Dlaczego zarządzanie procesowe tak bardzo zyskało na znaczeniu w ostatnich latach?
Jeszcze parę lat temu nie spodziewaliśmy się, że temat zarządzania procesowego i automatyzacji procesów stanie się czołowym zagadnieniem w firmach. Koniunktura pozwalająca na szybką ekspansję biznesu, mnogość nowych regulacji prawnych, a także brak pracowników na rynku spowodowało, że CFO i działy finansowe (ale też inne: HR, marketing, logistyka) zaczęły szukać sposobów, które pozwalają nadążyć za zmianami w biznesie, a więc optymalnie wykorzystać czas i kompetencje pracowników, unikać błędów i ryzyk prawnych, szybciej dostarczać trafne informacje menedżerom. Zarządzanie procesowe wpisuje się tu idealnie.
Generalnie zarządzanie procesowe pozwala na zarządzanie działalnością bieżącą, planowaniem i monitorowaniem realizacji procesów tak, aby optymalnie realizować cele firmy i umożliwiać jej dalszy rozwój, zamiast koncentrować się na gaszeniu pożarów. W firmie zarządzanej procesowo wiemy, co się wydarzy i w którym miejscu, jeśli podejmiemy jakąś decyzję biznesową albo zaistnieją określone okoliczności biznesowe.
Jednym z najważniejszych celów modernizacji, w tym robotyzacji procesów biznesowych i finansowych jest zapewnienie firmie efektywność i skalowalności, czyli możliwości elastycznego działania w różnych warunkach:
? w czasie koniunktury i dekoniunktury
? gdy biznes szybko rośnie i gdy zmniejsza się jego skala
? podczas łączenia podmiotów i dzielenia podmiotów
Zmiana roli CFO i działu finansowego z Back Office na Business Partner
Zarządzanie procesowe i automatyzacja procesów zmienia organizację i orientacje firmy na efektywniejszą, skoncentrowaną na tworzeniu wartości dla klientów wewnętrznych i zewnętrznych, na realizacji celów biznesowych.
CFO i dział finansowy wyprowadzając lub wspierając wdrożenie zarządzania procesowego i automatyzacji procesów wprowadza logiczny porządek w funkcjonowanie firmy, tak że , wie od czego zależy jego praca oraz na co ma wpływ, wie co ma robić i czego się spodziewać. Pozwala rozwiązywać problemy – i zwiększać wartość wytwarzaną w procesach – nie punktowo, lecz u źródła problemów lub ograniczeń, zapobiegając im i umożliwiając poprawę efektywności działania. Zmniejsza się ryzyko powstawania i ponownego pojawiania się tych samych ograniczeń i błędów.
Decyzja czy zdarzenie biznesowe jest wyzwalaczem działań, a nie pojawienie się dokumentu (np. faktury), natomiast dokumenty, dane i informacje służą do weryfikacji aktualności, zasadności i poprawności działań z decyzjami czy compliance.
Układajanie i koncentracja pracy pracowników na właściwych procesach i zadaniach, przyspiesza ich realizację. Większość zadań jest zresztą wykonywana w sposób zautomatyzowany lub zrobotyzowany, co znacząco ogranicza czas i koszty procesów lub uwalnia zasoby, tj. czas pracy ludzi, systemów i aktywów posiadanych przez firmę do innych procesów, zadań i realizacji celów. Pracownikom daje się możliwość kreatywnego myślenia i elastycznego działania w uporządkowanym i zarządzalnym środowisku zgodnie z decyzją biznesową.
Realizacja zadań i przebieg procesów, w tym pojawianie się odstępstw i wyjątków jest rejestrowany, monitorowany i analizowany oraz raportowany na bieżąco, co wspiera podejmowanie strategicznych i operacyjnych decyzji.
Automatyzacja procesów, robotyzacja jako szczególny rodzaj automatyzacji
Automatyzację procesów w firmie można uzyskać na kilka sposobów, a najczęściej robi się to integrując systemy IT lub wdrażając rozwiązania IT mające już zaszytą integrację w swojej architekturze, bądź stosując robotyzację poprzez roboty software?owe (po ang. Robotic Process Automation ? RPA). Często firma ma ważne systemy IT, których z różnych powodów nie da się klasycznie zintegrować lub jest to zbyt kosztowna operacja w stosunku do biznesowego efektu, wówczas człowiek jest tym interfejsem białkowym, który łączy je, pełniąc tę rolę niejako z konieczności.
Robot robi dokładnie to, co robi człowiek wykonujący jakieś zadanie czy proces, klikając i wprowadzając informacje i dane po kolei w różne systemy IT. Roboty software?owe RPA odciążają go, zastępując w tej roli. Pracownik ma czas na ważniejsze rzeczy niż żmudne pracochłonne rutynowe i powtarzalne czynności.
Robotyzacja wymaga stosunkowo najmniejszego zaangażowania działu IT i zespołów operacyjnych, jest też dużo mniej kosztowna i szybsza niż inne sposoby automatyzacji.
Software?owe roboty mają zastosowanie w każdej branży i praktycznie w każdym procesie. Są w stanie szybko połączyć ze sobą dowolne usystematyzowane dane i informacje wykorzystując praktycznie dowolne narzędzie informatyczne (aplikację, system, www, środowisko pracy, itd.). Są też pomocne wszędzie tam, gdzie musimy w dalszym ciągu korzystać z różnorodnych rozwiązań różnych generacji, często zamkniętych i nie oferujących wymiany danych (szyna wymiany danych, api, api gateway, web services, pliki).
Dzięki software?owym robotom integracja i komunikacja pomiędzy różnymi rozwiązaniami tj. ERP, workflow, CRM, SRM, DMS, CMS, arkuszami kalkulacyjnymi, dokumentami, klientami poczty elektronicznej, bazami danych, aplikacjami internetowymi czy w innych systemach nie stanowi już problemu i pozwala na bezpieczne i stabilne usprawnienie procesów i wykonywania czynności.
Jakich błędów się wystrzegać podczas automatyzacji procesów?
Wszelka automatyzacja części procesu, podprocesów czy czynności powinna uwzględniać kontekst całego procesu oraz innych powiązanych procesów. Przyspieszenie pracy, np. poprzez zastosowanie robota do realizacji jednego zadania może bowiem spowodować spiętrzenie pracyna innych odcinkach lub inne nieprawidłowości. Oto podstawowe zasady:
- Mapowanie procesów. Konieczne, aby jakakolwiek automatyzacja przyniosła znaczący i trwały efekt biznesowy, należy wybrać właściwe procesy do automatyzacji. Są odpowiednie narzędzia, które pozwalają to zrobić szybko i sprawnie. Nie musi to być długotrwała w realizacji szczegółowa mapa wszystkich procesów.
- Najpierw optymalizacja i standaryzacja procesów, aby podczas automatyzacji nie sankcjonować nieefektywności.
- Porządek w danych podstawowych, wdrożenie procesu master data management.
- Regulacje w takim samym stopniu jak rynek wymuszają kolejne zmiany w organizacji firmy i w automatyzacji procesów, mimo że chwilę wcześniej wydawało się, że wszystko działa optymalnie.
- Warto pomagać poddostawcom, podwykonawcom i partnerom biznesowym, aby podnieśli swoją kulturę organizacyjną i technologiczną, bo wówczas i w naszej firmie będzie łatwiej osiągnąć optymalny stan zarządzania i automatyzacji procesów.
- Ważne jest zaufanie pracowników, np. księgowych, do technologii, aby mieli przekonanie, że procesy, za które odpowiadają, będą przebiegły prawidłowo, mimo że wykonał je np. robot software?wy. Ktoś z zespołu musi być odpowiedzialny za robota.
Jedną z najważniejszych korzyści z robotyzacji jest duża oszczędność czasu pracowników. Ale trafnie tę inwestycję można policzyć dopiero wtedy, gdy w firmie wiemy, ile czasu zajmują czynności, które chcemy zautomatyzować, czy one wszystkie na pewno są konieczne, a także generalnie ? czy sama optymalizacja procesu bez automatyzacji nie rozwiązałaby problemu.
Na początku dzięki robotyzacji osiąga się szybkie i spektakularne korzyści, ale utrzymanie przyrostu tych korzyści w miarę wdrażania kolejnych jest czymś zupełnie innym. Po pierwszych sukcesach oczekiwania rosną, ale osiągnięcie ich wymaga wiedzy nie tylko o procesach i automatyzacji, ale i wiedzy o optymalnej organizacji pracy ludzi w takich mieszanym cyfrowo ? ludzkim środowisku współpracy.
W pośpiechu, aby coś wdrożyć, niektóre firmy pomijają aspekt komunikacyjny pomiędzy różnymi działami, pracownikami, interesariuszami, analizę, a automatyzacja, zwłaszcza z udziałem robotów software?wych, jak żadne inne narzędzie w firmie, wymaga ciągłej wymiany wiedzy i informacji o zmianach.
Bartosz Radziszewski, autor programu DFE, Business Dialog, Klub Dyrektorów Finansowych „Dialog”
Iwona D. Bartczak, Business Dialog, Klub Dyrektorów Finansowych „Dialog”
Partnerzy DFE 2018 www Partnerów
4synchronsity, DigitalTeammates, DXC, Giełda Papierów Wartościowych, Oracle, Si-consulting, Solet, UiPath