Automatyzacja procesów to nic innego jak znaczne ograniczenie lub zastąpienie ludzkiej pracy fizycznej i umysłowej przez pracę maszyn lub oprogramowania działających w sposób zautomatyzowany pod nadzorem lub samoczynnie. Często dzieje się przy wykorzystaniu robotów software’owych RPA.

Czy to prawda, że taka automatyzacja i digitalizacja pomaga firmom stać się bardziej wydajnymi i elastycznymi a pracownikom pozwala robić więcej w tym samym czasie czyli być bardziej efektywnymi?

Spora część dostawców i firm konsultingowych twierdzi, że czas wdrożenia i uruchomienia jest krótki i nie wymaga wiedzy procesowej czy znajomości zasad budowy systemów IT. Co więcej, że koszt zakupu i wdrożenia rozwiązań RPA jest znacznie niższy niż koszt zakupu i budowy rozwiązań opartych o integracje systemów IT, która także pozwala na automatyzacje i digitalizację procesów.

W skutek takiego prostego podejścia do tematu część firm dopiero w trakcie wdrożeń przekonuje się, że RPA jest co prawda świetnym rozwiązaniem, ale wymaga znacznie więcej – niż się spodziewano – nakładów czasowych na naukę i wdrożenie oraz wsparcia ze strony IT oraz konsultantów, aby firma mogła uzyskać planowane efekty.

RPA wykorzystywane są w firmach, które chcą zautomatyzować całe procesy (z ang. end- to end proces) jak i poszczególne zadania (z ang. tasks). Koszt faktycznego wykorzystania RPA jest zazwyczaj dzielony na koszty początkowe (zakupu, szkolenia i wdrożenia oraz rozwoju), koszty zmiany (analiza zmian, wdrażanie zmian itp.) i koszty zarządzania (utrzymanie i rozwój). Jakie koszty oznacza to w praktyce?

Koszt początkowe

Oprogramowanie RPA może być zainstalowane i uruchomione zaraz po pobraniu. Może też być dostosowane do potrzeb użytkownika lub procesu i zadań, które ma realizować w sposób zautomatyzowany. Niektóre z rozwiązań mogą być w małych firmach użytkowane „niemal za darmo”.

W przypadku prostych zadań (3-5 kroków wg reguły: 1. zaloguj się, 2. pobierz, 3. zaloguj się 4. wprowadź pobrane dane,  5. sprawdź zgodność, 6. wyloguj się) wystarczy krótka nauka i  umiejętność posługiwania się narzędziem. Jednakże w przypadku bardziej skomplikowanych zadań czy całych procesów, zwłaszcza tych gdzie występują niestandardowe oprogramowanie, wiele reguł i zasad oraz systemy mniej popularne zwykle wymagane jest tworzenie rozwiązań i ścieżek czy nawet skryptów o umiarkowanym lub wysokim poziomie skomplikowania, poprzedzonych mapowaniem procesu i poszczególnych zadań oraz analizą pod kątem optymalnego przebiegu i robotyzacji.

Przykłady

– Jeśli chcesz automatycznie poobierać z systemu księgowego faktury i wysyłać je e-mailem do klientów jako załączniki PDF, lub

 – jeśli chcesz automatycznie poobierać z systemu bankowego wyciągi bankowe i porównywać wpłaty od klientów z wystawionymi fakturami w systemie księgowym,

– a twoje oprogramowanie księgowe, klient poczty e-mail i system on-line bankowy są popularne,

– to najprawdopodobniej zrobisz to sam lub niewielkimi nakładami z dostawcą RPA lub przy wsparciu IT.

To prosta integracja, do zbudowania której możesz przystąpić  od razu po instalacji RPA i zapoznaniu się z pracą klienta poczty e-mail, systemu księgowego i bankowego.

– Jeśli jednak oprogramowanie księgowe, zarządzające obsługą klientów, czy system do elektronicznego obiegu dokumentów jest systemem przestarzałym,

– zostało stworzone specjalnie dla twojej firmy,

– powstało wiele lat temu, było rozwijane przez kolejne lata,

– pozwala na wsparcie działalności w specyficznym sektorze albo

– musi raportować w wielu walutach i obsługiwać wiele transakcji na różnych rynkach lub

– wiele organizacji w ramach tej samej firmy macierzystej,

– jest mało prawdopodobne, aby można było zastosować gotowe plany procesów i rozwiązanie RPA lub aby twój dostawca RPA miał gotowe rozwiązanie i skrypt do użycia zaraz po instalacji.

Dlatego też niestandardowe rozwiązania RPA, mapowanie, analizy i optymalizacje procesów oraz dodatkowe skrypty będą nieuniknione.

W rezultacie firmy, które nadal używają niestandardowych systemów i oprogramowania, będą narażone na wyższe koszty początkowe  wdrażania RPA niż spodziewane i prezentowane przez niektórych dostawców RPA. Nie zmienia to jednak faktu, że –  nawet przy tak skomplikowanym procesie – można uzyskać znaczną efektywność kosztową która  w perspektywie średnio- i długoterminowej przyniesie oszczędności i korzyści dla firmy i jej pracowników.

Koszt zmiany

We współczesnej gospodarce zmiana jest stałą, którą należy wpisywać do każdego równania. Jest to szczególnie ważne dla firm w branżach, w których nowe technologie nieustannie modyfikują modele biznesu oraz stwarzają nowe możliwości i zagrożenia.

W skutek tego firma musi nieustannie analizować i zmieniać sposób funkcjonowania, aby jak najlepiej wykorzystywać posiadane zasoby i dostępne technologie i aby spełniać oczekiwania klientów. Każda zmiana otoczenia spowoduje zmianę w firmie i będzie wpływać na jej procesy, jak i na poszczególne realizowane zadania. To powoduje, że każde wdrożone rozwiązanie RPA będzie nieustannie wymagać mniejszych lub większych zmian, aby być odpowiednio dostosowane do nowych wymogów.

Jeśli w firmie korzysta się ze standardowych systemów i rozwiązań chmurowych, to zmiany nie powinny być trudne i czasochłonne do przeprowadzenia ani kosztowne.

Jeśli jednak firma korzysta z niestandardowych aplikacji działających na własnych platformach i serwerach, zmiany mogą pociągać konieczność poniesienia dużych nakładów prac, co może być dość kosztowne i czasochłonne, ponieważ będzie trzeba ponownie napisać wszystkie procesy i skrypty automatyzujące.

Firmy powinny uwzględnić ten aspekt w swoich planach automatyzacji i projektach RPA, a także wziąć pod uwagę, że zmiany mogą się nie udawać lub często powtarzać. Co za tym idzie koszty również mogą się powtarzać.

W kosztach automatyzacji należy też policzyć konieczność dostosowania do wymogów compliance czy obowiązującego prawa, do prawidłowego raportowania do fiskusa i innych organów administracji państwowej, która oczekuje elektronicznej wymiany informacji i raportowania także.

Koszt zarządzania

Zarządzanie automatyzacjami, w tym RPA, nie jest tak dużym wydatkiem, jak  zarządzanie i utrzymanie skomplikowanych systemów IT, a przynajmniej na początku, kiedy mamy ich niewiele. Jednak wraz ze wzrostem liczby automatyzacji i skalą ich działania oraz różnorodnością i komplikacją procesów biznesowych, coraz większa cześć naszego biznesu uzależniona będzie od automatyzacji. W niemal każdym procesie i realizowanym działaniu działać będzie jakiś jeden lub kilka robotów jednocześnie.

Na początku automatyzacji różne osoby i działy, jak operacje, finanse, kadry i płace, zasoby ludzkie, IT, kontroling wdrażają własne automatyzacje i roboty, często nie współdziałające ze sobą wprost. Nie mają one za zadania automatyzować całego procesu „end to end”, a przecież organizacja musi zwiększać wydajność bez awarii w całym procesie. W zarządzaniu zmianą przy automatyzacji należy wziąć pod uwagę konieczność utworzenia zespołu zarządzającego automatyzacjami i RPA, gdyż na jakimś etapie może to się okazać już nie tylko ważne, ale i wręcz konieczne.

Taki zespół zazwyczaj rozpoczyna pracę jako mały interdyscyplinarny zespół wsparcia, a z czasem  przekształca się w Centrum Doskonałości Automatyzacji stajać się swego rodzaju kluczowym zespołem odpowiedzialnym za wsparcie rozwoju biznesu.

Podstawową funkcją zespołu Centrum Doskonałości Automatyzacji jest zapewnienie wsparcia i zarządzaniem automatyzacjami oraz  raportowaniem korzyści i zagrożeń. W dalszej perspektywie pełni rolę rozwojową analizując  potrzeby i konieczności modyfikacji i łączenia automatyzacji w całe procesy „end to end” , często przebiegające w poprzek różnych działów przez całą firmę w celu zwiększenia produktywności i wydajności oraz oszczędności w całym strumieniu wartości.

Przed wdrożeniem automatyzacji dobrze jest wziąć pod uwagę wszystkie elementy i koszty, szczególnie tam gdzie automatyzacja ma stanowić o przewadze konkurencyjnej czy być podstawą optymalizacji.

Automatyzacja to jeden z najbardziej opłacalnych sposobów optymalizacji procesów, który zapewnia szybkie i wysokie ROI, o ile jest dobrze przygotowana i przeprowadzona, a koszty  kontrolowanie. Wtedy zapewnia spełnienie pokładanych w niej oczekiwań.

Bartosz Radziszewski