Na katowickim spotkaniu 16.11 Klubu Dyrektorów Finansowych ?Dialog? doszliśmy do wniosku, że warto uporządkować trochę pojęć. Poniższe wyjaśnienia przygotował Robert Izdebski z IBPM ibpm.pl , partnera klubowego programu Digital Finance Excellence.
Wybraliśmy też przykład stuprocentowej automatyzacji.
Automatyzacja (od gr. automatos, czyli samoczynny) – jest to proces polegający na odciążeniu bądź całkowitemu ograniczeniu ludzkiej pracy fizycznej jak również umysłowej przy użyciu maszyn i urządzeń, które wykonują powtarzające się czynności w sposób automatyczny. Encyklopedia Zarządzania: Automatyzacja
Maszyny i urządzenia to roboty przemysłowe oraz komputery czyli laptopy, PC osobiste, smartfony, serwery i cloud (czyli serwery postawione w chmurze).
Na komputerach musi być jakieś oprogramowanie i tu wchodzi kolejne pojęcie: platformy, czyli gotowe rozwiązanie dostarczone przez producenta oprogramowania, np. IBM. Na takiej platformie można zbudować automatyzację, na jednym z kilku elementów:
- BPM – proces – zestaw czynności ułożony w sekwencję zdarzeń
przykład: proces windykacyjny, który patrzy na termin płatności w systemie F-K, po jego przekroczeniu automatycznie przesyła przypomnienie, potem w ustalonych cyklach upomnienie, notę, kieruję do BIG, sprzedaje dług do firmy windykacyjnej. - CASE – sprawa – zestaw czynności, które można wykonać w dolnej kolejności
przykład: zestaw czynności wokół reklamacji klienta, rozpatrzenie, wgląd w historię, w umowę z klientem, uznanie/odrzucenie reklamacji, wypłata rekompensaty – wszystkie te czynności mogą się dziać równolegle. - API – integracja biznesowa – sposób komunikacji pomiędzy systemami w różnych organizacjach
przykład: pobieranie danych firmy z GUS przy wystawianiu FV np.: na stacji paliw. - BOT – robot software ? program, który może symulować działania użytkownika na ekranie
przykład: księgowanie rozrachunków klientów z wyciągu bankowego do systemu F-K - INTEGRACJA – Integracja systemowa – sposób komunikacji pomiędzy systemami w tej samej organizacji
przykład: pobieranie danych firmy z GUS przy wystawianiu FV np.: na stacji paliw.
Mając te 5 elementów można dokonać prawie dowolnej automatyzacji.
Przykład 100% automatyzacji dla windykacji.
- Krok 1: BOT sprawdza wszystkie należności z terminem płatności +5 dni i zapisuje je w tymczasowym XLS oraz oznacza wszystkie zapłacone należności
- Krok 2: BOT uruchamia API do bramki SMS i wysyła SMS z przypomnieniem o terminie płatności
- Krok 3: BPM uruchamia proces dla każdej należności przeterminowanej o jeden dzień
- Krok 4: BPM należności +3 dni wysyła mailem miękkie przypomnienie
- Krok 5: BPM należności +5 dni wysyła mailem ponownie FV i dokumenty odbioru
- Krok 6: BPM należności +10 dni wysyła mailem i SMS wezwanie do zapłaty + informacje o wpisie do BIG i KRD
- Krok 6: BPM należności +15 dni wywołuje API BIG i KRD w którym rejestruje nieopłaconą należność
- Krok 7: BPM należności +30 dni wysyła należność do API firmy windykacyjnej wraz z całą historią komunikacji
W ten sposób windykowane są FV np. w telekomunikacji.
Zainteresowanych rozwinięciem tematu usprawnienia i automatyzacji procesu windykacji zapraszamy do kontaktu emaile kontakt@businessdialog.pl