Wszędzie w rozwiniętym bogatym świecie brakuje pracowników, w Polsce także. Wygląda na to, że tych pracowników nie będzie więcej, z powodów demograficznych, społecznych, innych, co można traktować jako szczęśliwą okoliczność, bo wymusi wreszcie na firmach w Polsce unowocześnienia, szczególnie automatyzację procesów, robotyzację oraz techniczne wsparcie pracy ludzi. We wszystkich tych dziedzinach jesteśmy na szarym końcu rankingów.
Rozmawialiśmy o tym wszystkim na spotkaniu Klubu Dyrektorów Finansowych ?Dialog? 14.10 poświęconym podaży pracy, budżetom 2022 r w obszarze płac, a także właśnie automatyzacji procesów. Pierwsza część relacji jest tutaj Fakty i mity na temat produktywności polskiego pracownika
Generalnie wiemy już, że fundusz płac będziemy stabilizować liczbą pracowników, a nie wysokością wynagrodzeń, bo wynagrodzenia muszą rosnąć i będą to wzrosty kilkunastoprocentowe, raczej nie mniejsze.
W którym miejscu jesteśmy? Dlaczego ciągle produktywność polskich pracowników i kapitału jest taka niska, niższa niż firm zagranicznych w Polsce? Dobrze podsumował to zagadnienie Bartosz Radziszewski, autor klubowego programu Digital Finance Excellence:
W polskich firmach najczęściej zarządza się pracownikami i maszynami, a nie procesami. Tymczasem przejście na zarządzanie procesami – gdzie wszyscy pracują wedle procesów i standardów ? przynosi efekt skali w momencie zwiększenia rozmiarów działalności. Wzrost efektywności jest wtedy ogromny.?
Podążając za tą myślą w dalszej dyskusji sprecyzowaliśmy następujące przesłanki do automatyzacji procesów:
- Mniejsza liczba osób zrobi to, co trzeba, a przy tym popełni mniej błędów i rozwiąże więcej problemów, którymi trzeba się zająć osobiście, bo będzie miała na to czas uwolniona od rutynowych zadań.
- Biznes będzie bardziej produktywny.
- Firma będzie bardziej bezpieczna, mniej zależna od lojalności, sumienności i kompetencji pracowników, zwłaszcza przebywających na pracy zdalnej, zwykle wtedy pracujących dla kilku pracodawców.
- Model biznesu, w którym sufitem nie jest dostępność ludzi, daje o wiele większe możliwości skalowania i dostosowania do potrzeb klientów.
Bartosz Radziszewski zauważył inny hamulec dla postępów automatyzacji w firmach: ?Często bezwiednie korzystamy ze zautomatyzowanych procesów, np. gdy ?automat? poprawia nam worda czy uzupełnia listę zakupów, czy zastrzega naszą kartę bankową. Dzieje się tak nawet, gdy nie jest to naszą decyzją. Na ogół wszystko przebiega prawidłowo i jesteśmy z tego zadowoleni. Sytuacja jest odmienna, kiedy świadomie mamy zgodzić się, aby procesy były zautomatyzowane i technologia podejmowała czy podpowiadała jakie należy podjąć decyzje. Wtedy mamy problem z wyrażeniem takiej zgody.?
Podsumowaniem naszego spotkania niech będzie to zestawieniem 5 prawidłowych kroków w strategii automatyzacji i 5 błędów najczęściej przydarzających się firmom, które wchodzą na tę drogę, przygotowane przez Paulę Rutkowską po dyskusji z dyrektorami uczestniczącymi w naszym spotkaniu:
5 prawidłowych kroków do automatyzacji
- Dowiedz się czegoś więcej o swoich procesach. Zrób Big Picture.
Zebranie nawet ogólnych informacji o działających w organizacji procesach (wysokopoziomowa inwentaryzacja) pozwala zdefiniować zależności pomiędzy nimi, a także faktyczny, pełny przebieg procesów, które niejednokrotnie wykraczają poza pracę jednego działu. Buduje to także świadomość procesową i odpowiedzialność za poszczególne działania w procesie. Dzięki BigPicture możliwe jest także bardziej trafne wybranie pierwszego procesu do automatyzacji.
- Myśl kompleksowo, planuj i działaj jednocześnie w obszarze biznesu i IT.
Na podstawie Big Picture zaplanuj niezbędne modernizacje: automatyzację procesów biznesowych, rozwój oprogramowania, integrację systemów, zarządzanie infrastrukturą. Niech na drodze automatyzacji nie stanie zapomniany system archiwizacji czy brak integracji pomiędzy systemami. Dzięki takiemu podejściu automatyzacja będzie wspierać podejmowanie bardziej świadomych decyzji i uzyska jeszcze lepsze wyniki.
- Zdecyduj co zautomatyzować i jak.
Dziś dostępnych jest kilka odsłon automatyzacji. To zarządzanie przez incydenty, automatyzacja procesowa oraz robotyzacja. Dobór odpowiednich narzędzi jest niezwykle ważny. Dodatkowo kluczowy jest wybór pierwszego procesu. Powinien być możliwy do zautomatyzowania w mniej niż 4 miesiące, mieć swojego ambasadora, który zadba o pozytywny PR automatyzacji w obszarze, którego będzie dotyczył, oraz mieć możliwość wykazania osiągnięcia szybkich profitów (np. skrócenie czasu obsługi sprawy, zmniejszenie ilości błędów) oraz mieć Product Ownera, który zdecyduje o ostatecznym kształcie automatyzacji.
- Pamiętaj, że automatyzacja to proces
Po fazie odkrywania, następuje faza projektowania, następnie działania i optymalizacji. Dzięki takiemu podejściu na podstawie pierwszej udanej automatyzacji zespoły same będą zgłaszać pomysły ulepszeń i optymalizacji. To pozwala na ciągłe doskonalenie, ale też ewolucję, nie rewolucję w obszarach objętych automatyzacją.
- Zacznij ze wsparciem
Już w początkowej fazie zaproś do swoich zespołów specjalistów, którzy dzięki bogatej wiedzy i doświadczeniu mogą być wsparciem lub wystąpić w roli SME (Subject Mater Expert). Wsparciem automatyzacji jest także odpowiednio dobrana technologia, która pasuje dziś, ale też daje duże prawdopodobieństwo, że będzie pasowała za kilka lat do organizacji i dynamiki jej zmian i wzrostu. Wybierając partnera należy zwrócić uwagę na doświadczenie oraz znajomość technologii. Wybierając technologię należy pomyśleć o jej stabilności (także marki), dostępności, elastyczności oraz skalowalności.
5 często popełnianych błędów
- Duże przedsięwzięcie na początek
Lepiej nie, gdyż duże automatyzacje potrafią trwać dłużej niż 12 miesięcy. Jeśli automatyzacja nie jest jeszcze ?na fali? w organizacji, brak krótkich wdrożeń, które przynoszą szybkie efekty i uzyskanie wartości, utrudnia zbudowanie w organizacje przekonania do samego automatyzowania. Implikuje to na niechęć lub wręcz opór w organizacji.
- Brak celu automatyzacji
Automatyzacja dla automatyzacji bywa sztuką dla sztuki. Jeśli nie został jasno określony cel, nie wiadomo do czego dążyć i co uznać za sukces.
- Pomijanie analizy
Bagatelizacja fazy analizy to bolączka wielu projektów, nie tylko w obszarze automatyzacji. Dobrze przeprowadzona automatyzacja oparta jest o fundament, jakim jest analiza, nawet w projektach prowadzonych w metodykach zwinnych. To podczas tej fazy możemy dowiedzieć się jak dziś działa wybrany obszar, jakie ma największe wyzwania lub problemy oraz jak może działać, gdyby nie było ograniczeń. To w fazie analizy możliwe jest ustalenie jak przeprowadzona zostanie automatyzacja i jak dany obszar będzie wyglądał po jej zakończeniu. Podczas dobrze przeprowadzonej analizy możliwe jest także zarządzanie oczekiwaniami interesariuszy.
- Rozproszona wiedza, rozproszona odpowiedzialność
Obszar, który poddawany jest automatyzacji powinien mieć Właściciela (Product Owner). Jest to osoba, która ostatecznie podejmuje decyzje o zakresie działania i głębokości zmian. To promotor automatyzacji dla danego obszaru oraz osoba posiadająca największą wiedzę o automatyzowanym zakresie lub wiedząca jak ją pozyskać.
- Kupowanie marketingu
Dobór partnera i samej technologii bywa kluczowy dla powodzenia automatyzacji. Warto postawić na stabilność i kompetencje, a nie sprawność marketingową. Stabilny partner to taki, który posiada odpowiednie zasoby, by być partnerem zmian nie tylko w pierwszym cyklu automatyzacji, ale zostać z nami na dłużej. Podobnie, jeśli chodzi o dostawcę technologii. Jeśli automatyzację opieramy o technologię, jej vendor powinien mieć taką pozycję, by ograniczyć do minimum wizję jego zniknięcia z rynku w ciągu najbliższych kilku lat. Mało popularna technologia, to także mało dostępne kompetencje, a co za tym idzie kompetencje droższe.