Regionalne spotkania w programie Digital Finance Excellence #DFE mają właściwie tak samo określony zakres tematyczny, tak samo sformułowane zagadnienia, ale w każdym mieście rozmowa koncentruje się wokół innych wątków i wzbogaca się o nowe spostrzeżenia, ostrzeżenia i rekomendacje działań.
W Katowicach najwięcej uwagi poświęciliśmy trzem sprawom:
- Jakie podejście do systemów informatycznych i do ich integracji wspiera elastyczność biznesu, a jakie staje się dla firmy kotwicą, hamującą jej rozwój i zwrotność?
- Jaka organizacja pracy ludzi np. w centrach usług wspólnych (SSC) czy firmach outsourcingowych (BPO) lub w określonej dziedzinie czy procesie w powoduje, że powierzenie części pracy człowieka robotowi software?owemu (Robotic Process Automation? – RPA) zwiększa efektywność tego pracownika, to znaczy powoduje, że lepiej wykorzystywany jest w organizacji jego uwolniony czas i kompetencje?
- Jak się tworzy relacja między człowiekiem a robotem? Jaka ona jest?
Jednak jak na każdym spotkaniu padło sakramentalne pytanie, czym różni się automatyzacja procesu od jego robotyzacji. ?Najkrócej mówiąc, robotyzacja typu. RPA jest jednym ze sposobów automatyzacji, realizowana jest przy pomocy robotów software?owych, które naśladują (imitują) czynności człowieka korzystającego z różnych aplikacji, przy realizowaniu zadań. Wyręczają go w tych czynnościach, całkowicie lub częściowo, stając się jego asystentami lub zastępując go. Roboty nie ingerują w systemy IT, korzystają z tego samego interface?u, z którego korzystał pracownik.? ? mówił Marcin Motel, dyrektor UiPath. Roboty nie podejmują decyzji i nie wykonują zadań twórczych czy analitycznych, czyli nie zastępują wysokich kompetencji człowieka, a jedynie proste, powtarzalne, dokładnie opisane w algorytmach czynności w ramach ustalonego statycznego procesu.
Automatyzacja procesów może przebiegać również w inny sposób, np. przez integrację dziedzinowych systemów informatycznych, poprzez wdrożenie systemu zintegrowanego np. klasy ERP, poprzez integrację baz danych, poprzez systemy workflow i jeszcze kilka innych.
?Przy automatyzowaniu procesów ważne jest, aby uwzględniać różne rozwiązania, nie nastawiać się na jeden sposób, nawet jeśli aktualnie jest modny czy uważany za innowacyjny. Technologię należy wybierać na końcu, dopiero wtedy gdy dokładnie przeanalizowana jest natura danego procesu, jego waga dla biznesu i cel, z powodu którego go automatyzujemy. Technologia automatyzacji powinna być pochodną celu. Warto i dzisiaj pamiętać, do czego prowadziło kiedyś tzw. informatyzowanie firmy, jeśli wcześniej nie posprzątało się w niej bałaganu: do jeszcze większego bałaganu.? ? zwracał uwagę Jacek Nawrot, dyrektor DXC.
Z nazewnictwem jest i ten kłopot, że to samo rozwiązanie czasem nazywamy modułem, podsystemem, robotem. Najważniejsze, żebyśmy wiedzieli o co nam chodzi.
Dyrektorzy zgodnie podkreślali, że przede wszystkim chodzi o to, aby zapewnić firmie narzędzia informatyczne, które nie usztywniają firmy, które pozwalają jej realizować bardzo zmienną strategię, bez ponoszenia horrendalnych kosztów i zbyt długiego czekania na informatyczne wsparcie wybranego biznesowego działania.
Wdrożenie głównego systemu w firmie ? czy to ERP czy centralnego systemu bankowego ? jest tak drogie (często wielomilionowe kwoty), że podmioty tak chętnie go nie zmieniają na nowe rozwiązania, nawet jeśli są nowe lepsze. Każda zmiana takiego systemu to też mega koszty, ryzyka i opóźnienia w firmie. Więc starają się nadążać za wymaganiami rynku, klientów, partnerów przez dobudowywanie odpowiednich narzędzi IT wspierających. To te wspierające aplikacje dają firmie elastyczność i dostosowanie do zmienności otoczenia. Zaraz potem zaczyna się pojawiać pytanie, które z nich powinny być zintegrowane z głównym systemem, które ich funkcje wdrożone do głównego systemu a które pozostać oddzielnymi niezależnymi aplikacjami integrowanymi np. przy użyciu robotów software?owych. Najważniejsze zasady można sformułować następująco:
- Jeśli nawet powinny być zintegrowane, to tak, aby nie straciły tej podstawowej cechy: zapewniania firmie elastyczności.
- Jeśli firma wchodzi w okres deinwestycji, gorszej koniunktury, czy innych trudności, te systemy powinny być na tyle tanie w całkowitym koszcie posiadania (Total Cost of Ownership – TCO), że nie pogłębią trudności finansowych.
- Jeśli firma rozwija się, są akwizycje, wchodzi w nowe rynki, te aplikacje powinny być na tyle elastyczne i skalowalne, aby nie hamować tego rozwoju.
- Integracja powinna uwzględniać fakt, że jedne technologie IT ewoluują szybciej, a inne są bardziej stabilne.
Marcin Motel zaznaczył, że integracja systemowa jest często nie tylko kosztowna czy trudna technologicznie, ale też niemal niemożliwa ze względu na brak specjalistów. Robot jest wtedy idealnym rozwiązaniem, ponieważ nie ingeruje on w system IT tak, jak nie ingeruje w niego pracownik, gdy się do niego loguje. ?Robot zastępuje interfejs białkowy jakim często staje się człowiek, gdy integracja systemowa jest niemożliwa lub niewskazana, a człowiek uzyskuje czas na inne, bardziej ambitne dla niego i bardzo potrzebne zadania, jak analityka, obsługa wyjątków lub niestandardowych transakcji, rozpoznawanie zmian prawnych i rynkowych i ich implementacja w firmie?.
Podczas spotkania przedstawiono kilka przykładów procesów, do których zatrudniono roboty, jak rozksięgowanie faktur, przygotowanie sprawozdań do różnych organów, porównywanie faktur z zamówieniami, zbieranie danych o produktach konkurencji.
?Zawsze trzeba rozpocząć od analizy, ale też szybko podjąć działania, i podejmować decyzje w miarę usprawniania procesu, czasem rezygnując z pierwotnych założeń. Jeśli skoncentrujemy się na wielopłaszczyznowej długotrwałej analizie, będzie ona trwać tak długo, że gdy przystąpimy do działania, wiele wskazówek będzie już nieadekwatnych, bo zaszły zmiany w otoczeniu firmy albo w jej strategii? ? mówił Jacek Nawrot. Trzeba być zwinnym, a w firmie musi być przyzwolenie na eksperyment, błąd. Często firmy werbalnie pozwalają na błędy, ale faktycznie karzą za nie i w istocie jest to walka o przetrwanie.
Zwracano uwagę, że sposób organizacji pracy często przesądza czy robotyzacja przyniesie firmie korzyść. Jeśli pracownicy są wyspecjalizowani, a czas wykonywania czynności policzony, to zastosowanie robota, pozwala oddelegować pracownika do innych zadań, widać ile tego czasu zaoszczędziliśmy dzięki RPA. Jeśli pracownicy są multiinstrumentalistami, wykonują różne kawałki procesu, często kogoś zastępują, to nawet po zautomatyzowaniu jakiegoś procesu, trudno ocenić korzyści, bo nie widać tego kawałka odzyskanego czasu w całym zakresie zadań pracownika i też nie wiadomo jak go zagospodarować.
Im większa specjalizacja pracowników i im bardziej standardowe procesy, tym łatwiej poddadzą się automatyzacji (w tym robotyzacji) i tym bardziej widoczny zysk z tej automatyzacji. Jest to jeszcze jeden argument na rzecz tego, że z dobrodziejstw technologii mogą korzystać podmioty w określony sposób zorganizowane.
Zadawaliśmy sobie pytanie, jak tworzy się relacja między człowiekiem a robotem. ?Roboty w organizacjach są personifikowane, mają swoje imiona, czasem na biurkach stoją komputery, które są przypisane tym robotom, jakby to były osoby, mimo że technologicznie są zbędne bo taki robot może działać w tle na serwerach? ? mówił Marcin Motel. Robot (Cyfrowy Pracownik) to będzie nasz kolega z pracy, mimo że nie pójdziemy z nim na kawę. Ale jak to się ułoży? Nie wiadomo.
Na pewno spowoduje, że człowiek, któremu zostanie do wykonania tylko najbardziej skomplikowana i odpowiedzialna praca, będzie musiał szybciej i efektywniej uczyć się, nie tyle upychać w głowie coraz więcej wiedzy, ale ulepszać aparat myślenia, wnioskowania, tworzenia.
Tak więc spotkanie o automatyzacji i robotyzacji, zakończyliśmy wezwaniem do ćwiczenia umysłów 🙂