Spotkanie Business Dialog w Poznaniu (18.10.18) w ramach Digital Finance Excellence, programu wsparcia menedżerów i firm w projektach usprawniania zarządzania procesowego i automatyzacji procesów ? przygotowane w Klubie Dyrektorów Finansowych ?Dialog? – rozpoczęliśmy od refleksji makroekonomicznej. Bartosz Radziszewski wskazał na wpływ automatyzacji procesów w firmach na ważne zjawiska makro, np. inflację. „Niska inflacja ma też swoje cyfrowe źródła. Digitalizacja prowadzi do spadku kosztów, rozwoju e-commerce, a porównywanie cen przez konsumentów wspiera konkurencję i osłabia tempa wzrostu cen w gospodarce.” A często w ferworze rozmowy o usprawnianiu naszych firm, zapominamy, że mówimy o technologiach, mających o wiele większe oddziaływanie niż tylko rentowność naszego biznesu.
Schemat działania zjawiska ilustruje poniższy obrazek (na bazie danych z różnych źródeł, głównie to Riksbank i Forsal):
Potem powróciliśmy do naszych projektów w firmach. Uczestników spotkania ? głównie dyrektorów finansowych ? zmotywowały do poszukiwania wiedzy i wsparcia w zakresie automatyzacji procesów, w tym robotyzacji przede wszystkim trzy przyczyny:
- Biznes się rozwija, zwiększa się liczba zadań, transakcji, dokumentów, a brakuje pracowników, których można by zatrudnić, a i o tych, co są, trzeba bardziej zadbać, zwłaszcza o ich satysfakcję z pracy.
- Zwiększa się liczba regulacji, są one skomplikowane, kary za błąd mogą być dotkliwe. Jak zmniejszyć ryzyko błędów?
- Koszty projektów informatycznych, zwłaszcza integracji systemów są postrzegane jako zbyt wysokie. Poszukuje się rozwiązań, pozwalających zmniejszyć koszty integracji, nie tracąc na funkcjonalności tych systemów.
Jednak najpierw jeszcze raz w tym programie powiedzieliśmy, że robotyzacja ? przy pomocy robotów software?owych – jest jednym ze sposobów automatyzacji procesów. Automatyzacja procesów może przebiegać również w inny sposób, np. przez integrację dziedzinowych systemów informatycznych, poprzez wdrożenie systemu zintegrowanego np. klasy ERP, poprzez integrację baz danych, poprzez systemy workflow i jeszcze kilka innych.
Zasadnie uważa się, że najpierw powinno się szukać automatyzacji rozpatrując możliwości w systemach IT, które już firma posiada, potem powinno się myśleć o łączeniu systemów IT poprzez budowanie interface?ów. Jednak rzeczywistość biznesowe często nakazuje szukanie innych rozwiązań.
?Roboty software?owe są to aplikacje naśladujące pracownika, który posługując się myszką i klawiaturą, używając różnych systemów IT, wykonuje zadanie, na które jest konkretny przepis (agorytm). Robot przejmuje kontrolę nad oprogramowaniem (myszką i klawiaturą) i robi dokładnie to, co robiłby człowiek. Potrafi otwierać aplikacje, pobierać z nich dane, przenosić je do innych, itd. Nie ingeruje w programy, których używa, zupełnie analogicznie do człowieka wykonującego tę samą pracę. Roboty software?owe są w stanie podłączyć się do dowolnej aplikacji biznesowej począwszy od starych terminali, przez wszelkiego rodzaju aplikacje okienkowe, aż po nowoczesne interfejsy webowe. Są szczególnie pomocne wszędzie tam, gdzie musimy w dalszym ciągu korzystać z różnorodnych rozwiązań starszych generacji, często zamkniętych i nie oferujących wymiany danych (szyna wymiany danych, api, api gateway, web services, pliki) z nowymi, ale przede wszystkim w każdej sytuacji, w której budowa automatycznego interfejsu jest z różnych przyczyn nieopłacalna.? ? mówił Mariusz Pultyn, CTO w Digital Teammates.
Tym samym, dzięki software?owym robotom integracja i komunikacja pomiędzy różnymi rozwiązaniami tj. ERP, workflow, CRM, SRM, DMS, CMS, arkuszami kalkulacyjnymi, dokumentami, klientami poczty elektronicznej, bazami danych, aplikacjami internetowymi, czy w innych systemach nie stanowi już problemu i pozwala na usprawnienie procesów i wykonywania czynności.
Wyliczyliśmy kilkanaście przykładów procesów, do których zatrudniono roboty, jak księgowanie wyciągów bankowych, rozksięgowanie faktur, przygotowanie sprawozdań do różnych organów, porównywanie faktur z zamówieniami, zbieranie danych o produktach konkurencji, zawiązywanie i rozwiązywanie rezerw, skomplikowane rozliczenia. Aby działał robot, musi być przepis na dane działanie, czynność, proces oraz aplikacje obsługiwane przez myszkę i klawiaturę (więc np. nie może być to telefon czy papier).
Wdzięcznym tematem jest RODO. ?Roboty kochają RODO, bo są wręcz stworzone do tego, aby wyciągnąć skądś dane i porównać z danymi skądś indziej, a następnie zaraportować wynik. Większość tematów regulacyjnych sprowadza się do mniej lub bardziej wyrafinowanej weryfikacji danych, które już są przechowywane w systemach. Zauważmy, że w blisko 100% przypadków jesteśmy zgodni z RODO lub inną regulacją, ale musimy uzyskać absolutną pewność, więc gdy tę pracę wykonuje człowiek, to jego czas i uwaga poświęcona dla ogromnej większości przypadków nie wnosi żadnej nowej informacji. Człowiek powinien skupić swoją uwagę jedynie na tych kilku procentach wyjątków, gdzie wynik porównania jest negatywny. To jest istota zastosowania robotów – umożliwiają człowiekowi zajęcie się ambitniejszą pracą, biorąc na siebie zadania rutynowe, ale niezbędne dla poprawności procesu? ? kontynuował Mariusz Pultyn, CTO w Digital Teammates.
Przyjęło się mówić, że do automatyzacji procesów, również przy użyciu robotów, należy przystąpić dopiero wtedy, gdy są one uporządkowane i uproszczone. Jest to dobra zasada, lecz zwykle trudna do realizacji, szczególnie gdy mamy do czynienia z dużą firmą i skomplikowanym procesem, obejmującym wiele osób, działów, systemów IT. Wiele miesięcy upłynie, zanim komitet powołany do usprawnienia procesu przyjmie jakieś stanowisko. Ostatecznie, nawet w wypadku, gdy efektem pracy zespołu będzie zestaw wytycznych, które należy wdrożyć, zwykle adresatem większości z nich jest dział IT, który w pierwszej kolejności zajmuje się procesami i systemami, które pomagają firmie zarabiać, obsługiwać klienta, a nie osiągać większe lub mniejsze oszczędności.
Może więc trzeba zachować umiar w tych porządkach, a czasem wręcz zamknąć proces w ?czarnym pudełku? robota i nie martwić się, ile jest pracy z tym nieuczesanym procesem, bo on go wykona bez narzekania.
Zwracano uwagę, że w większości wielkich wdrożeń, projektów integracyjnych lub upgrade?ów głównych systemów, im bliżej końca projektu, a co za tym idzie, im większa presja na sukces w zderzeniu z kończącymi się budżetami i czasem, tym łatwiej wycina się wiele funkcjonalności, które nie są może najważniejsze, ale bardzo ułatwiłyby pracę ludziom. ?Kiedyś się dorobi? ? mówią członkowie komitetu sterującego, ale to ?kiedyś? zwykle nie następuje. Takie miejsca są idealnym polem do popisu dla robotów. Generalnie po kilku już regionalnych spotkaniach Digital Finance Excellence nasuwa się taka refleksja, że wreszcie do firm trafia technologia, która wdrażana jest z myślą o satysfakcji człowieka, pracownika (klienta zewnętrznego lub wewnętrznego), a nie tylko o efektywności biznesu, co pozwala zmierzyć się wyzwaniem, przed którym stoi obecnie większość pracodawców, czyli rosnącymi oczekiwaniami pracowników odnośnie możliwości rozwoju, a także zachowania odpowiedniej równowagi między życiem zawodowym i prywatnym. Roboty pozwalają osiągnąć ten cel bez ulegania presji płacowej, bo przy obecnym stanie technologii nie potrafią prosić o podwyżkę rekompensującą trudne warunki pracy.
Spotkanie zaowocowało także kilkoma zamówieniami na szkolenia, warsztaty oraz Proof of Concept zastosowania automatyzacji w firmie. Jeśli ktoś jeszcze nie zgłosił takiego zapotrzebowania, prosimy o kontakt bezpośredni lub przez formularz kontaktowy na www.dfe.businessdialog.pl
