Przykład 100% automatyzacji: windykacja

Udostępnij:

Na katowickim spotkaniu 16.11 Klubu Dyrektorów Finansowych „Dialog” doszliśmy do wniosku, że warto uporządkować trochę pojęć. Poniższe wyjaśnienia przygotował Robert Izdebski z IBPM ibpm.pl , partnera klubowego programu Digital Finance Excellence.

Wybraliśmy też przykład stuprocentowej automatyzacji.

Automatyzacja (od gr. automatos, czyli samoczynny) – jest to proces polegający na odciążeniu bądź całkowitemu ograniczeniu ludzkiej pracy fizycznej jak również umysłowej przy użyciu maszyn i urządzeń, które wykonują powtarzające się czynności w sposób automatyczny.  Encyklopedia Zarządzania: Automatyzacja

Maszyny i urządzenia to roboty przemysłowe oraz komputery czyli laptopy, PC osobiste, smartfony, serwery i cloud (czyli serwery postawione w chmurze).

Na komputerach musi być jakieś oprogramowanie i tu wchodzi kolejne pojęcie: platformy, czyli gotowe rozwiązanie dostarczone przez producenta oprogramowania, np. IBM. Na takiej platformie można zbudować automatyzację, na jednym z kilku elementów:

  • BPM – proces – zestaw czynności ułożony w sekwencję zdarzeń
    przykład: proces windykacyjny, który patrzy na termin płatności w systemie F-K, po jego przekroczeniu automatycznie przesyła przypomnienie, potem w ustalonych cyklach upomnienie, notę, kieruję do BIG, sprzedaje dług do firmy windykacyjnej.
  • CASE – sprawa – zestaw czynności, które można wykonać w dolnej kolejności
    przykład: zestaw czynności wokół reklamacji klienta, rozpatrzenie, wgląd w historię, w umowę z klientem, uznanie/odrzucenie reklamacji, wypłata rekompensaty – wszystkie te czynności mogą się dziać równolegle.
  • API – integracja biznesowa – sposób komunikacji pomiędzy systemami w różnych organizacjach
    przykład: pobieranie danych firmy z GUS przy wystawianiu FV np.: na stacji paliw.
  • BOT – robot software – program, który może symulować działania użytkownika na ekranie
    przykład: księgowanie rozrachunków klientów z wyciągu bankowego do systemu F-K
  • INTEGRACJA – Integracja systemowa – sposób komunikacji pomiędzy systemami w tej samej organizacji
    przykład: pobieranie danych firmy z GUS przy wystawianiu FV np.: na stacji paliw.

Mając te 5 elementów można dokonać prawie dowolnej automatyzacji.

Przykład 100% automatyzacji dla windykacji.

  1. Krok 1: BOT sprawdza wszystkie należności z terminem płatności +5 dni i zapisuje je w tymczasowym XLS oraz oznacza wszystkie zapłacone należności
  2. Krok 2: BOT uruchamia API do bramki SMS i wysyła SMS z przypomnieniem o terminie płatności
  3. Krok 3: BPM uruchamia proces dla każdej należności przeterminowanej o jeden dzień
  4. Krok 4: BPM należności +3 dni wysyła mailem miękkie przypomnienie
  5. Krok 5: BPM należności +5 dni wysyła mailem ponownie FV i dokumenty odbioru
  6. Krok 6: BPM należności +10 dni wysyła mailem i SMS wezwanie do zapłaty + informacje o wpisie do BIG i KRD
  7. Krok 6: BPM należności +15 dni wywołuje API BIG i KRD w którym rejestruje nieopłaconą należność
  8. Krok 7: BPM należności +30 dni wysyła należność do API firmy windykacyjnej wraz z całą historią komunikacji

W ten sposób windykowane są FV np. w telekomunikacji.

Zainteresowanych rozwinięciem tematu usprawnienia i automatyzacji procesu windykacji zapraszamy do kontaktu emaile kontakt@businessdialog.pl 

Zapraszamy na kolejne spotkanie na temat automatyzacji wybranych procesów 9.12 g. 9-11 Warszawa. Rejestracja w serwisie dyrektorów Business Dialog  /wydarzenia