W Gdańsku, na kolejnym w tym półroczu spotkaniu w ramach programu Digital Finance Excellence, skupiliśmy się na wskazaniu różnic między zarządzaniem swobodnym ? jak nazwał je jeden z obecnych dyrektorów – a zarządzaniem procesowym. Wskazaliśmy też sobie, kiedy i gdzie warto zastosować roboty sotfware?owe do automatyzacji procesów.
Swoją wiedzą wspierali nas Konrad Jakubiec, DigitalTeammates i Mariusz Szałaj, 4synchronisity, a spotkanie prowadził autor programy DFE Bartosz Radziszewski, Business Dialog.
W czasie tej edycji programu DFE karierę zrobiło hasło Mariusza Szałaja ?Róbmy rzeczy po kolei?, nieco przeciwstawiające się praktyce stawiania na pierwszym miejscu modnych czy głośnych rozwiązań technologicznych, systemów IT, których wdrożenie ma rozwiązać dręczące organizację problemy. Na przykładach pokazał, jak dużo czasu, pieniędzy i frustracji kosztuje przedsiębiorstwo pominięcie etapu porządkowania procesów i standaryzacji. Problemów nie rozwiązuje się punktowo, lecz u źródła ? mówił. Bo inaczej zlikwidowane w jednym miejscu, pojawią się w innym.
Czym się charakteryzuje zarządzanie procesowe? Najlepszym ćwiczeniem, aby to odkryć, jest wyobrażenie sobie, że nasz biznes urósł trzy razy, nie 20% rocznie, lecz 300% (nawet jeśli wcale takiego wzrostu nie planujemy). W firmie poukładanej procesowo, dokłada się poszczególne elementy jak klocki lego. W firmie zarządzanej ?swobodnie? ? zarządza się każdą sprawą, a wraz ze wzrostem biznesu dokłada kolejnych kierowników, koordynatorów, rośnie bizantyjska struktura, która kosztuje coraz więcej, a nie przekłada się na efektywność zarządzania.
?Jeśli w jednym miejscu coś się zmieni, to wiemy jak i co zmieni się w innym, i możemy się na to przygotować. Jeśli podejmiemy decyzję biznesową, to spodziewamy się określonych konsekwencji. Weryfikujemy czy są to te konsekwencje, których się spodziewaliśmy czy są odchylenia. Ale nie mają one charakteru pożaru, który niespodziewanie wybucha? ? podsumował Bartosz Radziszewski. W firmie zarządzanej procesowo menedżerowie koncentrują na decyzjach biznesowych, a nie na pożarach. W innych firmach większość spraw ma status wyjątku, którym trzeba osobno zarządzić.
Konrad Jakubiec podzielił się ciekawym spostrzeżeniem z obserwacji firm, z którymi rozmawiał na temat swoich usług, czyli wynajmu robotów do procesów w finansach i administracji, co – jak na początku stwierdziliśmy – wymaga wcześniejszego spojrzenia na swoje procesy i wyboru tych, które firma chce i może w ten sposób automatyzować. ?Zdecydowanie wyższą kulturę procesową mają firmy produkcyjne. Być może dlatego, że nie można inaczej realizować produkcji niż poprzez świadomie ułożony i stale optymalizowany proces. Mają więc to myślenie procesowe w swoim DNA. Natomiast w firmach usługowych myślenie procesowe prawie nie istnieje.?
Uczestniczący w spotkaniu dyrektorzy zgodzili się, że to CFO powinien powiedzieć ?stop?, gdy biznes rośnie, a nie jest właściwie zarządzany: ?Najpierw poukładajmy procesy, a potem pójdziemy dalej?. Ale też powinien pilnować, aby analiza procesów nie przeciągała się ponad miarę, żeby nie komplikować ?obsłużmy jeszcze ten wyjątek i ten i ten?. Upraszczajmy, nie zapominając o szerokim spojrzeniu.
Sporo czasu poświęciliśmy robotom software?owym, które działają dokładnie jak człowiek, naśladują jego czynności przy wykonywaniu zadania. Świetnie go zastępują ? uwalniając jego czas ? w rutynowych, czasochłonnych, dobrze opisanych, nudnych, ale koniecznych procesach.
Robotyzacja powoduje, że pracownicy wreszcie robią to, do czego zostali zatrudnieniu, do czego mają wysokie kwalifikacje ? podejmowanie decyzji, analiza, kreatywność.
Roboty można wynająć lub stworzyć własne centrum kompetencyjne, kupując licencje i początkowo posiłkując się wyspecjalizowanymi firmami doradczymi.
W ramach programu DFE rekomendujemy firmom i dyrektorom partnerów, z którymi mogą zawiązać wstępną współpracę przygotowując bezpłatnie prototyp (PoC), aby przekonać się jakie rozwiązania są dla nich najlepsze. Zainteresowanych prosimy o wiadomość poprzez formularz kontaktowy na stronie głównej tego serwisu.