Wymagania, możliwości i znaczenie księgowego we współczesnych czasach wynikają ze zmieniającej się gospodarki i prawa, natomiast dzięki narzędziom informatycznym jest on w stanie tym wymaganiom sprostać, możliwości wykorzystać, a swoje znaczenie w firmie wzmocnić. Księgowy staje się bardziej ?cyfrowy? nie dlatego, że pojawiły się technologie pomocne w jego pracy, więc może ich używać, tylko dlatego, że jego praca musi się zmienić, już zmienia się, a tak się szczęśliwie składa, że na czas rozwinęły się również różne rozwiązania IT, które czynią tę zmianę możliwą.
To jest bardzo ważne rozróżnienie. ?Cyfryzowanie? księgowego nie jest uczeniem go wykorzystania narzędzi, lecz kształtowaniem jego mentalności, rozumienia swojej roli w procesach biznesowych i administracyjnych oraz umiejętności stricte zawodowych w taki sposób, aby mógł je wykonywać z użyciem narzędzi informatycznych, bez straty dla swojego profesjonalizmu.
Podsumowując, jest pięć okoliczności, które wręcz rewolucjonizują zawód księgowego:
- Współczesny rynek wymaga podejmowania decyzji na podstawie aktualnych danych, a zatem zapis operacji gospodarczej musi odbywać się w czasie rzeczywistym lub z naprawdę minimalnym opóźnieniem. Informacja ta musi być non stop dostępna i zrozumiała dla zainteresowanych oraz bezpieczna.
- Nowoczesne przedsiębiorstwo musi być elastyczne, a więc zarządzane procesowo. W takiej organizacji wiadomo, co się wydarzy i w którym miejscu, jeśli zostanie podjęta jakaś decyzja biznesowa lub zaistnieją określone okoliczności biznesowe. Oznacza to również, że decyzja lub zdarzenie biznesowe jest wyzwalaczem działań, a nie pojawienie się dokumentu. Wystandaryzowane procesy się automatyzuje.
- Zmieniające się regulacje prawne generują nowe dokumenty, ale też konieczność bardziej starannej i różnorodnej pracy z danymi z różnych dokumentów. Zwiększają znaczenie działów niefinansowych w poprawnym przebiegu procesów finansowych, np. w procesie zamknięcia miesiąca czy w procesie podatkowym.
- W ostatnich kilku latach administracja państwowa ?dedykowana? podatnikowi (firmie) przeszła metamorfozę, która zmienia wewnętrzne funkcjonowanie firmy. Metamorfoza fiskusa polega na tym, że inteligentnie i automatycznie kontroluje dane podatnika, wpływające elektronicznie szerokim strumieniem z departamentów finansowych, z księgowości i z kont bankowych. Wie o podatniku, jego transakcjach i jego kontrahentach więcej niż on sam i to od razu. Podatnik zwykle jest też znacznie gorzej zinformatyzowany niż fiskus.
- Technologie informatyczne pozwalają na odejście od papieru, na automatyzację wielu czynności w procesach finansowych, na integrację systemów bez strat dla danych czy bezpieczeństwa, a także gromadzenie, przetwarzanie i dystrybucję danych wedle potrzeb biznesowych. Ponadto rozwiązania są tak projektowane, aby ich konfiguracja i używanie nie wymagało pomocy wysoko wykwalifikowanego informatyka.
To wszystko oznacza, że księgowy ? jednakowo kompetentny w przepisach prawnych i w biznesie swojej firmy ? przestaje być królem papierowych dokumentów i raportów dla zewnętrznych interesariuszy, a staje się kluczowych partnerem menedżerów biznesowych, dostawcą danych do decyzji, a także autorem kluczowych procesów finansowych, projektantem obsługujących je aplikacji, menedżerem danych, edukatorem pracowników w działach niefinansowych. Nie wykonuje wielu czynności księgowych, ale nadzoruje zaprojektowane przez siebie procesy i aplikacje. Zajmuje się też wyjątkami, błędami i podejrzanymi przypadkami.
Oznacza to nie tylko konieczność nabycia nowej wiedzy i nowych umiejętności, których nie musieli posiadać księgowi poprzednich generacji, ale przede wszystkim nową mentalność.
Nową, czyli jaką?
- Przyjęcie do wiadomości, że podstawą, absolutną podstawą w świecie cyfrowych narzędzi jest porządek w danych (jednoznaczność, jakość, jedno miejsce, zarządzanie procesem master data, itd.). Człowiek do decyzji czy oceny sytuacji może mieć tylko połowę (a nawet mniej) potrzebnych prawidłowych danych, czegoś się domyśli, coś zinterpretuje, o coś dopyta, i jest w stanie sformułować prawidłowy wniosek. Algorytm potrzebuje 100% prawdziwych informacji, bo niczego nie dopyta się, nie domyśli, itd. Nakarmiony częściowo błędnymi danymi lub niepełnymi nie to, że wyprodukuje jedynie przybliżony do prawdy wniosek, lecz z gruntu błędny! To jest podstawowa różnica między tym jak działa człowiek i jak działa technologia. To akurat może być dość łatwa zmiana dla księgowych, którzy mają rzetelność i dokładność w ?genach? zawodowych.
- Działanie nie w okresach rozliczeniowych czy sprawozdawczych, lecz w czasie rzeczywistym, działanie dyktowane zdarzeniami biznesowymi, a nie dokumentami. To ma wiele konsekwencji:
? Przejrzystość działań pracowników i menedżerów.
? Odejście od działania wstecz, czyli ?poprawiania? dokumentów czy raportów, pod czyjeś oczekiwania czy interesy czy kontrolę.
? Świadomość bycia w jakimś procesie od jego początku, a nie dopiero, gdy dotrze do danej osoby jakiś dokument czy raport. Jego czynność jest któraś z kolei, ale wie co przed nią i po niej się dzieje, jaki ma wkład w proces, jest przygotowany do tego, co nastąpi, nie czeka na polecenie czy instrukcję.
? Jest możliwe odejście od rozliczania czegoś czy raportowania w jakichś okresach na rzecz rozliczania i raportowania na bieżąco, np. zamykania ksiąg nie co miesiąc lecz codziennie czy po każdej transakcji, co zwiększa zdolność do trafnych decyzji biznesowych.
- Im więcej IT, tym częściej argumentami mogą być dane i miary, a nie intencje, oceny i opinie człowieka. Trzeba sobie przestawić w głowie ?on taki jest, więc podjął taką decyzję, jest winien lub ma zasługę?, na ?on podjął taką decyzję na podstawie takich danych, jest to zła lub dobra decyzja?. To może znacznie polepszyć nie tylko decyzje, ale także relacje międzyludzkie. Przenosi ciężar rozmowy z tego, kto jaki jest czy komu podlega czy jakie ma związki z innymi pracownikami, na płaszczyznę faktów w biznesie. Oczywiście, ciągle człowiek jest w centrum decyzji, ale ocenia się jego decyzję, a nie to jaki jest czy kim jest, oddziela sferę oceny pracy od sfery oceny osobistej.
- Profesjonalizm jako cecha podejścia do obowiązków, a nie tylko sposób ich wykonywania. Sugestia czy konieczność zmiany sposobu pracy, wykonywania czynności nie jest zakwestionowaniem profesjonalizmu pracownika, który dotąd tę samą pracę wykonywał inaczej. Tamten sposób działania także był profesjonalny i pracownik dalej ma prawo do dumy, że pracował w tamten sposób. A nowy sposób jest nową postacią jego profesjonalizmu, zgodną z osiągnięciami technologii i wiedzy o organizacji, biznesie, finansach, itd. Częścią profesjonalizmu jest chęć i umiejętność przestawiania się na nowe sposoby pracy.
Systemy IT wdraża się szybko, technologia rozwija się mega szybko, ale zmiany w głowach zachodzą wolno. Tak naprawdę najpilniejszą potrzebą jest znalezienie sposobu na przyspieszenie tych zmian w głowie człowieka, a nie w ekosystemie narzędzi IT.
Bartosz Radziszewski, partner Business Dialog i Klubu Dyrektorów Finansowych ?Dialog?