Szybciej i wygodniej z e-podpisem, ale to dopiero początek

Udostępnij:

IV edycję Digital Finance Excellence, program Klubu Dyrektorów Finansowych „Dialog”, zaczynamy od pokazania kilku przykładów zastosowania podpisu elektronicznego. Sami go używamy do niektórych działań w naszej społeczności Business Dialog. Zaczęliśmy wraz z nastaniem pracy zdalnej ze względu na obostrzenia sanitarne w ub. roku. Wiele firm wówczas rzuciło się na to rozwiązanie, zwłaszcza że i instytucje czy urzędy zaczęły na niego patrzeć przychylniej. Przyniosło im sporo korzyści, ale jedną z większych jest zainspirowanie do dalszego usprawniania i automatyzacji procesów. Takie przykłady opiszemy. Na pierwszy ogień – Decathlon.

 

Bez papieru, czyli również w stylu sportowym

 

Decathlon jest producentem oraz dystrybutorem sprzętu sportowego i właścicielem sieci sklepów sportowych. Wydawałoby się, że od cyfryzacji do sportu jest dość daleko, jednak nie, bo od sportu do zdrowego życia jest całkiem blisko, a od zdrowego stylu życia do szacunku dla środowiska naturalnego już tylko jeden naturalny krok. Tak więc choć firma sięgnęła po podpis elektroniczny, głównie aby usprawnić proces zawierania umów i podpisywania wszelkich dokumentów, gdy bezpośredni kontakt stał się trudny, to ta zmiana świetnie wpisała się w strategię firmy wdrażania proekologicznych rozwiązań.

Lokalny oddział miał swobodę w wyborze rozwiązania. Spośród wielu polskich i zagranicznych platform wybrał – podobnie jak my w Business Dialog – e-podpis Autenti.

Liderem projektu był Marcin Wawrzyniak, radca prawny oraz menedżer działu prawnego w Decathlon. „Od Autenti otrzymujemy wsparcie w języku polskim i polski interfejs platformy, chwalimy sobie otwartość na propozycje zmian na platformie. Nie znaczy to, że każdy nasz postulat jest realizowany, ale zawsze otrzymujemy jasną odpowiedź, co jest możliwe, co nie, co w dalszej kolejności. Do tego dochodzi możliwość składania podpisów kwalifikowanych bezpośrednio poprzez platformę Autenti.” – wyjaśnia motywy wyboru tego rozwiązania.

Wdrażając podpis elektroniczny firma liczyła przede wszystkim na przyspieszenie procesu podpisywania umów i dokumentów, biorąc pod uwagę to, że najczęściej osoby podpisujące są w odległych miejscach. Naturalnie zależało jej także na wyeliminowaniu papieru i zaoszczędzeniu czasu oraz zmniejszeniu kosztów (choć koszty nie były głównym czynnikiem wpływającym na decyzję).

 

Mniej papieru, szybszy proces

 

„Od wdrożenia e-podpisu liczba papierowych dokumentów spadła o około 80%, choć przyznam, że jest to ciężkie do zmierzenia.” – mówi Marcin Wawrzyniak. Ważną korzyścią jest usprawnienie całego procesu. „Uzyskaliśmy możliwość śledzenia procesu podpisywania dokumentów – wiemy, kto dokument podpisał, a na czyj podpis wciąż oczekujemy. Zniknęła konieczność drukowania dokumentów i tradycyjnej wysyłki korespondencji. Przyspieszyliśmy proces archiwizowania dokumentów m.in. poprzez zmniejszenie liczby tych, które musimy skanować.” – dodaje.

Jednak być może najważniejsze były korzyści mentalne. Po pierwsze, pracownicy firmy nabrali przekonania, że jest to rozwiązanie bezpieczne, nie nastręczające trudności technicznych, co powoduje też, że są przychylnie nastawieni do kolejnych wdrożeń systemów automatyzujących proces.

Po drugie, menedżerowie i pracownicy lepiej rozumieją, jak zarządzać dokumentem elektronicznym, jak może wyglądać obieg dokumentów, przed jakimi nowymi ryzykami trzeba się zabezpieczyć.

„Przekonaliśmy się, jaki potencjał tkwi w automatyzacji procesów i nabraliśmy ochoty na kolejne kroki. Wybieramy system do elektronicznego obiegu dokumentów, poszczególne działy opisują i analizują swoje procesy.” – mówi Marcin Wawrzyniak. W tym przedsięwzięciu jest dwóch liderów, drugim jest szef działu HR.

Wśród kontrahentów Decathlon są jeszcze tacy, którzy są przywiązani do wydruków i pieczątek, ale wygoda i szybkość działania mają duży potencjał perswazyjny, więc i oni się zmieniają.

 

Iwona D. Bartczak

____________________________________

Start IV edycji DFE – 7.09 rano na warszawskiej GPW. Wtedy też więcej powiemy o e-podpisie. Więcej informacji o spotkaniu i możliwość rejestracji  w serwisie Business Dialog https://businessdialog.pl/wydarzenia/dfe-07092021