DFE: Kiedy raporty ułatwiają menedżerom i zarządowi podejmowanie decyzji, a kiedy wcale nie są pomocne, wywołują pytania, podejrzenia i wątpliwości?

Bożena Skibicka, mis²: Raporty są wiarygodne, wyliczane wskaźniki są wiarygodne, jeśli są obliczane w oparciu o wiarygodne dane. A to dzieje się tylko wtedy, jeżeli dane potrzebne do obliczania wskaźników są wprowadzane na bieżąco (w trakcie pracy) do funkcjonujących w firmach systemów informatycznych, takich jak rejestracja czasu pracy, rejestracja zdarzeń produkcyjnych, rejestracja zdarzeń finansowych, sprzedażowych, marketingowych.  Z tak wprowadzonych danych, na bieżąco, powinny być obliczane wskaźniki. Niestety, najczęściej tak nie jest, bowiem bardzo często raportowanie w polskich firmach oparte jest o arkusze excelowe, często bardzo złożone, z wieloma macrami.

Dzisiaj, w szybko zmieniającym się otoczeniu prawnym i gospodarczym, decyzje biznesowe często trzeba podejmować na bieżąco, a te będą trafne, jeśli decydent będzie  miał dostęp do aktualnych wyników firmy i innych danych o swoim biznesie. Technologia na to pozwala: pozwala mieć wiarygodne wyniki w każdym obszarze firmy, na różnym poziomie szczegółowości, w każdej chwili. Jest jeden podstawowy wymóg – wiarygodne dane źródłowe. A te nigdy nie będą wiarygodne, jeśli będą wprowadzane po czasie do arkuszy excelowych, które z natury uniemożliwiają sprawdzenie wiarygodności, bo są wpisywane „z palca”.

Oczywiście dane wprowadzane do dziedzinowych systemów informatycznych też mogą być wprowadzane z błędami, ale współczesna technologia umożliwia weryfikację poprawności wprowadzanych danych. Wielokrotnie przygotowywaliśmy w mis² aplikacje do sprawdzania poprawności wprowadzanych danych.

Jeżeli firma jest zarządzana procesowo, jeżeli odpowiednio ustawione są dla poszczególnych poziomów (a więc i stanowisk) cele, a więc i wartości wskaźników do realizacji, to mając dane źródłowe (podstawowy warunek) można przygotować aplikacje analityczne w ramach nawet dużej organizacji dopasowane do stanowisk. Technologia umożliwia takie ustawienie uprawnień, że każdy widzi tylko swoje aplikacje. Tak przygotowane zostało przez nas rozwiązanie dla firmy Impel.

DFE: Żartobliwie mówiąc, świat dzieli się na miłośników excela i jego zagorzałych wrogów. Czy w walce o użyteczne raportowanie warto skupić się na wykorzenianiu starych przyzwyczajeń w obrazowaniu liczb, zależności, scenariuszy?

Bożena Skibicka: Są firmy i zarządy, które wymagają przedstawienia wskaźników w atrakcyjny i łatwy do odczytania sposób (wizualizacje, animacje, słupki, wykresy itp.), ale są i te przyzwyczajone do excela. Ich menedżerowie chcą mieć raportowanie na wyższym poziomie, wiarygodne, ale wyniki chcą widzieć w układzie tabelarycznym. Mieliśmy zresztą zabawny przypadek, gdy przyzwyczajona do excela osoba zablokowała cały system kontrolingowy, bo postanowiła wyeksportować dane z aplikacji raportującej (bo jest to możliwe) do excela właśnie. Nie można więc lekceważyć przyzwyczajeń użytkowników i zawsze przy wdrożeniu wyjaśniać po co się to robi, dlaczego jest to potrzebne organizacji, dlaczego organizacja wymaga nauczenia się korzystania z nowego narzędzia.

Ważne jest, żeby wdrażane narzędzie było łatwe do nauczenia, miało przyjazny, przejrzysty, intuicyjny interfejs. (w załączniku przykład przygotowany przez mis²  „Raport pokryć finansowych”)

Ale dzisiaj potrzebne są nie tyle sztywne raporty, lecz aplikacje analityczne, które pozwalają nie tylko na filtrowanie na wiele różnych sposobów, ale również na analizy „what if”

DFE: Jak jest wartość z automatyzacji procesów dla prawidłowego raportowania, zwiększającego sprawczość zarządzania?

Bożena Skibicka: Najważniejsze korzyści to:

  1. przejrzystość procesu, pracy ludzi
  2. mniej błędów
  3. uwolnienie czasu ludzi na analitykę
  4. zarządzanie procesem, a nie zadaniami pracowników

Zarządzając procesem realizuję cele działu, całej organizacji, nie muszę definiować pojedynczych zadań dla pracowników, bo oni sami najlepiej wiedzą jakie zadania w jakim czasie wykonywać, aby proces był realizowany.

mis² jest partnerem Digital Finance Excellence.

Z Bożeną Skibicką spotkamy się 9.10 w Poznaniu na śniadaniu biznesowym Klubu Dyrektorów Finansowych „Dialog”, więcej informacji i możliwość zapisania się https://kdfdialog.org.pl/wydarzenie/dfe-trafnosc-decyzji-biznesowych-dane-analityka-automatyzacja-i-psychologia/