Kolejne spotkanie w cyklu Digital Finance Excellence odbyło się w Rzeszowie 20.11. W tym roku właściwie na każdym spotkaniu, kongresie czy konferencji organizowanym lub współorganizowanym przez Business Dialog (z patronatem Klubu Dyrektorów Finansowych ?Dialog?) mówimy o wartości i praktykach zarządzania procesowego, usprawnianiu i automatyzacji procesów, uznając ten temat za kluczowy dla podniesienia efektywności firm w Polsce. Są jednak spotkania dedykowane wyłącznie temu tematowi i takie było to spotkanie w stylowym hotelu Bristol na rzeszowskim Rynku.
Spotkanie prowadził Bartosz Radziszewski, autor DFE, partner zarządzający Business Dialog, a naszą dyskusję swoją wiedzą i doświadczeniem zasilali Jacek Nawrot z DXC http://www.dxc.technology i Paweł Rafalski z Solet http://www.solet.pl. Obie firmy są partnerami programu DFE.
Uczestnicy zgodzili się z diagnozą, że skończył się czas strategii biznesowych opartych na niskich kosztach, szczególnie pracy. Trzeba być atrakcyjnym na rynku przez przynoszenie coraz większej wartości klientom. Oznacza to, że uwaga pracowników i menedżerów musi być w większym stopniu skupiona na tematach związanych z tworzeniem i dostarczaniem tej wartości oraz obsługą klientów, a w mniejszym na własnych problemach organizacyjnych czy obsłudze dokumentów.
Automatyzacja procesów wpisuje się w tę zmianę orientacji strategii firm: uwalnia czas pracowników, zmniejsza ryzyko błędów, przyspiesza dostarczenie wartościowej informacji, zwiększa efektywność pracy. Najważniejsze jest jednak odwrócenie logiki procesów biznesowych: nie dokument (np. faktura) ma rządzić procesem (jak jest teraz najczęściej), ale dane mają rządzić dokumentem, a same dane mają wchodzić do systemów wraz z decyzją biznesową (klienta, specjalisty czy menedżera) lub być pobierane automatycznie np. z urządzeń. Proces musi być rejestrowany od początku, a nie odtwarzany wstecznie w momencie pojawienia się dokumentu.
Przy kwestii danych zatrzymaliśmy się na dłużej. Wokół tego zagadnienia narosło wiele mitów, dotyczących możliwości jakie stwarzają, a niewiele zmieniła się kultura korzystania z nich. Jeszcze rzadko jest tak, że mamy pomysł, pytanie, zagadnienie i sprawdzamy, czy mamy odpowiednie dane, które pozwolą nam dalej pójść z wybranymtematem, próbujemy z nich wyciągnąć podpowiedź. Najczęściej jest tak, że mamy danych tak dużo, że czujemy, że coś powinniśmy z tym cennym zasobem zrobić, ale?. nie wiemy co, bo cel jest mglisty. Ponadto te dane to raczej kompletny chaos i niepewność co do ich jakości.
Im więcej danych, tym większe oczekiwanie wartości, które nie może być zaspokojone. Zwiększenie skali przypływu danych powoduje zmniejszenie czasu na ich analizę, a potrzeba go więcej niż wcześniej mieliśmy.
Zgodziliśmy się, że zarządzanie danymi podstawowymi (master data) powinno być absolutnie pierwszym zadaniem, aby powiodło się usprawnienie procesów czy wdrożenie narzędzi zaawansowanej analityki.
O analizie mówiliśmy również w kontekście wdrażania systemów informatycznych lub projektów automatyzacji czy to za pomocą integracji systemów IT czy z zastosowaniem robotów software?owych, czy w jakikolwiek inny sposób. Są metodyki waterfall czy agile, każda ma swoje zalety i wady, nie można żadnej trzymać się niewolniczo, lecz zachować zdrowy rozsądek i korzystać z każdej. Jednak trzeba naprawdę sporo wiedzieć, aby prawidłowo przeprowadzić zmiany.
Przy tej okazji padło wiele gorzkich słów na temat niechęci polskich firm do zakupu wiedzy. Kiedyś tę wiedzę nabywano przy okazji zakupu systemów informatycznych i dzisiaj też jest takie oczekiwanie, podczas gdy prawidłowo firma powinna odpowiednią wiedzę posiąść zanim przystąpi do projektu zmian. Absurd sytuacji ilustruje dane z rynku szkoleń z Excela. Kiedy wzrasta w firmie liczba zamówień na szkolenia z Excela? Wtedy, gdy planowane jest wdrożenie nowego systemu informatycznego??.
Jednak właściciele i zarządy łyknąwszy co nie co wiedzy dochodzą do wniosku, że wiedzą już wszystko i dalej brnął samodzielnie w projekty, których bez dobrego zewnętrznego wsparcia doradczego lub własnych solidnie przeszkolonych pracowników nie powinni podejmować.
Kłania się tu dobrze znana z psychologii prawidłowość polegająca na tym, że osoby niewykwalifikowane w jakiejś dziedzinie życia mają tendencję do przeceniania swoich umiejętności w tej dziedzinie, podczas gdy osoby wysoko wykwalifikowane mają tendencję do zaniżania oceny swoich umiejętności. Może z tego powodu tak wiele projektów modernizacyjnych się nie udaje. My zilustrowaliśmy sobie to tak:
Uczestnicy spotkania przytaczali swoje doświadczenia z projektów zmian realizowanych w firmach, podkreślając że nie stają się przez to ulubieńcami pracowników. Bo pracownicy często nie widzą korzyści dla siebie, mimo że firma jako całość korzysta ze zmian. Na co dzień nie docenia się działań zapewniających firmie trwałość i rentowność, bo przecież dzięki nim nie zrealizowały się te negatywne scenariusze i pracownicy nie zaznali ich konsekwencji. Więc nie mają wyobraźni jak źle mogło być.
Na koniec zachęcaliśmy uczestników do skorzystania z możliwości jakie daje uczestnictwo w programie Digital Finance Excellence, np. wykonania z rekomendowanym partnerem programu prototypu jakiegoś rozwiązania. Więcej o tym, jak do tego podejść w tekście https://dfe.org.pl/zacznijmy-od-poc/
