Rozwiązywanie problemu ……. jest kolejnym problemem – czyli o psychologii automatyzacji

Ostatnie spotkania IV edycji Digital Finance Excellence (w Gdyni i w Warszawie) naprowadziły nas na zagadnienia, które wydają się być decydujące dla powodzenia automatyzacji procesów. Są to bariery psychologiczne. Będziemy o tym mówić i pisać w kolejnej edycji, a dzisiaj przedsmak w postaci wypowiedzi Roberta Izdebskiego, wiceprezesa IBPM, partnera DFE:

„Często o sukcesie automatyzacji jakiegoś procesu w firmie decyduje postawa pracowników i menedżerów zaangażowanych w ten proces lub inne powiązane. Decyduje ich postrzeganie tego przedsięwzięcia.

Jest oczywiste, że projekt powinien podążać za potrzebą biznesową, rozwiązywać problemy. Jednak komunikowanie, że chodzi o rozwiązanie problemu ….. jest problemem, bardzo utrudniającym sukces. Ludzie się „okopują”, szukają uzasadnień dlaczego dalej trzeba coś robić tak a nie inaczej, akcentują specyfikę firmy, branży lub procesu, z powodu której nowe tutaj nie zadziała, pilnują się, żeby nie stać się niepotrzebnym, blokują informacje, boją się, że będzie poszukiwanie winnych problemu, mają w głowie mnóstwo negatywnych scenariuszy. Z tym się nie da wygrać.

Projekt technologiczno- organizacyjny przekształca się w projekt HRowy, a zamiast analityków należałoby zatrudnić w nim terapeutów.

Nazywając cel projektu nie rozwiązaniem problemu, lecz wyzwaniem, wdrożeniem nowego – wspólnie wypracowanego – modelu funkcji, procesu, zadania, zmienimy nastawienie pracowników. Otworzą się na zmiany, dlatego że sami je zaproponują.

Nie zmotywujemy ludzi do zmian, jeśli najpierw muszą się przyznać, że coś robili źle i jeszcze drobiazgowo to opisać. Do takiej spowiedzi trudno psychologicznie się przełamać. A nagroda jest niepewna, kara jest bardziej prawdopodobna.

Natomiast zrobić coś całkiem od nowa to inna sytuacji. W istocie chodzi o ten sam cel, ale inaczej nazwany, przedstawiony, realizowany.”