Lepsza komunikacja – to też efekt automatyzacji procesów w firmie

W tegorocznej edycji Digital Finance Excellence wzięła udział już ponad setka firm. Niektóre z nich dopiero zaczynają wdrażać procesowe zarządzanie, inne są całkiem zaawansowane, większość rozpoznaje temat i testuje rozwiązania.

Zrobiliśmy mały sondaż wśród tych, którzy zrobili w tym zakresie najwięcej. Wyniki są budujące. Dwa pierwsze miejsca wśród odpowiedzi raczej oczywiste: mniej błędów i więcej pracy analitycznej. Ale trzeci wynik warto zinterpretować szerzej: ?Lepsza komunikacja w obszarze finansów między działem finansowym a pozostałymi działami.? Dlaczego lepsza? Co się zmieniło?

W tradycyjnie zorganizowanej firmie, czyli funkcjonalnie (pionowo), według działów, a nie procesów, dział finansowy niespecjalnie komunikuje się z innymi działami ze względu na to, że jego praca zaczyna się, gdy do niego docierają dokumenty, np. faktury, a kończy się po ich zaksięgowaniu. Oczywiście, wielokrotnie coś się w tych dokumentach wyjaśnia z działami i osobami, które zawierają transakcje, które tych dokumentów dotyczą, ale jest to komunikacja ex post po fakcie biznesowym. Biznes też nie bardzo miał po co komunikować się z finansami, gdyż utożsamiał je raczej z pracą na rzecz fiskusa i zarządu niż na rzecz biznesu czy klientów.

?W organizacji zarządzanej procesowo, finanse ? zespół finansowy ? uczestniczą w procesie biznesowym od samego początku, tj. od decyzji biznesowej, bo wtedy do finansów i systemów są wprowadzane dane dotyczące podjętej decyzji np. przyszłej transakcji (bez czekania na dokument). Specjaliści finansowi na tej podstawie mogą dokonać analizy i przygotować prognozy, jakie będą skutki tych decyzji i planowanych działań oraz podjąć odpowiednie dla nich działania, a także rekomendować zmiany innym działom. Ważne jest, że cała ta komunikacja nie dość, że nakierowana jest na efekt całego procesu, to jeszcze odbywa się na podstawie tych samych danych jednakowo widocznych dla wszystkich w tym samym czasie. Nie jest tak, że każdy ma tzw. swoje dane czy u siebie. Są jedne dane do których dostęp mają wszyscy uprawnieni. Różnica jest tylko w poziomie zakresie dostępu. Menedżerowie różnych działów zaczynają mówić o faktach (liczbach, zdarzeniach), a nie o swoich opiniach. To zasadniczo zmienia charakter pracy i jakość komunikacji. Tworzy także zapotrzebowanie na informacje od siebie nawzajem, bo wszyscy w procesie pracują na wynik całego procesu, a nie tylko wykonanie swojego zadania.? ? wyjaśnia Bartosz Radziszewski, autor programu DFE, partner zarządzający Business Dialog.

Ciekawy wątek jest w raporcie Forrester, dotyczących wpływu robotów software?owych na pracę ludzi. Roboty automatyzują czynności i procesy, uwalniając pracowników działów np. finansowych od uciążliwych, monotonnych, rutynowych prac, które nie wnoszą wartości, ale są konieczne. Niespodziewanie napotkaliśmy tam słowo „szczęście”. „Ludzie są najszczęśliwsi w pracy, kiedy są najbardziej produktywni, a kiedy są szczęśliwi są bardziej staranni w stosunku do współpracowników i klientów”. RPA pomagają im być produktywnymi, ergo czynią szczęśliwszymi. Zdaniem analityków Forrester, automatyzacja procesów znacznie zwiększa liczbę interakcji między pracownikami.

To ciekawy i radosny, choć chyba niespodziewany, efekt cyfryzacji w firmach.

Iwona D. Bartczak