„Jaką organizację musimy zbudować, aby nie wybuchały w niej pożary? Jak poukładać firmę, aby funkcjonowała w sposób przewidywalny? Wizja i strategia czy reakcja na bieżące okazje i problemy – co daje nam większe szanse na trwały i rentowny biznes?” – takimi pytaniami Bartosz Radziszewski, partner zarządzający Business Dialog zaczął kwietniowe spotkanie w Klubie Dyrektorów Finansowych „Dialog” w Łodzi. Było to spotkanie w cyklu Digital Finance Excellence. Swoją wiedzą w dziedzinie automatyzacji i robotyzacji procesów wspomagał nas Piotr Stanek z firmy Primaris.

W Łodzi przy klubowym stole do rozmowy siadają i właściciele średnich biznesów, i dyrektorzy wielkich firm będących wręcz znakiem firmowym miasta, i twórcy nowych innowacyjnych przedsięwzięć, i menedżerowie firm z długą bardzo tradycją i krętą historią. To zapewnia wielkie bogactwo doświadczeń i opinii.

Częściej zdarza się, że firma unowocześnia się, bo wystąpiła taka konieczność, niż dlatego, że postanowiła być zawsze w czubie stawki.

Konieczność to są wymagania klientów lub zmiana regulacji lub zwiększenie skali biznesu na skutek koniunktury czy zakupu spółki lub inna okoliczność, która tak naprawdę przychodzi do firmy z zewnątrz, a nie jest jej decyzją. Na naszym spotkaniu niektórzy menedżerowie przyznali, że dla nich myślenie o automatyzacji niektórych czynności firmie zaczęło się całkiem niedawno, gdy dowiedzieli się, że wchodzi ustawa o rachunkach bankowych przedsiębiorstw – tylko wpływy z kont zgłoszonych do fiskusa będzie można wliczyć w koszty. Jak je rozpoznać? To idealne zadanie dla robota software’owego RPA.

Generalnie można powiedzieć, że zmiany w prawie i regulacjach w ostatnich latach, wielokrotnie zwiększyły pracochłonność w dziale finansowym, szczególnie w księgowości. To stało się bodźcem do refleksji, jak sobie z tym poradzić tym samym zespołem pracowników. Nieuchronnie doprowadziło do myślenia o procesach i ich automatyzacji.

Ale takie projekty modernizacyjne mogą też wynikać z innych przesłanek. Dyrektorzy jednej z firm deklarowali: „To nasza strategia: być najwięksi w tej części Europy. Żebyśmy dobrze wymyślili, jak to osiągnąć, zwyczajnie musimy mieć czas na myślenie. Każde rozwiązanie, które uwalnia czas ludzi, a już szczególnie czas kadry zarządzającej, przyczynia się do realizacji tej naszej strategii.”

Ta firma wdraża także roboty software’owe RPA właśnie w tym celu – odciążyć ludzi od głupiej, choć koniecznej pracy, i menedżerów, i specjalistów.

Dlaczego procesowa organizacja uwalnia czas ludzi? Na to pytanie odpowiedział Bartosz Radziszewski: „W firmie zarządzanej procesowo wiadomo co kto i kiedy ma robić oraz w jaki sposób. Nikt pracownikowi nie wyznacza zadania, on sam też nie wymyśla jak zrealizować to, co należy do jego obowiązków. Jest to opisane. Człowiek przychodzi do firmy i wie co ma robić, a nie ktoś mu mówi, co ma robić. Wolny czas pojawia się również u menedżerów. Bo kiedy nasi pracownicy biegają po biurze i pytają co mają robić, to nie mamy czasu na myślenie, bo musimy im mówić, co mają robić.”

Sporą część spotkania poświęciliśmy robotom software’owym. Wykorzystuje się je do zastąpienia człowieka w prostych, rutynowych, czasochłonnych czynnościach. Jest to inny rodzaj automatyzacji niż wtedy, gdy integrujemy systemy informatyczne: znacznie prostszy, mniej kosztowny, dostępny do wykonania dla pracowników biznesowych, bez wykształcenia informatycznego, ale oczywiście przeszkolonych i z pewnym talentem technicznym. Bardziej szczegółowo roboty charakteryzujemy w tym artykule https://dfe.org.pl/kilka-podstawowych-informacji-o-robotach-softwarewych-rpa/

„Są roboty, które pracują z człowiekiem, który je niejako wywołuje do wykonania danych czynności lub wywołują się same jak człowiek wykona konkretną czynność na ekranie lub pojawi się konkretny obiekt na ekranie, np. nowy email. Są też takie roboty, które działają na maszynie wirtualnej, w tle, same pobierają zadania, mają swój login do systemów.” – mówił Piotr Stanek. Robot realizuje scenariusz przygotowany przez analityka wraz z pracownikiem, który wcześniej wykonywał czynność, która teraz ma być zrobotyzowana.

„Robotyzacja procesu to idealny moment do jego przeglądu. Nie chodzi o to, że proces był zły, ale o to, że był zaprojektowany pod sposób, w jaki działa człowiek. Gdy wchodzi go robot, następuje doskonała okazja, by go jeszcze raz przemyśleć i zmodyfikować.”

Warto też pamiętać, że czynność czy proces nie robi się mądrzejszy czy bardziej potrzebny tylko z tego powodu, że go realizujemy w sposób cyfrowy. Jeśli coś wykonujemy niepotrzebnie, to zautomatyzowanie tej czynności nie przyniesie wartości, będzie jedynie usankcjonowaniem głupoty.

I jeszcze jedna cenna uwaga Piotra Stanka „Usprawniajmy procesy w skali firmy, aby optymalizacja w jednym miejscu nie skutkowała spiętrzeniem pracy w innym miejscu.”

Przypominamy, że w ramach programu Digital Finance Excellence można zamówić do swojej firmy bezpłatne testowe wdrożenie robota software’go oraz odpłatnie szkolenia i warsztat.