danych (szyna wymiany danych, api, api gateway, web services, pliki) z nowymi.
Dzięki software?owym robotom integracja i komunikacja pomiędzy różnymi rozwiązaniami tj. ERP, workflow, CRM, SRM, DMS, CMS, arkuszami kalkulacyjnymi, dokumentami, klientami poczty elektronicznej, bazami danych, aplikacjami internetowymi czy w innymi systemami dziedzinowymi lub firm, z którymi współpracujemy a naszymi własnymi nie stanowi już problemu i pozwala na usprawnienie procesów i wykonywania czynności.
Są konkretne przykłady zrobotyzowanych procesów, np.
? proces opłacania polis, obejmujący wolumen kilkuset tysięcy płatności miesięcznie, po opłaceniu przez klienta składki ubezpieczeniowej następuje automatyczna wymiana danych między firmą ubezpieczeniową a bankiem, a płatności zostają natychmiast zaczytane do systemów ubezpieczyciela, niezależnie od pory
? obsługa prostych szkód, co likwiduje kolejki, skraca czas likwidacji niezbędny do wypłaty świadczenia
? obsługa wniosków w sprawie RODO w banku, klienci mają prawo do uzyskania szczegółowych informacji na temat tego, jakie ich dane są przetwarzane i wykorzystywane,
– księgowanie wyciągów bankowych
– wyliczanie akcyzy
– weryfikacja zadłużenia klientów
-weryfikacja jednorodności i poprawności tych samych danych w różnych systemach,
? przetwarzanie faktur, masowy proces oparty o stałe reguły, oczywiście pod warunkiem, że faktury zostały doprowadzone do postaci cyfrowej oraz zgodne z kryteriami zamówienia, możliwe jest nawet 60% oszczędności
– wprowadzanie zamówień i generowanie faktur
– rozksięgowanie faktur zbiorczych
– wprowadzanie płatności
– aktualizacja cenników.
Robot może wykonywać pracę 365 dni w roku o każdej porze dnia i nocy bez ustanku. Jednakże to my decydujemy o tym, co, kiedy i jak robot wykona , i zrobi on to dokładnie tak jak chcemy, nie zmieni swojego działania w trakcie pod wpływem ?złego humoru?. Robot wykonuje zadania wydajnie i dokładnie w 100% tak jak został ?zaprogramowany? choć w nie musi wymagać programowania jakie znamy gdyż do jego budowy wykorzystuje się interface graficzny i zgrywanie czynności wykonywanych przez pracownika na komputerze w systemach. Nie wpisuje błędnych liczb, nie robi literówek, nie denerwuje się i nie przerywa swojej pracy, jeśli nie jest to wymagane. Pracę podejmuje natychmiast jak tylko może i nie wymaga ciągłej naszej uwagi poza analizą pracy i zajmowania się wyjątkami, których nie ma obsługiwać. Zadania wykona i przygotuje oraz pokaże raport o wykonaniu i stanie zadań z podaniem rozbieżnościami, wyjątków i napotkanych problemów oraz z wynikami pracy. Brzmi jak idealny pracownik?
Robot nie zrobi wszystkiego, ale odciąży nas i naszych pracowników od tego, co konieczne, ale żmudne, mało wartościowe i nudne.
Polecamy roboty RPA również dlatego, że jest to doskonała okazja do poznania biznesu jaki jest – a nie jakim myślimy że jest, pracy ludzi takiej, jaką rzeczywiście wykonują. Wdrożenie RPA pozwala na przyspieszenie wykonywania zadań z jednoczesnym osiągnięciem większej dokładności i uwolnienia naszego czasu na bardziej interesujące zadania.
Roboty same w sobie też są ekscytujące, a praca z ludźmi przy ich wdrażaniu rozwija i buduje relacje. Nieustannie nas więc fascynuje odkrywanie coraz to nowych ich zastosowań.
Każdy kto chce spróbować, jak ta technologia zadziała w firmie, może to zrobić z nami: zamawiając bezpłatnego pilota wdrożenia lub odpłatne szkolenie. Prosimy o kontakt przez formularz kontaktowy na stronie głównej.
Bartosz Radziszewski Iwona D. Bartczak