Wcale niemało wdrażamy w polskich firmach różnych pożytecznych systemów IT, ale skutek biznesowy jest taki sobie. Czasem myślę, że wręcz rośnie rozczarowanie, że one jednak tak mało zmieniają na lepsze, choć mogłyby. Menedżerowie mówią o tym półgębkiem, bo przecież obowiązuje narracja o przełomowym znaczeniu transformacji cyfrowej, cokolwiek to znaczy.

O co więc chodzi?

Ilekroć rozmawiamy o usprawnieniu zarządzania i zwiększeniu możliwości rozwoju biznesu poprzez optymalizację procesów, a następnie wdrożenie rozwiązań informatycznych, pojawia się magiczne sformułowanie “ale żeby to się udało, najbardziej potrzebna jest zmiana mentalności.” Święta racja!

Ale… to znaczy co jest potrzebne? Jaka zmiana w naszych głowach, pracowników, menedżerów?

Podczas realizacji programu Digital Finance Excellence poznaliśmy dziesiątki projektów modernizacyjnych w firmach, w tym sporo prowadzonych z sukcesem,  ale także wiele takich firm, którym słabo idzie zmiana funkcjonowania organizacji i zarządzania biznesem.

Pokusiłabym się o wypunktowanie takich aspektów zmiany mentalności, które są konieczne, aby wdrażana technologia IT przyniosła firmie wielką korzyść:

1. Przyjęcie do wiadomości, że podstawą, absolutną podstawą w świecie cyfrowych narzędzi jest porządek w danych (jednoznaczność, jakość, jedno miejsce, zarządzanie procesem master data, itd.). Człowiek do decyzji czy oceny sytuacji może mieć tylko połowę (a nawet mniej) potrzebnych prawidłowych danych, czegoś się domyśli, coś zinterpretuje, o coś dopyta, i jest w stanie sformułować prawidłowy wniosek. Algorytm potrzebuje 100% prawdziwych informacji, bo niczego nie dopyta się, nie domyśli, itd. Nakarmiony częściowo błędnymi danymi lub niepełnymi nie to, że wyprodukuje jedynie przybliżony do prawdy wniosek, lecz z gruntu błędny! To jest podstawowa różnica między tym jak działa człowiek i jak działa technologia. A tego zupełnie nie rozumiemy!!! Im bardziej zaawansowane rozwiązania, typu machine learning czy sztuczna inteligencja, tym poważniejsze będą konsekwencje braku zarządzania danymi.

2. Działanie nie w okresach rozliczeniowych czy sprawozdawczych, lecz w czasie  rzeczywistym, działanie dyktowane zdarzeniami biznesowymi, a nie dokumentami. Funkcjonowanie firmy w coraz większym stopniu oparte na systemach informatycznych jest naturalnie dedykowane do tego, aby menedżerowie i pracownicy podejmowali działania w oparciu o wiedzę, która jest dostępna online, w czasie rzeczywistym, od razu w momencie czyjeść decyzji biznesowej czy zdarzenia gospodarczego, np. transakcji. To ma wiele konsekwencji:

– Przejrzystość działań pracowników i menedżerów.

– Odejście od działania wstecz, czyli “poprawiania” dokumentów czy raportów, pod czyjeś oczekiwania czy interesy czy kontrolę.

– Świadomość bycia w jakimś procesie od jego początku, a nie dopiero, gdy dotrze do danej osoby jakiś dokument czy raport. Jego czynność jest któraś z kolei, ale wie co przed nią i po niej się dzieje, jaki ma wkład w proces, jest przygotowany do tego, co nastąpi, nie czeka na polecenie czy instrukcję.

– Jest możliwe odejście od rozliczania czegoś  czy raportowania w jakichś okresach na rzecz rozliczania i raportowania na bieżąco, np. zamykania ksiąg nie co miesiąc lecz codziennie czy po każdej transakcji, co zwiększa zdolność do trafnych decyzji biznesowych.

3. Im więcej IT, tym częściej argumentami mogą być dane i miary, a nie intencje, oceny i opinie człowieka. Trzeba sobie przestawić w głowie “on taki jest, więc podjął taką decyzję, jest winien lub ma zasługę”, na “on podjął taką decyzję na podstawie takich danych, jest to zła lub dobra decyzja”. To może znacznie polepszyć nie tylko deyczje, ale także relacje międzyludzkie. Przenosi ciężar rozmowy z tego, kto jaki jest czy komu podlega czy jakie ma związki z innymi pracownikami, na płaszczyznę faktów w biznesie. Oczywiście, ciągle człowiek jest w centrum decyzji, ale ocenia się jego decyzję, a nie to jaki jest czy kim jest, oddziela sferę oceny pracy od sfery oceny osobistej.

4. Profesjonalizm jako cecha podejścia do obowiązków, a nie tylko sposób ich wykonywania. Sugestia czy konieczność zmiany sposobu pracy, wykonywania czynności nie jest zakwestionowaniem profesjonalizmu pracownika, który dotąd tę samą pracę wykonywał inaczej. Tamten sposób działania także był profesjonalny i pracownik dalej ma prawo do dumy, że pracował w tamten sposób. A nowy sposób jest nową postacią jego profesjonalizmu, zgodną z osiągnięciami technologii i wiedzy o organizacji, biznesie, finansach, itd. Częścią profesjonaliźmu jest chęć i umiejętność przestawiania się na nowe sposoby pracy.

Systemy IT wdraża się szybko, technologia rozwija się mega szybko, ale zmiany w naszych głowach zachodzą wolno. Tak naprawdę najpilniejszą potrzebą jest znalezienie sposobu na przyspieszenie tych zmian w głowie, a nie w ekosystemie narzędzi IT. Wydaje mi się też, że nie powinno być tak, że wdrożenia wymuszają zmianę mentalności. Jest to zbyt kosztowna psychicznie i finansowo metoda. Taka nieludzka.

Iwona D. Bartczak