Rejestracja czasu pracy to narzędzie do komunikacji i obiektywnej oceny

Udostępnij:

Rozmowa z Wojciechem Jędrzejewskim, CEO firmy Tisoft, partnera Klubu Dyrektorów Finansowych „Dialog”, szczególnie w realizacji III edycji programu Digital Finance Excellence.

DFE. Na spotkaniach Klubu Dyrektorów Finansowych „Dialog” – online ogólnopolskich i regionalnych „przy stole” – jednym z najczęstszych tematów ostatnich miesięcy jest czas pracy. W dużym stopniu wiąże się to z wprowadzeniem zdalnej pracy, a więc szukaniem skutecznego nadzoru nad realizacją zadań, ale jednocześnie uwzględnieniem faktu, że praca w domu nie przebiega tak samo jak w biurze i zadania są realizowane w innym trybie. Ale problem jest nie tylko w biurze i dotyczy nie tylko pracy zdalnej. Generalnie pojawia się w firmach refleksja nad optymalnym wykorzystanie tego zasobu, jakim jest czas pracowników, ponieważ jest to drogi zasób, a czasy są kryzysowe. Czy z perspektywy dostawcy narzędzi do rejestracji czasu pracy też widzi Pan zwiększone zainteresowanie firm tym tematem?

Wojciech Jędrzejewski.   W każdej sytuacji firmy muszą zmniejszać poziom marnotrawstwa i lepiej kontrolować wykorzystanie każdego zasobu, również czasu. Nie da się tego zrobić inaczej niż rejestrując wykonywane przez pracowników czynności w czasie rzeczywistym w zintegrowanym systemie komputerowym. Trzeba spowodować, aby pracownicy  rozumieli i akceptowali taki sposób rozliczania, to znaczy byli przekonani, że jest obiektywny, precyzyjny i sprawiedliwy. Dzięki temu zarówno firma jak i oni sami odniosą korzyści (optymalizacja produkcji, większy komfort i kultury pracy, możliwość pracy zdalnej). Zebranymi danymi nie można manipulować, co gwarantuje  obiektywne oceny. Wyznaczone cele i delegowane zadania są jasne i precyzyjne. Kontrola stanu parametrów procesu (statusy procesu) w czasie rzeczywistym daje ogromne korzyści w zarządzaniu.  Kryteria oceny są znane i akceptowane. Raporty z ocen są dostępne dla ocenianych. Staje się możliwa obiektywna reklamacja uzyskanej przez pracownika oceny. Jest możliwe porównanie kompetencji i wydajności pomiędzy pracownikami.

W praktyce są to precyzyjne narzędzia do komunikacji pracownika z otoczeniem (karty technologiczne, zlecenia elektroniczne, praca zdalna), dające obustronne korzyści, a nie tzw. bat na pracowników. Oczywiście, taka przejrzystość procesów pracy nie każdemu odpowiada, ale najczęściej są to ci mniej efektywni pracownicy, mający coś do ukrycia, albo zwykli malkontenci. Jeżeli  firma nie będzie rejestrować parametrów procesu, w tym czasu trwania poszczególnych czynności, to nie będzie wiedziała, jak wygląda faktyczny przepływ pracy w procesach. Nie będzie więc mogła precyzyjnie kalkulować oferty,  optymalizować wykorzystania zasobów, ani rozstrzygać ewentualnych sporów między i z pracownikami.

Oczywiście, ważne jest jak taki system rejestracji jest zbudowany, czy rzeczywiście prawidłowo zbiera dane, czy jest komfortowy w używaniu, czy jest zintegrowany z innymi systemami. W naszym systemie pracownik rejestruje własne działania. Rozróżniamy wejście na teren firmy, zgłoszenie gotowości do pracy, pracę na stanowisku oraz przerwy i braki rejestracji. Zwłaszcza te ostatnie umożliwiają podniesienie poziomu organizacji firmy i lepszego wykorzystania zasobów.

Z punktu widzenia menedżera rejestrowany jest przebieg całego procesu, w efekcie którego powstają produkty lub usługi z dokładnością do zlecenia, pracownika, stanowiska, czynności i zużycia zasobów na czynności. Umożliwia to zastosowanie wielu metodologii zarządzania np. Six Sigma, Lean Management, 5S itp..  Proces rejestracji powinien być odwzorowaniem kalkulacji wstępnej dając możliwość porównania jeden do jeden części deklaratywnej i części wykonawczej procesu, co daje natychmiastową możliwość korekty kalkulacji lub procesu i zwiększa dokładność planowania. Międzystanowiskowe przekazywanie informacji o zużyciu surowców, powstawaniu produktów oraz odpadów potwierdzane automatycznymi dokumentami MM-/MM+, PW, RW, umożliwiają natychmiastową kontrolę powstawania defektów i kontrolę jakości z dokładnością co do czynności oraz raporty typu Traceability czy FSC. Świadomość rejestracji zwiększa u pracowników poczucie odpowiedzialności.

DFE. W firmach budżety na IT raczej nie rosną, ale te które są dzisiaj chyba powinny być przeznaczone na coś innego niż planowano jeszcze rok temu. Na co?

Wojciech Jędrzejewski:  Bez względu na to, co planowano rok temu, dzisiaj wiadomo, że nie przeżyją kryzysu firmy pozbawione danych i systemów, które pozwolą im dobrze policzyć, co im się opłaca, a co nie albo co zrobić, aby się opłacało. Obserwuję także spore przyspieszenie, jeśli chodzi o integrację firm z otoczeniem biznesowym.

Wolałbym, aby to roztropność przedsiębiorców spowodowała te zmiany, a nie przymus związany z sytuacją epidemiczno-gospodarczą. Niestety właśnie ta sytuacja wymusiła, że wreszcie firmy zaczynają działać systemowo, metodycznie, zbierając i analizując dane po to, aby przetrwać lub po prostu być lepszymi i bardziej rentownymi przedsiębiorstwami. Niestety, nie wszystkie. Była mowa o pożarach, ale można użyć jeszcze innego porównania. Jak zbliża się powódź to działajmy, gdy czujemy, że woda podchodzi nam pod stopy, a nie dopiero wtedy gdy podejdzie nam pod brodę. Wtedy już nic nie zdziałamy.

DFE. Program Digital Finance Excellence przekonuje do wprowadzenia zarządzania procesowego w firmach, pokazuje dobre praktyki w tym obszarze, a także rekomenduje narzędzia do usprawniania i automatyzacji procesów. Już w pierwszej edycji ukuliśmy hasło „Nie gaśmy pożarów. Zarządzajmy!”, w domyśle zarządzajmy procesami, a pożary nie będą wybuchały i nie będzie potrzeby ich gaszenia. W Pana podejściu do biznesu też to zarządzanie procesowe jest kluczowe. Jakie są Pana argumenty?

Wojciech Jędrzejwski:  W nowoczesnej firmie, która chce być konkurencyjna w dzisiejszej rzeczywistości i w której wzrasta automatyzacja procesów biznesowych, komunikacja zaczyna mieć kluczowe znaczenie. Nie chodzi tu tylko o tempo komunikacji, ale również o jakość komunikacji. Struktura dzisiejszej firmy składa się z maszyn, systemów komputerowych i ludzi, którzy wchodzą w różnego rodzaju zależności komunikacyjne. Pomiędzy tymi różnymi elementami następuje wymiana pojęć, która musi być skuteczna, pomimo naturalnych barier komunikacyjnych (maszyny posiadają pulpity, oprogramowanie posiada interfejsy, ludzie komunikują się głównie za pomocą tekstu i wyborów). Powoduje to różnego rodzaju przekłamania zarówno ze względów obiektywnych, jak i w przypadku ludzi – subiektywnych. Obecnie obserwujemy w firmach wiele zjawisk występujących równocześnie: nieuniknione zmiany technologiczne, czwarta rewolucja komunikacyjna, zmiana pokoleń zarządzających firmami i ogromna presja automatyzacji.

Aby zarządzać procesami w tak dynamicznie zmieniającym się środowisku, niezwykle istotne staje się skuteczne zbieranie danych o zachodzących procesach nie tylko w świecie maszyn, ale i ludzi. Jednak technologia istnieje dla ludzi, a nie ludzie dla technologii. Z naszych wieloletnich pomiarów wynika, że wszędzie tam, gdzie składnikiem procesu biznesowego jest inteligencja (zgodnie z Six Sigma – usprawnij lub w Lean Management – Kaizen), czy to naturalna czy sztuczna, następuje optymalizacja procesu. Początkiem do odpowiedzi na zadane pytanie jest naturalny stan, w którym ludzie komunikują się wyłącznie z ludźmi (używają w procesach prostych narzędzi).

W sytuacji obecnej (po trzeciej rewolucji przemysłowej) większość wiedzy o procesach znajduje się i jest przetwarzana przez maszyny (komputery). Jesteśmy więc skazani na komunikowanie się z tymi systemami. Ma to szczególne znaczenie w konkurowaniu w biznesie. Na czele tego wyścigu znajdą się organizacje umiejące zarejestrować i maksymalnie wykorzystać wszelką wiedzę o zdarzeniach powstających w trakcie procesów zachodzących wewnątrz firmy, jak i w jej otoczeniu. Ludzie pracujący w takich organizacjach traktują systemy komputerowe jako naturalne źródło wiedzy wspomagającej ich codzienną pracę i wzmacniające organizację.  Można powiedzieć wręcz, że nie potrafią funkcjonować bez wielkiego, obiektywnego przyjaciela, który jak dżin z butelki chroni i realizuje ich potrzeby. W związku z powyższym mają świadomość konieczności rejestracji własnych działań jako elementu realizacji większego procesu i skutecznego wygrywania z konkurencją. No cóż, nie trudno wyobrazić sobie sytuację odwrotną, w której  brak jest obiektywnej komunikacji i rzetelnej wiedzy o procesach. Wtedy przytoczone hasło  „Nie gaśmy pożarów…” staje się upiorną rzeczywistością działania firmy. Niestety, historycznie patrząc pracownicy w firmach najpierw się ulokowali, potem zoptymalizowali swoją pozycję, a następnie zrobili wszystko, aby z ich punktu widzenia było jak najlepiej.