Przez ostatnie lata wiele mówiono i pisano o organizacji pracy w rozproszonej strukturze organizacyjnej. Duże znaczenie dla rozwoju takiego modelu miała postępująca globalizacja. W jej efekcie zespół projektowy był w jednym kraju, zespół badawczy w innym, a produkcja jeszcze w kolejnym, co w naturalny sposób niosło spore wyzwania dla managerów zarządzających całymi procesami produkcji, logistyki czy IT.
Ostatnie miesiące sprawiły, że temat powrócił ze zdwojoną siłą i jest szczególnie trudny dla tych organizacji, które dotychczas doświadczenia w zarządzaniu rozproszonym nie posiadały. Globalne korporacje miały całe dekady i zwarte szeregi specjalistów, dedykowane zasoby IT oraz znaczne zasoby finansowe, by skutecznie wdrożyć modele komunikacji, obiegu informacji czy polityki bezpieczeństwa w swoich organizacjach. Zgoła inaczej sytuacja wygląda w przypadku firm czy instytucji, które dotychczas nie stosowały takiego modelu pracy, a z dnia na dzień zostały postawione w nowej rzeczywistości. A wyzwań i problemów jest wiele. Poczynając od komunikacji, przez zarządzanie pracą, dokumentami, na bezpiecznym dostępnie do systemów i infrastruktury kończąc.
Wyobraźmy sobie firmę, która dotychczas
- większość komunikacji wewnętrznej i rynkowej prowadziła w trybie spotkań bezpośrednich,
- poszczególne działy firmy funkcjonowały w oparciu o niepełne i niezintegrowane ze sobą systemy informatyczne,
- pracownicy nie korzystali lub korzystali szczątkowo z pracy zdalnej, więc
- firma nie wypracowała spójnej polityki dostępu do systemów w takim modelu, ani nie ma zasobów ani ludzkich ani technicznych do jej skutecznej organizacji, a na dodatek
- całość systemów korzystała z infrastruktury wewnętrznej budowanej często latami, nie zawsze posiadającej wsparcie producentów sprzętu nie mówiąc już o polityce wykonywania kopii zapasowych i ich odtwarzania czy profesjonalnych zabezpieczeniach zakładających coś więcej niż niskobudżetowy antywirus.
Jak pomóc takiej organizacji przejść szybką i skuteczną transformację, żeby najsprawniej przestawić ją na nowe, mobilne tory? Jak nie stracić klientów, ułatwić życie pracownikom i zachować spójność informacji oraz ich bezpieczeństwo?
Dużo zależy od świadomości osób zarządzających daną organizacją we wskazanych obszarach. Często jest w nich wiele skupienia na głównej części działalności, a kwestie wewnętrzne, szczególnie techniczne traktowane są drugoplanowo, co szczególnie w obszarze cyberbezpieczeństwa obrazuje popularne hasło ?moje IT się tym zajmie?. W efekcie jest wiele firm oferujących świetne usługi czy produkty, będących wiodącymi w swoich dziedzinach, ale bardzo nieuporządkowanych i nieświadomych zagrożeń mogących doprowadzić ich biznesy do ruiny.
W jaki sposób ma funkcjonować dostawca, którego klient nie jest w stanie złożyć zamówienia on-line, pracownik zalogować się do systemu zamówień, a księgowa na czas zaksięgować dokumentów, bo część faktur do niej nie dotarła?
Jak ma funkcjonować przedsiębiorca, który nie zdoła rozliczyć wykonanych prac swoich pracowników, bo nie wykonywał regularnych backupów, nie ma zapasowej instalacji, a nagle utracił dane w wyniku awarii sprzętu w swojej serwerowni lub stracił pracownika odpowiedzialnego za ich wykonywanie, a nikt inny w firmie nie potrafi go zastąpić?
Jak ma postąpić pracodawca, którego pracownik chcąc wykonać pracę logował się do systemu firmowego z prywatnego urządzenia, które nie było odpowiednio zabezpieczone i w efekcie doprowadził do wycieku strategicznych dla firmy danych?
To tylko przykładowe ryzyka. Jak można je minimalizować?
Patrząc na firmę z lotu ptaka najprościej można zacząć od zintegrowania aplikacji wykorzystywanych przez pracowników poprzez wdrożenie systemu klasy ERP obejmującego działania wszystkich działów firmy i porządkującego przepływ obiegu dokumentów i informacji wewnątrz organizacji. Następnie w odpowiedni sposób zapewnić dostęp do tego systemu poprzez odpowiednio zabezpieczone połączenia wszystkim upoważnionym do tego pracownikom/kontrahentom. Na koniec zadbać, by wszystkie te systemy korzystały z dobrze zaprojektowanej, odpowiednio wykonanej i zabezpieczonej infrastruktury, która będzie na bieżąco aktualizowana i wspierana przez specjalistów posiadających aktualną wiedzę informatyczną.
W rzeczywistości ten zgoła oczywisty proces nie jest taki prosty. Problemy bywają różnorodne: brak odpowiednich zasobów ludzkich zdolnych do przeprowadzenia zmiany w krótkim czasie, w sposób zgodny z przyjętymi standardami i gwarantujący odpowiedni poziom bezpieczeństwa, brak wiedzy specjalistycznej pozwalającej na odpowiedni dobór technologii na każdym z etapów zmiany, brak odpowiednich zasobów finansowych potrzebnych by przeprowadzić inwestycję.
Jak w takim razie można ten proces uprościć?
W obszarze infrastruktury dobrym rozwiązaniem jest outsourcing usług oraz skorzystanie z ofert dostawców chmury obliczeniowej. Taki wybór niesie wiele korzyści.
- Integratorzy na co dzień świadczący usługi IT posiadają aktualną wiedzę w zakresie dostępnych rozwiązań, dobrych praktyk i doświadczenie potrzebne w sprawnym przygotowaniu projektu, dlatego dobiorą odpowiednie rozwiązania techniczne skuteczniej niż wewnętrzny dział IT, który zazwyczaj jest przeciążony bieżącą obsługą użytkowników i nie jest aż tak mocno zorientowany w różnicach pomiędzy dostępnymi na rynku rozwiązaniami.
- Z kolei dostawcy infrastruktury w chmurze gwarantują dostęp do wysokiej klasy sprzętów, często będących poza zasięgiem finansowym większości firm, w profesjonalnie wykonanych i przystosowanych do tego budynkach, gwarantujących dostępność i wydajność na poziomie z reguły niedostępnym w prywatnej infrastrukturze. Elementem towarzyszącym sprzętowi są potrzebne licencje i wiedza inżynierów IT dbających o to, by wynajmowana infrastruktura była odpowiednio przygotowana, wydajna, skalowalna w zależności od potrzeb i preferencji Klienta.
Zaletą publicznych dostawców jest także to, że kosztowy próg wejścia w usługi chmurowe jest o kilka rzędów wielkości niższy niż w przypadku budowania jej prywatnie. Decydując się na wynajem infrastruktury od publicznego dostawcy możemy wybrać odpowiedni dla nas model okresowych rozliczeń: miesięczny, kwartalny lub roczny, co ma jeszcze tę zaletę, że pozwala ograniczyć ryzyko w biznesach, które są poczatkujące lub ryzykowne.
Korzystanie z chmury publicznej pozwala też na oszczędności, o jakich nie myślimy w pierwszej chwili. To oszczędność energii, czasu wewnętrznych zasobów IT, które na ogół i tak mają inne zadania, to również oszczędność miejsca i gwarancja korzystania z zawsze sprawnych sprzętów.
Posiadając własny serwer czy macierz w przypadku uszkodzenia czy awarii w najlepszym razie dział IT poświeci czas na komunikację z IT producenta oferującego wsparcie techniczne urządzenia, w najgorszym jeśli nie było zapasowego sprzętu firma może stracić nawet na kilka dni dostęp do danych czekając na jego wymianę. To koszt trudny do oszacowania a wizerunkowo bardzo ryzykowny, jednakże korzystając z usług dostawcy infrastruktury, możemy go uniknąć.
W zależności od rodzaju usługi, który wybierzemy czy będzie to wynajem infrastruktury jako usługi ( IaaS) czy wynajem platformy: infrastruktura + środowisko pod aplikacje biznesowe (PaaS) czy też oprogramowanie jako usługa: infrastruktura + środowisko pod aplikacje biznesowe + aplikacje biznesowe (SaaS) zdejmujemy z siebie kolejne obszary odpowiedzialności i przekazujemy je w ręce specjalistów, odzyskując czas na działania operacyjne związane z naszą działalnością.
Reasumując, w zależności od potrzeb technologicznych i sytuacji biznesowej proces dostosowania organizacji rozproszonych do warunków niezbędnych w pracy zdalnej można znacznie przyspieszyć i zoptymalizować również pod względem finansowym wybierając rozwiązania od profesjonalnych dostawców infrastruktury i usług IT, które są na znacznie wyższym poziomie niż większość instalacji prywatnych.
Radosław Szczodrowski, Grupa Enteo https://grupa.enteo.pl/
______________________________________________
Od redakcji. Zapraszamy na spotkanie, w którym omówimy bardziej szczegółowo i na przykładach, jak przebudować organizację na rozproszoną, działającą efektywnie i bezpiecznie 15.09. 2020. Rejestracja w serwisie dyrektorów Business Dialog https://businessdialog.pl/wydarzenia/dfe-15092020