W Poznaniu na październikowym spotkaniu Klubu Dyrektorów Finansowych „Dialog” ponownie – po Warszawie, Rzeszowie i Wrocławiu – podjęliśmy temat okoliczności, które pozwalają decydentom podejmować trafne decyzje. Tym razem mniej rozważaliśmy emocjonalne i psychologiczne aspekty naszych procesów decyzyjnych, które powodują tyle nieracjonalnych wyborów. Więcej czasu poświęciliśmy narzędziom analitycznym, które pozwalają uzyskać dobre podstawy do decyzji biznesowych.

W dyskusji wspomagała nas Bożena Skibicka z mis². Polecamy też wywiad z panią Bożeną tutaj wserwisie Digital Finance Excellence https://dfe.org.pl/po-pierwsze-wiarygodne-dane-podstawowe/ , w którym mówi m. in. „Raporty są wiarygodne, wyliczane wskaźniki są wiarygodne, jeśli są obliczane w oparciu o wiarygodne dane. A to dzieje się tylko wtedy, jeżeli dane potrzebne do obliczania wskaźników są wprowadzane na bieżąco (w trakcie pracy) do funkcjonujących w firmach systemów informatycznych, takich jak rejestracja czasu pracy, rejestracja zdarzeń produkcyjnych, rejestracja zdarzeń finansowych, sprzedażowych, marketingowych.  Z tak wprowadzonych danych, na bieżąco, powinny być obliczane wskaźniki. Niestety, najczęściej tak nie jest, bowiem bardzo często raportowanie w polskich firmach oparte jest o arkusze excelowe, często bardzo złożone, z wieloma macrami.”

Na spotkaniu już nie koncentrowaliśmy się na wiarygodności danych źródłowych. Natomiast zdanie z końcowej części wywiadu, dotyczące nowoczesnych narzędzi analitycznych wybrzmiało kilka razy i zyskało potwierdzenie uczestniczących w dyskusji dyrektorów: „Dzisiaj potrzebne są nie tyle sztywne raporty, lecz aplikacje analityczne, które pozwalają nie tylko na filtrowanie na wiele różnych sposobów, ale również na analizy „co – jeśli”, czyli analizowanie firmy na wiele sposobów, symulowanie co i gdzie się zdarzy, jeśli coś zmienimy w jednym miejscu, albo jeśli zaistnieje jakaś sytuacja. Tak naprawdę te systemy służą do odkrywania naszej firmy, naszego biznesu.”

Są okoliczności, które sprzyjają implementacji takiego rozwiązania i takie, które utrudniają to zadanie. Jednak są dwie wiadomości – jedna zła, jedna dobra – które są dominujące.

Po pierwsze, i to dobra wiadomość, generalnie systemy IT idą w tym kierunku, aby menedżer bez wykształcenia informatycznego mógł tworzyć w nim to, czego potrzebuje, a nie zamawiał u informatyków. Systemy są coraz prostsze i bardziej przyjazne dla użytkownika, nie musi ich się długo uczyć. To zjawisko, zwane też demokratyzacją informatyczną, radykalnie zwiększa wykorzystanie tych narzędzi, a także przyspiesza pozyskiwanie wartościowych informacji.

Ale po drugie, i to jest gorsza wiadomość, trudno jest przekonać zarządy, że mogą otrzymać takie elastyczne i wygodne narzędzie. Są przyzwyczajeni do otrzymywanych raportów i nie potrafią sobie wyobrazić, że mogą oglądać firmę w inny sposób. Czasem trzeba ich wręcz „podejść”, aby przekonali się do tego. Tymczasem bez akceptacji najważniejszych osób w firmie nie powiedzie się żadna zmiana, żadne wdrożenie.

Na rynku jest wielu dostawców i każdy – co naturalne – zachwala swój towar. Uczestnicy dyskusji dzielili się wieloma doświadczeniami na temat tego, jak wiele rozczarowań i frustracji przyniosły im niektóre wdrożenia, czasem trzeba było się z nich wycofać, czasem po prostu nie spełniały oczekiwań. Rekomendowaliśmy sobie i innych testowe wdrożenia, wykonywanie Proof of Concept, aby sprawdzić na własnych danych, czy proponowane rozwiązanie jest rzeczywiście dla nas. U jednych takie testowanie trwało 5 dni, u innych 6 miesięcy, ale u wszystkich takie podejście sprawdziło się.

Firma, która testowała rozwiązanie 6 m-cy, przeszkoliła chętnych pracowników (2 dni), w narzędziach, które były rozważane do zakupu, przydzieliła im połać różnorodnych danych i zachęciła do testowania tego, co może wyniknąć z łączenia i przetwarzania tych danych. Poza dokładnym sprawdzeniem narzędzia, wyłonili się naturalni liderzy analityki, promotorzy najlepszego rozwiązania, którzy uczyli go kolejnych pracowników.

Dyrektorzy podkreślali, że wdrażając nowe narzędzie do analizy i wizualizacji, pozostawili „stare” raporty generowane przez systemy ERP. Nowe narzędzie ogarnia inne obszary.

Obecni na spotkaniu szefowie kontrolingu zgodnie twierdzili, że biznesowi dość trudno jest odpowiedzieć na pytanie, w jaki celu zgłasza zapotrzebowanie na jakieś raporty.  Często menedżerowie nie potrafią określić, co chcą osiągnąć, jakie decyzje biznesowe będą mogli i chcieli podjąć mając jakieś dane. Jest to generowanie zapotrzebowania na informacje, które wcale nie zwiększają zdolności decyzyjnych.

W niektórych firmach co rok przeprowadzany jest przegląd raportów, aby odrzucić te, które już nie wnoszą nic ważnego. Dobrą praktyką są także statystyki wykorzystania raportów.

Naszą rozmowę – zawierającą jeszcze wiele wątków nie wymienionych w tej notatce – podsumowała Bożena Skibicka, mówiąc, że prawidłowo wybrany, wdrożony i stosowany system Business Inteligence nie tylko zaoszczędza wiele, czasem dziesiątki etatów w firmie, ale przede wszystkim zwiększa możliwości zarządcze, zwiększa zdolność podejmowania decyzji na czas, wtedy gdy z daną sytuacją coś można zrobić, a nie tylko przyjąć ją do wiadomości, bo dowiedzieliśmy się, gdy wszystkie konsekwencje już ponosimy.

Uczestnicy spotkania dopowiedzieli zaś, że kluczowy jest też odpowiedni dostawca technologii i rozwiązań, taki który potrafi prowadzić dialog z menedżerami firmy, zrozumieć ich potrzeby, ale i pokazać przekonująco co dzisiaj potrafi technologia.

Spotkanie odbywało się w ramach programu Digital Finance Excellence, programu wsparcia dyrektorów i firm w usprawnianiu i automatyzacji procesów. Więcej relacji i artykułów znajduje się w serwisie www.dfe.org.pl  Firma mis² www.mis2.pl jest rekomendowanym partnerem programu DFE