Podczas regionalnych spotkań w Klubie Dyrektorów Finansowych ?Dialog?, na których omawialiśmy wyniki naszego corocznego badania najważniejszych zadań dyrektorów finansowych ? tych którymi zajmujemy się, ale i tych którymi powinniśmy się zająć, a robimy to w mniejszym zakresie ? najważniejszy wniosek dotyczył naszych ograniczeń w wywiązywaniu się zadań, a także własnego rozwoju zawodowego. (Powyżej fotka z jednego z takich śniadań biznesowych)
Mamy dramatycznie mało czasu. Za mało. Na wszystko, co trzeba, co konieczne, co chciałoby się. Za mało czasu mają CFO, jak również zespoły pracowników im podlegających.
Szukając rozwiązania tego problemu ? uwolnienia czasu kluczowych menedżerów i specjalistów – rozmawiamy z członkami zarządów o procesowym zarządzaniu firmą, a szczególnie o procesowym podejściu do finansów, automatyzacji tych procesów, również robotyzacji.
Korzyści z uproszczenia i automatyzacji procesów w finansach jest wiele od obniżki kosztów poczynając, wynikającej ze zmniejszenia liczby etatów, zmniejszenia liczby czynności w procesach, zmniejszenia wykorzystania zasobów koniecznych do realizacji procesów.
Ale najważniejszą wartością jest czas uwolniony w wyniku takich zmian, czas CFO, prezesa, księgowych i innych członków zespołów.
Czas to kluczowy zasób, który ?zwiększa się? dzięki temu, że procesy przebiegają w sposób prostszy, bardziej zautomatyzowany, z zastosowaniem dopasowanych do nich systemów IT. Pracownicy przestają się zajmować wieloma czynnościami, którymi zajmowali się wcześniej, więc mogą zająć się czymś innym, bardziej wartościowym i bardziej ich interesującym lub po prostu obsłużyć większą liczbę transakcji w procesach.
Po pierwsze, outsourcing czy automatyzacja?
Coraz więcej oddajemy w outsourcing. Współczesny outsourcing ma wiele nowych imion: chmura, body leasing, centra usług wspólnych, SSC/BPO, współdzielone zasoby. Ponadto dziś przesuwamy wiele zadań już nie tylko na dostawców, ale i klientów. Chodzi nam o to, abyśmy my i inni ludzie w naszych firmach zajmowali się tylko tym, co potrafimy najlepiej i co przynosi największą wartość.
Ale czy osiągamy ten cel? Pomimo to że część procesu przesunęliśmy ?na zewnątrz?, często nie uzyskujemy tego, czego brakuje nam najbardziej, czyli czasu. Zamiast mieć go więcej mamy mniej, a dzieje się tak gdyż nie tylko my coraz więcej outsourcujemy, ale i sami podlegamy takim procesom. Na nas i nasze firmy też nasi partnerzy w łańcuchu dostaw przenoszą czynności i procesy. Takie podejście powoduje, że przy wielkim wzroście liczby transakcji i zmniejszeniu dostępnych zasobów (pracowników), zmniejsza się ilość czasu poszczególnych osób na wykonywanie zadań.
Toteż dziś nasze działania optymalizujące procesy powinny skoncentrować się nie na tym, aby kolejne części procesu outsourcować na zewnątrz, a na tym by zmniejszyć liczbę czynności i zadań wykonywanych przez ludzi w procesach, czyli na upraszczaniu i automatyzacji, a w konsekwencji na dodawaniu czasu pracownikom.
Potwierdzają to dyrektorzy z Klubu Dyrektorów Finansowych ?Dialog? udzielając następujących odpowiedzi w naszym badaniu:
Technologia i narzędzia IT wzmacniają efekt zmian
Procesowe podejście daje jeszcze jeden za mało doceniany efekt – powoduje radykalne zmniejszenie liczby wyjątków, a więc możliwość zarządzania większością procesu i wykonywania zadań przez systemy IT lub roboty, bez udziału człowieka, którego rolą staje się tylko określenie standardów i obsługa wyjątków. Zatem ludzie mogą robić co innego: analizować i kreować, dbać o jakość, o płynność, szukać źródeł finansowania, śledzić zmiany regulacyjne i trendy rynkowe. Mogą robić to, czego biznes potrzebuje, a czego nie robili dotąd, bo nie mieli na to czasu i też nie mieli wiarygodnych informacji i danych, dostarczonych na czas, bez których podejmowanie decyzji było oparte na faktach i doświadczeniach historycznych, a na nie aktualnych i bieżących.
Wśród uzasadnień jury Digital Finance Award, wyróżnienia dla firm wdrażających procesowe podejście do finansów i automatyzujących te procesy powtarza się uzasadnienie: ?zmiany w obsłudze finansowej umożliwiły rozwój i ekspansję firmy?? w domyśle tymi samymi zasobami, tym samym zespołem ludzi, aczkolwiek robiących co innego, uzyskaliśmy więcej i lepiej.
Jako przewodniczący tego jury potwierdzam, że to właśnie najbardziej zwracało uwagę jury podczas ocenia firm. Ci dyrektorzy zrozumieli, że dzisiejsze przemiany w organizacji finansów wynikają tak z potrzeby adekwatnego wsparcia wzrostu firmy, jak i z konieczności zabezpieczenia się przed tymi ryzykami, które wygenerowały nowe modele biznesu, a także nowe regulacje prawne. Musimy też powiedzieć z dumą, że ta nasza praca edukacyjna w Klubie Dyrektorów Finansowych ?Dialog? udaje nam się znakomicie.
Bartosz Radziszewski