Nie róbcie tego sami, czyli czy możliwa jest standaryzacja raportów zarządczych w firmie?

Udostępnij:

Są różne szkoły.

Jedna mówi, że oczywiście tak, w końcu od blisko 200 lat (jeśli nie dłużej) firmy przygotowują swoje podstawowe sprawozdania finansowe w standardowym układzie. Bilans czy rachunek wyników są wynalazkami weneckich kupców sprzed kilkuset lat i wciąż dobrze opisują sytuację finansową przedsiębiorstw.

Przeciwnicy tej opinii twierdzą, że przecież każda firma jest inna i standardowy zestaw raportów finansowych przewidzianych w Ustawie o Rachunkowości jest po prostu niewystarczający, aby zarządzać.

Prawda zapewne jak zwykle leży pośrodku. Z jednej strony niewątpliwie potrzebujemy „tradycyjnych” sprawozdań finansowych, które dają choćby możliwość porównania wyników różnych firm między sobą. Z drugiej – rzeczywiście każda firma jest inna i jej sukces zależy od innych wskaźników. Z trzeciej – tradycyjne raportowanie jest często po prostu niezrozumiałe dla managerów.

Od kilku lat coraz popularniejszym sposobem pracy z danymi jest ich wizualna analiza. Zadaliśmy więc sobie pytanie – czy można przedstawić raporty finansowe w sposób bardziej „seksowny?” Czy da się pokazać je bardziej zrozumiale? Naszym zdaniem tak – choćby bilans, prezentujący STRUKTURĘ majątku Firmy oraz źródeł jego finansowania, może przecież wyglądać tak:

 

Wyraźnie widać, co ma największy udział, co wzrosło, co spadło w porównaniu z poprzednim okresem.

Ale bilans nie jest przecież czymś, z czym nasi managerowie pracują najczęściej. Znacznie częściej analizujemy np. wiekowanie należności – zobaczmy ile informacji może nam przynieść zrobienie tego przy użyciu kombinacji trzech wykresów – obszarowego, waterfall i tzw. „tornado”:

O razu widzimy strukturę wiekową naszych należności – zarówno globalnie, jak też według poszczególnych klientów/dokumentów. Rzecz jasna, jeśli analiza jest interaktywna, poszczególne jej fragmenty mogą łatwo oddziaływać na siebie nawzajem, filtrować się itp.

Równie często śledzimy plan i wykonanie kosztów. Tutaj matryca „MPK/ Rodzaj/ Okres/ Plan/ Wykonanie” szczególnie często przybiera postać wielkiej, „płachtowatej” tabeli. Tymczasem – ponieważ „Jeden obraz mówi więcej niż 1000 słów”, można wyobrazić sobie taką postać naszego „One Page Report”:

W górnej sekcji mamy kluczowe KPI, poniżej widzimy trendy i relację planu do wykonania według rodzajów kosztów oraz MPK. Kolory wskazują poziom odchyleń, kreski pionowe wskazują poziom planów, poziomie – wykonań. Tak naprawdę mamy tu kilkaset liczb, z których te najbardziej istotne jesteśmy w stanie zidentyfikować od razu…

A główne pozycje Rachunku Wyników? Może warto zaprezentować je w taki sposób:

Widzimy tu zarówno tempo konsumowania przychodu przez całą organizację, strukturę kosztów, relację planu do wykonania, dynamikę poszczególnych pozycji, jak też analizę na tzw. wykresie typu BRIDGE odchylań od planu do wykonania, lub od roku poprzedniego do roku obecnego.

Jak widać taki One Page Report jest możliwy, można pokzać na nim mnóstwo informacji przydatnych w pracy managera – zarówno na poziomie najwyższym, jak też operacyjnym. Choćby codzienna praca z danymi szefa sprzedaży mogłaby wyglądać następująco:

Widzimy tu tempo realizacji miesięcznego celu dzień po dniu, możemy przeanalizować „dokonania” poszczególnych Handlowców, śledzić główne KPI (jak np. średnia dzienna sprzedaż MTD w zestawieniu z informacją o liczbie dni do końca miesiąca w wielu Firmach stanowi kapitalną podstawę do zbudowania prognozy/ forecastu na koniec miesiąca).

Co łączy te przykłady? Każdy z nich:

  • Mieści się na jednym ekranie
  • Prezentuje najważniejsze informacje z danego obszaru
  • Jest interaktywny, daje możliwość „drill down & drill through”
  • Jest prosty (aczkolwiek jego zaprojektowanie wymagało sporej specjalistycznej wiedzy i doświadczenia)
  • Daje możliwość intuicyjnej analizy danych i zadania kluczowych pytań nawet osobie mniej obytej z meritum sprawy.

I o to właśnie chodzi. Dzisiejsza technologia Business Intelligence daje nam przeogromne możliwości analizowania i przetwarzania danych. Zachowanie w tym wszystkim prostoty i czytelności jest sporym wyzwaniem. Jednocześnie proces analizy i wnioskowania może dzięki temu przyśpieszyć wykładniczo, poprawia się też „demokratyzacja” pracy z danymi.

Bardzo często widzimy w firmach chęć „zduplikowania” w narzędziu BI sposobu pracy jaki znamy z EXCELA. Wskutek tego potrafią pojawić się tam tabelki takie jak poniżej:

Czyli niby mamy wszystko to co chcieliśmy mieć, ale jakoś trudno wyciąga się wnioski w oparciu o tak przedstawione dane…

Wbrew pozorom, projektowanie użytecznych dashboardów to nie jest trywialne zajęcie. Wymaga pewnego doświadczenia i umiejętności odpowiedniego spojrzenia na dane. Najlepiej robić to w kontekście konkretnego Użytkownika. Krytyczna jest odpowiedź na dwa pytania, od których zależy wszystko:

  1. Jak wyglądają Wasze dane?
  2. Komu na jakie pytania chcemy odpowiedzieć?

Najlepiej zacząć od pustej kartki papieru, na której spiszemy odpowiedzi na te pytania. To najlepszy wstęp/ spis treści/ dokumentacja projektowa w takich przypadkach.

 

Witold Kilijański, New Data Labs https://newdatalabs.com/

 

A co pokazać jak i czym się inspirować? Przygotowaliśmy zestaw takich predefiniowanych, najczęściej spotykanych w biznesie analiz – te inspiracje udostępniamy Państwu nieodpłatnie. A więcej pokażemy i dłużej porozmawiamy 25.02 w Łodzi https://evenea.pl/event/dfe-lodz-250220202/ i 18.03 w Poznaniu https://evenea.pl/event/dfe-poznan-18032020/