W każdej kancelarii prawnej jednym z procesów jest proces bilingowy. tj. rozliczenie prac wykonanych na rzecz klientów oraz powiązana z tym analityka. Kancelaria Maruta Wachta sp. j. postanowiłą odciążyć wysoko wykwalifikowanych pracowników kancelarii od żmudnych i monotonnych prac związanych z weryfikacją i raportowaniem wykonanych prac na rzecz klientów.
W miarę jak rosła działalność kancelarii, rosła też liczba zestawień, jakie należało przygotować i raportów, które były oczekiwane przez klientów (zestawień). Poza czasem poświęcanym przez samych pracowników raporty musiały być dodatkowo analizowane i korygowane przez zarządzającego kancelarią wspólnika. Cały proces zajmował wiele godzin każdego miesiąca, a i tak pojawiały się błędy, braki w danych i niespójne informacje.
Zdecydowano się rozwiązać ten problem przy pomocy robotów software?owych RPA.
W pierwszym kroku zbudowano model procesu Data to Report tj. od zbierania danych z różnych systemów poprzez ich uporządkowanie, korektę aż do zaraportowania wykonanych prac do klienta według określonego klucza oraz standardu. Na bazie tego modelu zbudowano – przy wsparciu doradcy zewnętrznego – pierwszego robota, który ma za zadanie weryfikację i zbieranie danych o wykonanych pracach przez pracowników z różnych systemów, w tym weryfikacje błędnych lub brakujących wpisów, następnie pobranie i uporządkowanie danych potrzebnych do przygotowania raportu. W kolejnym kroku robot przygotowuje dla zarządu raport analityczny, który pozwala na podjęcie decyzji odnośnie rozliczeń z klientami. Kolejnym krokiem jest ewentualna korekta danych w różnych systemach przez robota, oraz przygotowanie i rozesłanie automatycznie raportów do klientów.
Kancelaria od wielu lat związana jest z rynkiem IT. Zarządzający kancelarią jak i pracownicy mają styczność z nowymi technologiami i śledzą zmiany na rynku. Na potrzeby kancelarii, która działa w dynamicznym zmieniającym się środowisku informatycznym i współpracuje z wieloma różnymi klientami na wielu systemach i aplikacjach oraz potrzebuje zbierać z nich dane, porządkować je i raportować w różnych wariantach oraz sposób idealnie wpisała się technologia i rozwiązania Robotic Proces Automation UiPath.
W efekcie wdrożenia nowego zrobotyzowanego procesu bilingowego wyeliminowano szereg uciążliwych, nieproduktywnych czynności, zarówno po stronie prawników, jak i kadry zarządzającej. Poza ekonomicznym efektem uzyskano znaczny przyrost satysfakcji pracowników, gdyż odciążono ich od żmudnych prac poniżej ich kwalifikacji. ?Zauważyliśmy także ciekawa okoliczność, że raporty przesyłane przez roboty są lepiej odbierane niż od te same raporty od przełożonych i szybciej uzupełniane są ważne informacje. Z punktu widzenia analityki ważne jest, że osoba zarządzająca nie musi się zastanawiać, gdzie ma coś zapisane, co i kiedy oraz dla kogo robił i jak długo ani gdzie to zarejestrował ? wszystko jest zbierane w jednym miejscu przez robota.? ? mówi Marcin Maruta, wspólnik kancelarii. Nie mniej istotną korzyścią okazało się stworzenie ? niejako ?przy okazji? – systemu zarzadzania danymi podstawowymi, który obecnie pozwala na wielowymiarowe analizy działalności kancelarii oraz umożliwia zarządzającym podejmowanie strategicznych decyzji o dalszym rozwoju firmy. Jak mówi Marcin Maruta Wspólnik kancelarii ?Robot dla kancelarii jest cenną innowacją, oszczędza czas i ogranicza błędy ludzkie, dla ludzi jest pomocny, odciążając ich od pracy która nie jest merytoryczna „.
Bartosz Radziszewski