Dobrze zorganizowany i zarządzany proces trwa krótko, źle ? długo i przysparza wielu problemów. Zamykanie miesiąca w niektórych organizacjach zajmuje 3-5 dni roboczych. W Polsce wciąż są spółki, nawet duże, w których proces ten trwa dużo dłużej, dłużej niż powinien, a jego wyniki przez to nie mogą w pełni służyć do podejmowania decyzji zarządczych i operacyjnych. Ponadto pracownicy skoncentrowani na zadaniach wynikających z zamykania miesiąca nie pracują efektywnie, nie zajmują się w potrzebnym zakresie zadaniami ważnymi z punktu widzenia celów ich działów i organizacji.
W procesie zamknięcia miesiąca (lub innego okresu) kluczowa jest koordynacja prac w zespole oraz bieżące śledzenie zamknięcia ksiąg rachunkowych (zamknięcia miesiąca). Nadzór nad zamknięciem ksiąg ma przede wszystkim na celu zapewnienie, że na czas zostaną zakomunikowane wyniki finansowe oraz problemy i ryzyka związane z prowadzeniem ksiąg rachunkowych, a te po dyskusji z kompetentnymi osobami w firmie, zostaną odpowiednio ujęte w tych księgach.
Mnogość zagadnień, jak i dodatkowych obowiązków, które narzucają przede wszystkim przepisy podatkowe, powodują, że mogą pojawić się problemy z koordynacją kluczowych działań, a brak właściwej organizacji pracy może powodować, że z braku czasu będą świadomie lub nieświadomie pomijane kluczowe aspekty niezbędne dla prawidłowo funkcjonującego przedsiębiorstwa.
Ważnym aspektem, a często pomijanym aspektem, jest zaplanowanie konkretnych działań, które mogą się różnić w zależności od tego, jakich okresów dotyczą (np. miesiąc/ kwartał/ rok). Często obserwujemy, że w trakcie zamknięcia ksiąg miesiąca z uwagi na brak czasu, zespoły księgowe idą na niepotrzebne kompromisy, ewidencjonując jedynie niektóre elementy związane z zamknięciem ksiąg danego miesiąca, pozostawiając część prac na kolejny miesiąc. Efektem może być np. niewspółmierność przychodów i kosztów. Natomiast opóźnianie zamknięcia ksiąg miesiąca może powodować nikły walor zarządczy informacji pozyskanych na podstawie tak prowadzonych zapisów księgowych. O tym w jakich obszarach i w jakim zakresie możliwy jest kompromis, powinny decydować osoby zarządzające firmą.
Niestety archaiczność zamknięć ksiąg wynika głównie też stąd, że są one rozumiane jako konieczność wprowadzenia maksymalnej liczby dokumentów źródłowych. Tymczasem elementem każdego zamknięcia okresu powinno być wykonanie analiz, które wskazują na zniekształcenia lub nieprawidłowości. Ogromne znaczenie zyskują tu obecnie zaawansowane modele wyszukujące nietypowe relacje przyczynowo-skutkowe, głównie w kontekście zapobiegania ryzykom oszustw oraz systemy i narzędzia informatyczne umożliwiające zautomatyzowanie wielu czynności przygotowawczych i analitycznych czy kalkulacyjnych.
Dużym problemem pozostaje wciąż, że zamknięcia miesięczne ? i inne – nie są powiązane dostatecznie z analizą kont bilansowych.
Tymczasem do zamknięcie miesiąca nie jest wymagana ewidencja wszystkich operacji i transakcji z okresu poprzedniego oraz ustalenie wyniku finansowego i podatkowego, w tym sprawdzenie i sporządzenie pozycji bilansowych i pozabilansowych oraz rozrachunków na podstawie wszystkich dokumentów, zważywszy, że i tak część z nich jest otrzymywana z dużym opóźnieniem lub po terminie. Część dokumentów albo nie jest nośnikiem istotnych informacji albo nie posiada waloru istotności dla wyników firmy czy generowania ryzyka. Zważywszy na to iż jest to aktualnie jeden z najbardziej rutynowych obowiązkowych procesów, jednak w niedalekiej przyszłości – od 1 lipca 2020 r.? zmieni się znacznie, ponieważ księgowi będą musieli w ramach procesu zamknięcia miesiąc korzystać z nowej formy prowadzenia ewidencji na potrzeby rozliczeń VAT, którą dopiero trzeba przygotować zgodnie z zapowiadanymi regulacjami JPK_VAT.
Co zrobić, aby zamknięcie miesiąca nie spędzało nam snu z powiek, zwłaszcza w sytuacji wielu zmian prawnych i wprowadzania nowych obowiązków? Jakie są najczęstsze problemy w szybkim zamykaniu miesiąca?
- Problem z zarządzaniem i koordynacja pracy dużej liczby osób zaangażowanych w proces zamknięcie miesiąca, nie tylko z działu księgowości, ale także innych jak controlling czy działy operacyjne.
- Opóźnienia w spływie informacji, rozliczeń i dokumentów dotyczących zamykanego okresu
- Duża ilość ręcznej pracy oraz koniecznych do wykonania żmudnych i szczegółowych kalkulacji w celu określenia poziomu kosztów i przychodów oraz rozliczenia.
Jakie są najczęstsze stosowane rozwiązania problemów zamykania miesiąca?
Dalszy ciąg w kolejnym artykule za tydzień.
Bartosz Radziszewski, Jarosław Stefaniak
Bartosz Radziszewski jest współzarządzającym Klubem Dyrektorów Finansowych ?DIALOG?, twórcą edukacyjno-doradczego programu Digital Finance Excellence, doświadczonym menadżerem, który tworzył centra usług wspólnych i BPO, zarządzał działami finansowo-księgowymi średnich i dużych organizacji oraz certyfikowanym kontrolerem finansowym. Na co dzień pracuje jako doradca zarządu spółek giełdowych i menedżerów dużych organizacji.
Jarosław Stefaniak jest biegłym rewidentem posiadającym wiedzę i zrozumienie finansów, kontrolingu, rachunkowości i audytu. Doświadczenie zawodowe zdobywa łącząc pracę w konsultingu z praktyką w zarządzaniu finansami firm polskich i międzynarodowych z różnych branż: farmacja, FMCG, przedsiębiorstwa produkcyjne i usługowe, a także z sektora budowlanego. Posiada wieloletnie doświadczenie w realizacji skomplikowanych projektów audytowych w szeregu branż, w tym medialnej, ubezpieczeniowej i wielu innych.