Dzisiejsza sytuacja jak w soczewce ujawnia wiele z niedociągnięć i problemów, które kumulowały się latami w organizacjach, ale były niejako zamiatane pod dywan, albo udawało się je obejść. Aktualnie sytuacja wymusiła w sposób gwałtowny i nagły przejście na inną wirtualną formę pracy i inną formę dostępu do firmowych zasobów IT (i innych) nie pojedynczych pracowników, ale całe zespoły, czy wręcz załogi, i to z całą mocą uwidoczniło problemy, których już w nowej sytuacji nie dawało się obejść.
Zasadniczo problemy, z którymi borykają się teraz organizacje wdrażające pracę zdalną możemy podzielić na dwa rodzaje: problemy procesowo/organizacyjne i problemy technologiczne.
Problemy procesowo/organizacyjne dotyczą w szczególności cyfryzacji procesów oraz specyficznej właściwej dla danej firmy kultury organizacyjnej. Trudno sobie wyobrazić efektywną pracę zdalną, gdy znaczna część procesów firmy jest obsługiwana w ramach papierowego obiegu dokumentów, a procesy cyfrowe są szczątkowe i nie odzwierciedlające rzeczywistości, a może wręcz ją komplikują.
Z drugiej strony do realizacji pracy zdalnej niezbędne jest swojego rodzaju porozumienie pomiędzy pracownikami a kadrą zarządzającą, oparte na wzajemnym zaufaniu i ukierunkowane bardziej na efekty pracy niż wykonywanie pracy samej w sobie. Więc pojawia się potrzeba zmiany stylów zarzadzania pracą i pracownikami.
W biurze działa, ale zdalnie już nie
Niemniej istotne zdają się być aspekty technologiczne. Przyjęcie prostego założenia, że skoro systemy działają efektywnie w biurze, będą działać równie efektywnie zdalnie niezależnie od kształtu infrastruktury IT i przygotowania cyfrowego stanowiska pracy okazało się wielkim błędem. Zaciążył on na każdym elemencie procesu implementacji telepracy.
To może być ten moment, w którym IT staje się ograniczeniem. Brak integracji w obrębie posiadanych systemów, konieczność multiplikowania czynności, czy co szczególnie częste wolna responsywność systemów IT podczas pracy zdalnej, skutecznie zniechęcą każdego pracownika, a efekty jego pracy zniechęcą kadrę zarządzającą.
Gdyby stworzyć listę najczęstszych problemów technologicznych, to mogłaby wyglądać tak:
- wybór niewłaściwej technologii telepracy w stosunku do wykorzystywanych systemów,
- brak odpowiednio wydajnej i skalowalnej infrastruktury,
- brak odpowiedniego dostępu do Internetu i brak mechanizmów optymalizacji połączenia,
- brak odpowiednich systemów i procedur zabezpieczeń chroniących przez wyciekiem danych,
- budowę infrastruktury w sposób nieredundantny, co skutkuje niedostępnością (niemożnością pracy) w sytuacji awarii pojedynczego komponentu.
Wnioski do wdrożenia
Zakładamy, że sytuacja się unormuje, ale dziś nie mamy pewności kiedy to nastąpi, nie możemy więc zakładać, że za pół roku, za rok czy dwa rzeczywistość epidemiczna do nas nie wróci. To stawia firmy, które chcą kontynuować swoją działalność przed koniecznością takiej elastyczności, by z dnia na dzień móc przestawić się ponownie na opcję funkcjonowania w modelu zdalnym. Taki potencjalny obrót sytuacji prowadzi do wniosku, że potrzebna będzie kontynuacja zmian procesowych, zarządczych oraz technologicznych zapoczątkowanych w obecnych warunkach.
Przede wszystkim oznacza to odchodzenie od obiegu papierowego w stronę cyfrowych form przetwarzania dokumentów i informacji, uproszczaniu, niwelowaniu i udoskonalaniu wykorzystywanych w firmie procesów cyfrowych.
W obszarze technologicznym zmiana będzie musiała koncentrować się na poprawie efektywności i bezpieczeństwa pracy. Problemy z responsywnością systemów IT, ich niedostępnością zdalną, naruszeniami zasad bezpieczeństwa czy problemy w realizacji pracy ze względu na nieoptymalność samych systemów bądź ich implementacji wszytko to, powinno być szczegółowo analizowane. Wnioski z analiz powinny być w miarę możliwości wdrażane poprzez optymalizację lub zmianę technologii i procedur.
Straty niedoszacowane, a szkoda
Z wielu względów do korzystania z infrastruktury w chmurze firmy podchodziły dotąd z umiarkowanym zaangażowaniem. Nie było to racjonalne, też wynikało z niedoszacowania potencjalnych strat związanych z nieodpowiednimi poziomami zabezpieczeń oraz brakiem gwarancji dostępności własnych zasobów.
Są to straty, które na pierwszy rzut oka trudno wycenić, bo najczęściej wewnętrzne działy IT nie potrafią odpowiednio wyartykułować kadrze zarządzającej poziomu ryzyk ,z jakimi organizacje mają w kwestii bezpieczeństwa czy braku dostępności do czynienia. A bezpieczeństwo IT oparte o rozwiązania chmurowe, należy traktować wieloaspektowo.
Bezwzględnie oparcie firmy o chmurę w znacznej większości organizacji, w szczególności z sektora MŚP, znacząco zmniejsza ryzyka niedostępności systemów czy fizycznej utraty danych. Chmury i ich centra danych przygotowane są na obsługę dużej liczny klientów ich systemy spełniają szereg norm i dobrych praktyk trudnych do implementacji zasobami większości polskich firm.
Jednocześnie zmiana modelu to też wyzwania, w zakresie integracji systemów, modelu pracy czy sposobu rozliczeń i planowania budżetowego.
W sytuacji braków podażowych wykwalifikowanej kadry IT, chmura pozwala odciążyć firmowe zasoby i skierować je na inne aspekty technologiczne, których nie można łatwo kupić na rynku jak analizy procesowe, optymalizacja danych data mining czy BI.
Dodatkowo, dobry dostawca chmurowy, gwarantuje liniową, a często i wykładniczą skalowalność w miarę wzrostu potrzeb czy konieczności skokowej zmiany modelu pracy. W warunkach własnych/firmowych systemów IT, skalowalność jest ograniczona procesem zakupowym i dostępnością/możliwościami kadry IT co w sytuacji np. szoków epidemiologicznych jak obecny i załamania łańcucha dostaw każe traktować ten proces jako długi, ryzykowny, kosztowny i nieprzewidywalny.
Kosztowne uzależnienie od papieru
Uzależnienie uzależnienie firm w Polsce od papierowych dokumentów jest niestety bardzo duże, a obecny kryzys bardzo mocno obnażył jego stopień. Sytuacją, do której należałoby dążyć jest możliwość obsługi większości procesów związanych z dokumentami papierowymi zdalnie, tak by móc, w takiej sytuacji jaka zaistniała, z marszu zacząć działać. Osoba pracująca w biurze powinna po prostu móc wyjść w piątek z biura, a w poniedziałek rozpocząć pracę w domu mając dostęp do zasobów przypisanych jej dokumentów firmowych, możliwość akceptacji przypisanych jej procesów, możliwość uczestniczenia w zdalnych zebraniach itp. Tylko niewielu firmom to się udało, w większość jakaś część (mniejsza lub większa) pracowników biurowych przebywa nadal w biurach obsługując papierową sferę swoich działań.
Pozytywem obecnej sytuacji jest to, że dla niektórych zarządzających będzie to wyzwalacz zmian w tej dziedzinie dziedzinie, o której do tej pory nie myśleli albo zmiany w niej odkładano na później.
Warto zauważyć, że zdalny, cyfrowy dostęp do dokumentów firmowych (np. umów, faktur), zdalna obsługa procesów akceptacyjnych (np. dokumenty zakupowe, wnioski urlopowe itp.) przydaje się nie tylko w sytuacjach kryzysowych, ale także podczas normalnych procesów gospodarczych znacznie zwiększając produktywność pracowników jak i całej firmy. Barierą wejścia w takie rozwiązania są oczywiście koszty, przy czym uważamy, że nie koszty finansowe są tutaj najważniejsze. Największymi kosztami są te, związane z zmianami w mentalności pracowników i organizacji pracy firmy.
Michał Każmierczyk, Radosław Szczodrowski, Grupa Enteo https://grupa.enteo.pl/
___________________________
Autorzy artykułu będą gośćmi spotkania Klubu Dyrektorów Finansowych „Dialog”, organizowanego w ramach programu Digital Finance Excellence 21.04 g. 9-11 . Tutaj można potwierdzać uczestnictwo https://businessdialog.pl/wydarzenia/dfe-21042020