Usprawnianie procesu zamknięcia miesiąca – wypowiedzi CFO

Strona główna » Usprawnianie procesu zamknięcia miesiąca – wypowiedzi CFO

W listopadzie i grudniu 2020 roku w Klubie Dyrektorów Finansowych „Dialog” zostało przeprowadzone badanie dotyczące usprawniania i automatyzacji procesu zamknięcia miesiąca (również innego okresu). Poza analizą ankiet przeprowadzona również kilkanaście wywiadów pogłębionych z dyrektorami. Poniżej znajdują się cztery wypowiedzi, ilustujące wybrane zagadnienia oraz podejście firm do takiej modernizacji.

 

Jarosław Oworuszko, BFF Group

Co robić lepiej, co przestać robić?

Poprawę każdego procesu, również procesu zamknięcia miesiąca, trzeba zacząć od uświadomienia pracownikom, że da się wiele czynności wykonywać inaczej niż robiono to dotychczas. Wykonywanie danego procesu w sposób niezmienny i oczekiwanie poprawy jest szaleństwem, dopiero robiąc coś czego wcześniej się nie robiło, można dostać coś czego wcześniej się nie miało. Ktoś może powiedzieć że to wytarte slogany, ale czyż nie jest tak iż każdy niemal postęp bierze się z kwestionowania starych sprawdzonych metod? Dla wielu postulat, aby proces przebiegał szybciej, natychmiast kojarzy się z zatrudnieniem do niego większej liczby osób albo wdrożeniem jakiegoś generalnego systemu IT, który rozwiąże wszystkie problemy. Tymczasem można działać efektywniej z zachowaniem profesjonalizmu i bezpieczeństwa, tym samym zespołem, ale inaczej pracującym.

Na początku zawsze warto zadać sobie przewrotne pytanie ? nie ?co robić??? ale ?co przestać robić?? z pewnością z każdego procesu da się wyeliminować czynności które nie są potrzebne, nie przedstawiają większej wartości, są wykonywane z przyzwyczajenia czy rutyny a odbiorcy efektów tych działań zapomnieli nam powiedzieć że już ich nie potrzebują.

Idąc dalej ? stoi pytanie czy warto robić dane zadanie z dotychczasowym poziomem dokładności? Nierzadko dokładność staje się celem samym w sobie, skupiamy się na precyzji danego procesu, obliczeniach co do grosza, nie dostrzegając że obok toczy się proces oparty o szacunki które mogą zmienić wynik finansowy o setki tysięcy.

A może jest wręcz odwrotnie, brak dokładności powoduje komplikacje w procesach zależnych i konieczność wielokrotnego korygowania wcześniejszych niedociągnięć?

Kolejne pytanie ? czy musimy to robić my czy może to zrobić ktoś na zewnątrz? Firmy nierzadko tkwią w przekonaniu, że mogą być świetne we wszystkim. Czy nie warto czasem oddać na zewnątrz proste wprowadzanie danych lub ich przetwarzanie? Trzeba tylko dostrzec, że ktoś na rynku, kto specjalizuje się w danym procesie może być lepszy, szybszy i tańszy od nas.

Na końcu warto wreszcie postawić pytanie czy ten proces, który koniecznie musimy robić osobiście i bardzo dokładnie, czy da się go zautomatyzować czy zrobotyzować? Czy jest naprawdę tak szalenie unikalny i niepowtarzalny, że za każdym razem potrzebujemy ingerencji człowieka, czy naprawdę nie da się tego zalgorytmizować?

Jeżeli więc zabieramy się za jakiś proces, zadajmy sobie kilka pytań: po co to robić? dlaczego z taką dokładnością? czy można prościej ? czy można to komuś oddać? czy można to zautomatyzować?

To zmierza do wygenerowania w przedsiębiorstwie najbardziej poszukiwanego i rzadkiego zasobu ? jest nim czas, czas na myślenie. Myślenie o tym jakie wnioski płyną z danych, które zbieramy i jak dzięki tym danym dalej usprawniać procesy.

W każdym przedsiębiorstwie jest miejsce na usprawnianie procesów. Jeżeli nie dostrzegamy tego we własnym ogródku to oznacza, że ktoś na rynku zrobi to za nas. Wdroży roboty, sztuczną inteligencję, wywróci proces do góry nogami, zoptymalizuje go w sposób którego nikt sobie nie wyobrażał. A my? Zostaniemy obiektem muzealnym, reliktem, przykładem w książce dla studentów ? tak się dawniej pracowało.

To nie jest odległa wizja, to się dzieje już dziś na naszych oczach, a pandemia tylko przyspiesza trendy które i tak mają miejsce.

Jak się to przekłada na nasz skomplikowany i trudny do zreformowania proces zamknięcia miesiąca?

Ten proces to tak naprawdę przepływ danych.

Uważam, że podstawą prawidłowo i efektywnie przebiegającego procesu jest uporządkowanie zarządzania danymi podstawowymi, to znaczy:

– jedno miejsce wejścia danych do firmy

– jeden zespół odpowiedzialny za wprowadzanie od początku do końca

– jeden przejrzysty i kompletny model danych

–  przejrzysta architektura systemów IT: wprowadzanie, przechowywanie w hurtowni, obróbka końcowa czyli raportowanie

 – i na koniec data science ? czyli ciągłe analizowanie zbiorów danych, wnioskowanie, obserwacja trendów, wychwytywanie braków i korygowanie procesu oraz zakresu danych wejściowych

Dlaczego uważam, że tak powinniśmy myśleć o procesach w firmie? We współczesnym biznesie są tylko dwa obszary które generują wartość. Są to dane i ludzie. Dla powodzenia każdego procesu zmian, usprawnienia czegokolwiek, ważne jest, aby pracownicy mieli pewność, że w razie popełnienia błędu nie zostaną skrytykowani i pozostawieni sami sobie z konsekwencjami. Ich szefowie wezmą to na siebie. Warto inwestować w zbieranie danych, one udowodnią że to właściwa droga.

A Klienci, ktoś zapyta? Nie. Jeżeli będziemy mieli dane i wartościowych ludzi którzy na ich podstawie podejmują decyzje ? to klientów nigdy nam nie zabraknie.

____________________________________

 

Anna Dutkowska, Tarkitt, Kapituła Klubu Dyrektorów Finansowych „Dialog”

Czy warto robić wszystko bardzo dokładnie?

Zdecydowanie wiemy, że takie podejscie do procesów w księgowości jest już od dawna ?de mode?. Optymalizacja, choć w podatkach zabroniona, to w księgowości nadal jest jednym z najciekawszych zadań i wyzwań dla managerów tych działów. Istotne jest przecież aby dane zostały szybko przetworzone w informacje, a wszechobecne ryzyka podatkowe zmierzone i zabezpieczone.
Jednym z wiodących rozwiązań jakie jest wdrażane w procesach zamkniecia miesiąca jest ograniczanie analiz i działań do oczekiwanego poziomu bez konieczności ich przeprowadzania do samego końca. Ważne jest osiągnięcie jak największego efektu przy jak najmniejszym nakładzie zasobów (czasu, energii, pieniędzy itp.), czyli zastosowanie Zasady Pareto w procesach księgowych. Przykładem procesu jaki pomoże zobrazować praktyczne zastosowaie tej zasady jest rozliczanie wydatkow służbowych.
Częste podróże służbowe pracowników w wielu branżach generują dużą liczebność dokumentów przy stosunkowo niskich wartościach pojedynczych wydatków. Z odpowiedzią na potrzebę automatyzacji tych procesów przychodzą aplikacje, które pozwalają na elektroniczny obieg  dokumentów tej kategorii wydatków. Jak we wszystkich procesach zakupowych wymagana jest kontrola pozwalająca na autoryzacje danego wydatku przez przełożonego, jak i kategoryzacje pod kątem formalnym i podatkowym. Funkcjonalność oferowanych oprogramowań pozwala na stworzenie reguł wynikających z  wewnętrznych procedur i zewnętrznych regulacji, aby wzmacniać i automatyzować kontrolę autentyczności i zasadności danego wydatku, ograniczając wymagane zaangażowanie przełożonych do minimum.
Natomiast kontrole pod względem księgowym i podatkowym są w praktyce zagadnieniem, które często generuje zdecydowanie nieadekwatny nakład pracy w stosunku do zysków płynących z ich przeprowadzania.
Jednym ze sposobów, jaki można w takiej sytuacji rozważyć, jest ustalenie poziomu pojedynczego wydatku, poniżej którego taka kontrola nie będzie dokonywana i/lub wzmocniona cyklicznymi analizami merytorycznymi. Takie podejście łatwo jest zobrazować na dwóch przykłądach: wydatku za hotel oraz zakup usługi marketingowej.
O ile pierwszy wydatek łatwo jest skategoryzować, chociażby za pomocą definicji merchanta i zdefiniować ryzyka jakie generuje, o tyle usługi niematerialne, tj. usługi marketingowe mogą pochodzić od różnych nie wprost zdefiniowanych dostawców i mogą generować znacznie więcej niejednorodnych ryzyk. Dążąc zatem do wprowadzenia ograniczeń kontroli tych wydatków przeprowadzanych przez człowieka, kolejnym zagadnieniem jakie  musimy ustalić, to poziom istotności tych wydatków w stosunku do wyników podatkowych generowanych przez przedsiębiorstwo.
Często bowiem okazuje się, że procent podatku z sumy tych wydatków uznanych jako do pozostawienia bez kontroli człowieka, mimo iż stanowi istotny wolumen całości omawianych dokumentów, nie stanowi istotnych wartości w korelacji z wynikami firmy. W takich sytuacjach pojawia się pytanie: Czy warto jest poddawać takie pozycje jakiejkolwiek kontroli? Oczywiście, każde przedsiębiorstwo musi indywidualnie odpowiedzieć sobie na to pytanie niemniej, odpowiednia kategoryzacja tych z wydatków wraz z zdefiniowaniem poziomu ryzyk, pozwala podjąć zarządzającym podjąć właściwą decyzje.
Opisany proces, jest jednym z przykladów, który obrazuje nam, iż efektywność zarządzania procesami może być uzyskana za pomocą digitalizacji procesowania dokumentów, a w kolejnym etapie wprowadzenia ograniczeń manualnych kontroli bez ponoszenia istotnych ryzyk.
_______________________________
Marta Dylewska, Anna Stefaniuk, Skanska

Eksperckość, procesy, technologia, kompetencje

Nasz proces zamknięcia miesiąca konsekwentnie udoskonalamy od kilku lat. Są to głównie przemyślenia i pomysły naszego zespołu finansowego obsługującego aktualnie kilkadziesiąt spółek w Europie Centralnej. Uważnie obserwujemy również otoczenie, technologie, korzystamy z rekomendacji, choćby takich jak w zakresie robotyzacji procesów sformułowano w Digital Finance Excellence, programie Klubu Dyrektorów Finansowych ?Dialog?.

W pierwszej kolejności postawiliśmy na liderów, którzy tworzą przyjazne środowisko pracy pozwalające wzmacniać zespołowość oraz budować odpowiedzialność i zaangażowanie.

Zadbaliśmy również o to, aby w zespole były osoby, które mają pełną wiedzę ekspercką o procesie, przepisach z zakresu księgowości, w tym międzynarodowych standardów rachunkowości, oraz posiadają umiejętność poszukiwania takiej wiedzy w nietypowych sprawach.

W ustawieniu efektywnego procesu raportowania bardzo pomogło nam zbudowanie zespołu składającego się z biegłych rewidentów, osób z doświadczeniem w audycie oraz doświadczonych i wykwalifikowanych księgowych, którzy wiedzą jak sprawdza się księgi, stosują podejście procesowe, pomagają wyrobić poczucie materialności. Jest to dla nas ważne, ponieważ w ten sposób odchodzimy od tradycyjnego podejścia do księgowości, w której to każdy grosz się liczy.

Zasady raportowania zostały ujednolicone poprzez wprowadzenie jednego wzoru raportu oraz jednego wspólnego mapowania. Do konsolidacji wykorzystywany jest plik z automatycznymi makrami.  Wybrane czynności są zautomatyzowane, w tym z wykorzystaniem robotów RPA. Zrezygnowaliśmy ze starych systemów IT, które utrudniały modernizację procesu, nie pozwalały na uproszczenia, nie integrowały się dobrze. Przygotowujemy się do wdrożenia nowego systemu raportowego, wraz ze wdrożeniem systemu ERP w całej organizacji.

Prowadzimy dokładny kalendarz zamknięcia okresu, zintegrowany z Outlookiem, w którym dokładnie rozpisany jest proces wraz z czynnościami (uwzględniający ich dokładny opis), przypisanymi do nich osobami (oraz zastępującymi je), datami, statusem, w rozbiciu na poszczególne spółki. Dany kalendarz pozwala na efektywne zarządzanie i monitorowanie procesu zamknięcia, jednocześnie szybką reakcję w sytuacjach newralgicznych.

Odchodzimy również od wysyłania e-maili, coraz szerzej stosujemy różne aplikacje typu Teams czy Sharepoint do komunikacji. Pozwala to na gromadzenie wszelkich informacji, ustaleń i dokumentów w jednym miejscu, dostępnym dla wszystkich zaangażowanych. Dzięki temu w łatwy sposób zapewniamy przepływ informacji bez względu na urlopy i zwolnienia. Dodatkowo wdrożyliśmy codzienne spotkania odprawkowe, podczas których omawiany jest plan działania danego dnia, wyzwania z jakimi boryka się zespół, czy też stopień zaangażowania poszczególnych współpracowników. Spotkania te bardzo ułatwiły nam zarządzanie zespołem podczas pracy zdanej, jak również utrzymanie relacji i stałego kontaktu z zespołem.

Pracujemy nad dokładną matrycą kompetencji uwzględniającą umiejętności wszystkich członków naszego zespołu (ok. 40 osób), aby trafnie dopasować osoby do zadań. Dzięki temu chcemy tworzyć podzespoły i wspierać liderów po to, aby pokazać pracownikom możliwe ścieżki zarówno ich rozwoju, a także kariery.

Przywiązujemy ogromną wagę do kultury ciągłego doskonalenia, są dostępne szkolenia, nowo zatrudnione mają opiekunów, angażujemy osoby wykonujące zadania operacyjne do rozwiązywania

____________________________________

 

Janusz Świeczkowski,  DCT Gdańsk

Szkolenia we wszystkich działach

Zamknięcie miesiąca, które dostarcza niezbędnych informacji inwestorom i pomaga podejmować skuteczne decyzje zarządcze jest kluczowe w każdej firmie. W DCT Gdańsk istotne skrócenie tego terminu (o około 8 dni roboczych) nastąpiło po zmianach właścicielskich, bo nowi akcjonariusze oczekują kompletnych informacji na temat bieżących wyników finansowych już na początku kolejnego miesiąca.

W celu sprostania tym oczekiwaniom niezbędne stało się lepsze wykorzystanie posiadanych systemów informatycznych, poprzez rozszerzenie ich funkcjonalności i niezbędne modyfikacje, oraz usprawnienie wewnętrznych procesów raportowania we wszystkich działach firmy. Działania te nie przyniosłyby oczekiwanych efektów, gdyby nie szkolenia i spotkania z pracownikami, których raportowanie wpływa na proces zamknięcia miesiąca. Szkolenia te objęły wszystkie działy zaczynając od działu operacyjnego, poprzez dział utrzymania ruchu, IT, HR i BHP a na działach administracyjnych kończąc. Pozwoliły one na lepsze zrozumienie przez ich pracowników wymagań i potrzeb działu finansowego oraz oczekiwań naszych akcjonariuszy, a także uświadomiły wagę poszczególnych informacji w procesie wyliczania wyników finansowych za poszczególne okresy sprawozdawcze. Nauczyły pracowników odpowiedniej weryfikacji posiadanych danych, jak również szacowania niezbędnych rezerw w przypadku ich braku.

Uświadomienie wszystkim, że firma to jeden organizm i dopiero zasilenie systemów informatycznych w dane przez jedne działy umożliwia działania kolejnym, co w efekcie końcowym składa się na sukces całej organizacji, dało największe efekty, gdyż mając odpowiednie narzędzia informatyczne i zmotywowanych pracowników nastawionych na realizację zadań pozwoliło nam istotnie skrócić termin zamykania ksiąg i raportowania wyników finansowych.